In folgendem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie Compliance Management Dokumente mit Hinweis auf Urlaubsverfall hochladen und verwalten.
Inhaltsverzeichnis
- Allgemeines
- Administratoren-Rolle zuweisen
- Dokumente mit Hinweis auf Urlaubsverfall hochladen und bearbeiten
- Neuer Mitarbeiter betritt die Organisationseinheit
- Bestehender Mitarbeiter wechselt die Organisationseinheit
1. Allgemeines
Das integrierte Compliance Management System von HRworks unterstützt Sie bei der Einhaltung von Gesetzen, Vereinbarungen und internen Richtlinien in Ihrem Unternehmen.
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) und diverse Urteile des Bundesarbeitsgerichts (BAG) verpflichten Arbeitgeber dazu, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtzeitig und schriftlich über den bevorstehenden Verfall von Urlaub zu informieren.
Mit dem Compliance Management bilden Sie diesen Prozess digital und effizient ab, vom Upload des Dokuments mit Hinweis auf Urlaubsverfall bis zur sicheren Speicherung. Mit HRworks können Sie so die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Richtlinien ohne großen Mehraufwand sicherstellen.
2. Administratoren Rolle zuweisen
Um Compliance Management Dokumente verwalten zu können, weisen Sie zunächst der dafür zuständigen Person die entsprechende Administrator-Rolle zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend in den “Rollen und Berechtigungen” den Haken unter “Personalverwaltung” in das Feld “Compliance Management Administrator”. Wählen Sie im unteren Bereich, für welche Organisationseinheiten die zugewiesene Rolle gelten soll. Setzen Sie die Häkchen in die gewünschten Felder und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.
3. Dokumente mit Hinweis auf Urlaubsverfall hochladen und bearbeiten
Im Admin-Menü “Personalverwaltung/Compliance Management Dokumente” sehen Sie die Dokumente, die durch Ihre Mitarbeiter zu bestätigen sind.
Um Compliance Management Dokumente mit Hinweis auf Urlaubsverfall zur Bestätigung an Ihre Mitarbeiter weiterzuleiten, laden Sie bitte ein neues Dokument im .odt-Format hoch.
Dokument vorbereiten
Greifen Sie auf die Textfehle für den Urlaubsverfall zurück, um die Daten aus dem Urlaubskonto der zugewiesenen Personen einzubinden und die Dokumente so zu personalisieren.Hierbei können Sie auf Textbefehle zurückgreifen, die Informationen über den Urlaubsanspruch und/oder den Urlaubsverfall ausgeben.
Welche Werte aus dem Urlaubskonto die Textbefehle ausgeben, sehen Sie in der folgenden Tabelle:
Hinweis: Bei allen Werten handelt es sich um die Daten, die zum Zeitpunkt der Erstellung des Dokuments bei den jeweiligen Personen vorliegen.
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Name Textbefehl |
Welcher Wert wird ausgegeben? |
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Gesamtanspruch |
Personenanspruch |
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Aktuell verfügbare Urlaubstage |
Urlaubstage, die zum Zeitpunkt der Dokumentenerstellung insgesamt noch genommen werden können |
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Mindestanspruch |
Wert, den Sie für den Mindestanspruch unter Zeitwirschaft/Abwesenheiten/Einstellungen/Tab Urlaubsarten hinterlegt haben |
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Zusätzlicher Anspruch |
Wert, den Sie für den zusätzlichen Anspruch unter Zeitwirschaft/Abwesenheiten/Einstellungen/Tab Urlaubsarten hinterlegt haben |
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Anspruch aus Schwerbehinderung |
Wert, den Sie für die Tage aus Behinderung unter Zeitwirschaft/Abwesenheiten/Einstellungen/Tab Urlaubsarten hinterlegt haben |
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Anspruch aus Alter |
Wert, den Sie unter Zeitwirschaft/Abwesenheiten/Einstellungen/Tab Altersabhängiger Urlaub hinterlegt haben |
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Anspruch aus Firmenzugehörigkeit |
Wert, den Sie unter Zeitwirschaft/Abwesenheiten/Einstellungen/Tab Urlaub für Firmenzugehörigkeit hinterlegt haben |
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Verfallende Urlaubstage |
übrige Urlaubstage, die bis zum nächsten Datum für den Verfall noch genommen werden können |
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Datum des Urlaubsverfalls |
Datum, welches sich aus Ihrer Eingabe unter Zeitwirschaft/Abwesenheiten/Einstellungen im Tab Urlaubsverfall hinterlegt haben |
Tipp: Erstellen Sie das Dokument mit Hinweis auf Urlaubsverfall für Organisationseinheiten verschiedener Länder am besten separat. Auf diese Weise ist ein bereits bestätigtes Dokument für den Mitarbeiter auch im Falle eines Wechsels in eine andere Organisationseinheit weiterhin sichtbar.
Dokument zuweisen
Die hochgeladenen Dokumente können beliebig benannt und anschließend den einzelnen Personen, Organisationseinheiten oder dem gesamten Unternehmen zugewiesen werden.
Hinweis: Compliance Management Dokumente die auf einen Urlaubsverfall hinweisen, können nicht im Onboarding angezeigt werden, da zur Generierung des Dokuments auf ein bestehendes Urlaubskonto einer Person zurückgegriffen werden muss, welches im Onboarding noch nicht vorhanden ist.
Um bestimmte Organisationseinheiten oder Personen auszuwählen, öffnen Sie die entsprechenden Reiter und setzen Sie die Häkchen in den gewünschten Feldern.
Sobald Sie die Dokumente zugewiesen haben, speichern Sie den Vorgang mit Klick auf “Speichern”.
Hinweis: Die Generierung der Dokumente mit Hinweis auf Urlaubsverfall werden nach der Zuweisung im Hintergrund erstellt. Dies erfolgt in einem stündlichen Prozess und kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Ob sich ein Dokument noch in der Erstellung befindet, können Sie in der Spalte “Zugewiesen am” am Status “Dokumentenerstellung ausstehend” erkennen.
Während dieser Zeit können Sie die Maske verlassen und sich anderen Aufgaben widmen. Die Personen, denen das Dokument zugewiesen wurde, erhalten es nach der Generierung automatisch.
Jede Person, der ein Dokument zugewiesen wurde, wird im Menü “Eingang/Zu erledigen” per Aufgabe beauftragt, dieses zu bestätigen. Mit Doppelklick in die Zeile werden Mitarbeiter in das entsprechende Mitarbeiter-Menü “Personalbereich/Compliance Management Dokumente” weitergeleitet.
Per Klick prüfen hier Mitarbeiter die Annahme von Richtlinien, Anweisungen und Verträgen und stimmen damit dem Inhalt der jeweiligen Dokumente zu. HRworks speichert die Bestätigung nachvollziehbar mit entsprechendem Zeitstempel.
Mitarbeiter können zugeordnete Compliance Management Dokumente auch nach der Bestätigung jederzeit einsehen.
Als Administrator erhalten Sie im Admin-Menü “Personalverwaltung/ Compliance Management Dokumente” im Reiter “Unbestätigt/Bestätigt” eine Übersicht über bereits erteilte und ausstehende Bestätigungen, die auch ausgedruckt werden kann.
Außerdem können Sie pro Dokument eine Erinnerungsmail an alle Mitarbeiter senden, die das Dokument noch nicht bestätigt haben.
Hinweis: Im Admin-Menü unter "Personalverwaltung/Compliance Management Dokumente" im Reiter "Unbestätigt/Bestätigt" können Sie zudem nachvollziehen, ob ein Dokument für die betroffenen Personen erstellt werden konnte.
Für Personen, welche ein Eintrittsdatum in der Zukunft besitzen, wird kein Dokument erstellt. Gleiches gilt für Personen, die ein Austrittsdatum in der Vergangenheit haben.
Dokumente automatisch zuweisen
Ordnen Sie Ihre Compliance Management Dokumente dem gesamten Unternehmen oder bestimmten Organisationseinheiten zu, werden die entsprechenden Dokumente allen zugehörigen Mitarbeitern automatisch zur Bestätigung zugewiesen.
4. Neuer Mitarbeiter betritt die Organisationseinheit
Neue Mitarbeiter, welche im System lizenzpflichtig angelegt wurden, erhalten automatisch alle für ihre Organisationseinheit hinterlegten Dokumente zur Bestätigung.
Neue Mitarbeiter, welche sich noch im Onboarding befinden, erhalten das Dokument mit Hinweis auf Urlaubsverfall erst, wenn Sie lizenzpflichtig im System angelegt wurden.
5. Bestehender Mitarbeiter wechselt die Organisationseinheit
Beendet ein Mitarbeiter seine Tätigkeit in einer Organisationseinheit und wechselt in eine neue Abteilung, werden ihm alle bisher bestätigten sowie Dokumente der neuen Organisationseinheit angezeigt.
Compliance Management Dokumente entfernen
Achtung! Bestätigte Compliance Management Dokumente können nicht mehr gelöscht, sondern nur deaktiviert werden (Rechtsklick auf Dokument). Mitarbeiter, welche das Dokument bereits bis dahin bestätigt haben, können es weiterhin einsehen.
Um Compliance Management Dokumente beim Mitarbeiter zu entfernen, öffnen Sie als Master-Administrator “Personalverwaltung/Compliance Management Dokumente”, wählen Sie mit einem Klick das entsprechende Dokument aus.
Entfernen Sie anschließend im unteren Bereich des Reiters “Grundlagen” den Haken “dem gesamten Unternehmen zugewiesen”.
Wechseln Sie nun, im unteren Bereich zum Reiter “Personen” und selektieren Sie die gewünschten Mitarbeiter, welche das jeweilige Compliance Management Dokument entfernt bekommen sollen.
Gehen Sie anschließend auf den Button "Alle entfernen".