Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie als Administrator von der digitalen bAV-Verwaltung profitieren und wie entsprechende Verträge angelegt und ausgewertet werden.
Inhaltsverzeichnis
- Lernvideo
- Vorteile der digitalen bAV-Verwaltung
- Administrator-Rollen zuweisen
- Anlegen von bAV-Verträgen
- Auswertungs- und Exportmöglichkeit
1. Lernvideo
Schauen Sie hier das Video zum Artikel:
2. Vorteile der digitalen bAV-Verwaltung
Mit der digitalen Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge steht Ihnen eine weitere leistungsstarke Funktion zur Verfügung, um Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung zu zentralisieren und effizienter zu gestalten. Als eine der drei Säulen der Altersvorsorge kommt der betrieblichen Altersversorgung auch in Zukunft eine zentrale Bedeutung zu. Durch die digitale Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge reduzieren Sie Ihren Verwaltungsaufwand und Kommunikationsschleifen im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Zudem erhöhen Sie die Transparenz und Auswertbarkeit Ihrer bAV-Verträge.
3. Administrator-Rollen zuweisen
Um Verträge für die betriebliche Altersvorsorge erfassen und verwalten zu können, weisen Sie den zuständigen Personen zunächst die benötigte Admin-Rolle zu. Öffnen Sie hierzu als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick die gewünschten Personen und navigieren in das Mitarbeiter-Menü “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen”. Setzen Sie anschließend im Bereich “Lohn und Gehalt” die Checkbox “Gehalts-Administrator”. Wählen Sie zusätzlich, für welche Organisationseinheiten die zugewiesene Rolle gelten soll. Bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”.
4. Anlegen von bAV-Verträgen
Um bAV-Verträge anlegen oder verwalten zu können, öffnen Sie im Admin-Menü “Personen/Personen” per Doppelklick die gewünschte Person. Navigieren Sie anschließend im sich öffnenden Mitarbeiter-Menü in den Bereich “Lohn und Gehalt/Betriebliche Altersvorsorge”. Über das Dropdown können Sie einen bestehenden bAV-Vertrag zur Bearbeitung auswählen. Per Klick auf “Neu” legen Sie weitere Verträge an.
In den Grundlagen definieren Sie zunächst die relevanten Eckdaten des bAV-Vertrags. In den Reitern “Gehaltsumwandlung” und “Arbeitgeberanteil” definieren Sie die Art der Finanzierung sowie die Beitragshöhen. Definieren Sie hierüber, ob es sich bei der betrieblichen Altersvorsorge um ein arbeitgeber- , arbeitnehmer- oder mischfinanziertes Versorgungsverhältnis handelt.
Grundlagen
Die folgenden allgemeinen Vertragsdaten können in dem Reiter “Grundlagen” erfasst werden:
| Angabe | Beschreibung |
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Nummer |
Die Nummer dient als eindeutiger Identifikationsschlüssel des bAV-Vertrags. |
| Aktiv (Status) | Hierüber lässt sich der Status des bAV-Vertrags steuern. So werden bAV-Verträge ausschließlich im Status “Aktiv” per DATEV-Export an LODAS übertragen. |
| Vertragsart |
Wählen Sie bei der Vertragsart zwischen folgenden Optionen:
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Beginn/Ende |
Erfassen Sie hierüber den Monat und das Jahr in dem der Vertrag abgeschlossen wurde. Hinweis: Die Abrechnunsgzeiträume der einzelnen Beiträge werden über die Datumsangaben in den Registerkarten “Gehaltsumwandlung” und “Arbeitgeberanteil” gesteuert. |
| Netto-Abzug |
Der Netto-Abzug wird für die Entgeltumwandlung des Arbeitnehmers und den entsprechenden Ausweis auf der Entgeltabrechnung benötigt. Der Netto-Abzug wird vom Netto-Verdienst abgezogen und reduziert somit die Auszahlungssumme an den Arbeitnehmer. Hinweis: Stimmen Sie die erforderlichen Netto-Abzugsnummern mit Ihrem Steuerberater ab und ergänzen diese ggf. als Administrator unter “Lohn und Gehalt/Lohnarten". |
| Arbeitgeber-Pflichtzuschuss |
Erfassen Sie hierüber die Variante des Arbeitgeber-Pflichtzuschusses. Zuschussarten können Sie über das Stiftsymbol anlegen oder bearbeiten. Die Angabe ist ausschließlich bei den Durchführungswegen “Pensionsfond”, “Pensionskasse” und “Direktversicherung” erforderlich, soweit Sie als Arbeitgeber bei Entgeltumwandlung des Arbeitnehmers Sozialversicherungsbeiträge einspart. |
| Bankverbindung |
Erfassen Sie hierüber die Zahlungsweise der Beiträge an das Versicherungsinstitut. Wählen Sie zwischen Lastschrifteinzug oder der Eingabe der IBAN/BIC. Das Institut und die Vertragsnummer sind zu erfassen, wenn die Angaben auf dem Überweisungsträger erscheinen sollen. |
| Abweichende Bankverbindung (Arbeitgeber-Pflichtzuschuss) | Erfassen Sie optional alternative Bankdaten zum AG-Pflichtzuschuss der betrieblichen Altersvorsorge. Andernfalls wird der AG-Pflichtzuschuss an obige Bankverbindung überwiesen. |
Hinweise zum Arbeitgeber-Pflichtzuschuss: Für jede Variante ist eine eindeutige Nummer sowie eine Bezeichnung zu erfassen. Über den “Typ” erfassen Sie, ob der gesetzliche AG-Pflichtzuschuss i. H. v. 15 % abgerechnet werden soll oder ob individuelle/tarifliche Regelungen einen abweichenden Prozentsatz vorsehen. Bei der Auswahl “Individuell” tragen Sie nachfolgend den entsprechenden Prozentsatz ein. Wählen Sie im letzten Schritt die Berechnungsart (“auf Hundert”, “von Hundert” oder “in Hundert”) aus.
Gehaltsumwandlung
Im Reiter “Gehaltsumwandlung” erfassen Sie die Höhe des Gehaltsverzichts Ihrer Arbeitnehmer, welcher zugunsten der betrieblichen Altersvorsorge eingesetzt wird.
Unterscheiden Sie zunächst, ob es sich bei dem zu erfassenden Beitrag um einen laufenden Bezug oder einen Einmalbezug (bspw. Umwandlung Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld) handelt. Wählen Sie zusätzlich, ob die Gehaltsumwandlung als prozentualer Beitrag oder Festbeitrag abgerechnet werden soll. Im Feld "Höchstbeitrag" kann bei prozentualen Beiträgen optional der maximal abzurechnende Beitrag hinterlegt werden. Bei prozentualen Beiträgen wird die Beitragshöhe anhand des Bruttogehalts durch Ihr Lohnabrechnungsprogramm ermittelt. Des Weiteren ist die Lohnart, auf die ein Arbeitnehmer im Rahmen der Gehaltsumwandlung verzichten möchte (bspw. Fixgehalt), das Abrechnungsintervall (monatlich oder jährlich) wie auch der Beginn und das Ende des Abrechnungszeitraums zu definieren.
Hinweis 1: Ändert sich die Höhe der Gehaltsumwandlung, kann eine neue Zahlung angelegt werden. Der ursprüngliche Zahlungssatz muss in diesem Fall mit einem Ende-Datum versehen werden.
Hinweis 2: Die benötigten Bezugslohnarten sind mit Ihrem Lohnabrechner abzustimmen, um die korrekte steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung zu gewährleisten. Zusätzliche Lohnarten sind unter “Admin/Lohn und Gehalt/Lohnarten” zu ergänzen.
DATEV-Anwender können über das Modul "Daten-Analyse-System Personalwirtschaft" (DALY) Standardauswertungen zu betrieblichen Altersvorsorge Ihrer Mitarbeiter generieren, um die Übertragung bestehender Verträge in HRworks möglichst einfach zu gestalten.
Arbeitgeberanteil
In der Registerkarte “Arbeitgeberanteil” geben Sie freiwillige Arbeitgeberleistungen an, welche zusätzlich zum Pflichtzuschuss gezahlt werden. Wählen Sie zunächst, ob es sich bei den Arbeitgeberleistungen um Einmalbezüge oder laufende Bezüge handelt. Definieren Sie zusätzlich, ob der Arbeitgeberanteil als prozentualer Beitrag oder Festbeitrag abgerechnet werden soll. Im Feld Höchstbeitrag kann bei prozentualen Beiträgen optional der maximal abzurechnende Beitrag hinterlegt werden. Geben Sie zusätzlich den Beginn und das Ende des Abrechnungszeitraums an.
Darstellung und Berechnung der einzelnen Betragshöhen
Die Berechnungsvariante des AG-Pflichtzuschusses hat Auswirkungen auf den bAV-Gesamtbeitrag und die tatsächliche Gehaltsumwandlung. Um Sie bei der Dateneingabe zu unterstützen und die Transparenz der Auszahlungsbeträge zu erhöhen, bietet Ihnen HRworks eine Gesamtübersicht und Berechnung der bAV-Beiträge an. Die Berechnung ist ausschließlich bei Festbeiträgen anwendbar. Die Berechnung kann nicht auf prozentuale Beiträge angewandt werden. Für den gewünschten Betrachtungszeitraum definieren Sie das Beginn und Ende Jahr sowie das gewünschte Intervall.
Berechnungsbeispiele (Gehaltsumwandlung in Höhe von 100 EUR, gesetzlicher AG-Pflichtzuschuss in Höhe von 15%):
1. AG-Pflichtzuschuss “Auf Hundert” (z. B. 100 EUR + 15%): Der Gesamtbetrag erhöht sich, da der AG-Pflichtzuschuss zusätzlich zum Gehaltsverzicht abgerechnet wird.|
AG-Pflichtzuschuss |
Gehaltsumwandlung |
bAV-Gesamtbetrag |
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15 € |
100 € |
115 € |
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Der Mitarbeiter zahlt 100 EUR und der Arbeitgeber 15 EUR in die betriebliche Altersvorsorge ein. Als Gesamtbetrag werden 115 EUR überwiesen. |
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2. AG-Pflichtzuschuss “Von Hundert” (z. B. 85 EUR + 15% von 100 EUR): Der Gesamtbetrag bleibt gleich, die Gehaltsumwandlung wird um den AG-Pflichtzuschuss reduziert.
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AG-Pflichtzuschuss |
Gehaltsumwandlung |
bAV-Gesamtbetrag |
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15 € |
85 € |
100 € |
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Der Mitarbeiter zahlt 85 EUR und der Arbeitgeber 15 EUR in die betriebliche Altersvorsorge ein. Als Gesamtbetrag werden 100 EUR überwiesen. |
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3. AG-Pflichtzuschuss “In Hundert” (z. B. 86,96 EUR + 15% in 100 EUR): Gesamtbetrag bleibt gleich, der Gehaltsverzicht wird um den AG-Pflichtzuschuss reduziert.
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AG-Pflichtzuschuss |
Gehaltsumwandlung |
bAV-Gesamtbetrag |
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13,04 € |
86,96 € |
100 € |
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Der Mitarbeiter zahlt 86,96 EUR und der Arbeitgeber 13,04 EUR in die betriebliche Altersvorsorge ein. Als Gesamtbetrag werden 100 EUR überwiesen. |
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5. Auswertungs- und Exportmöglichkeiten
Durch die Standardisierung Ihrer bAV-Verwaltung vereinfachen Sie die unternehmensinterne Auswertbarkeit wie auch die Kommunikation und den Datenaustausch mit Ihrem Lohnabrechner. Hierzu stellen wir Ihnen einen Standardbericht zur Verfügung, mit dem Sie sich eine Übersicht über die gesamten bAV-Verträge im Unternehmen verschaffen können. Als DATEV-LODAS-Anwender haben Sie zudem die Möglichkeit, die bAV-Angaben mittels DATEV-Integration an LODAS zu übermitteln.
Standardbericht
Als Gehalts-Administrator können Sie im Admin-Menü unter “Lohn und Gehalt/Berichte” einen spezifischen Bericht zur betrieblichen Altersvorsorge generieren. Definieren Sie hierzu die auszuwertenden Organisationseinheiten, Personen und den Berichtszeitraum. Im Bericht werden alle im Auswertungszeitraum liegenden Zahlungen inklusive der erfassten Vertragsdaten ausgegeben. Den Bericht können Sie Ihrem Lohnabrechner zur Verfügung stellen und für interne Auswertungs- und Analysezwecke nutzen.
DATEV LODAS Integration
Als DATEV-LODAS-Anwender haben Sie zudem die Möglichkeit, die erfassten bAV-Daten per
Schnittstelle (Lohnimportdatenservice) zu exportieren. Selektieren Sie hierzu im Admin-Menü unter “Grundlagen/Integrationen/DATEV-Datenservices” innerhalb der Mandanten im Reiter “Datenkonfiguration/Stammdaten für die Lohnbuchhaltung” die entsprechende Checkbox. 
Durch die Selektion werden alle erfassten Daten an DATEV LODAS übertragen. Für den Export werden ausschließlich bAV-Verträge im Status “Aktiv” herangezogen.
Hinweis: Werden bestehende Verträge aus DATEV in HRworks übernommen, ist unbedingt auf eine Harmonisierung der Vertragsnummern in den allgemeinen Angaben zu achten. Die Nummer des bAV-Vertrags wird für die Zuordnung beim Datenimport herangezogen. Ebenfalls ist eine Angleichung der Nummern von erfassten Pflichtzuschüssen notwendig. Stimmen Sie sich hierzu mit Ihrem Lohnabrechner ab.