In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie die Sollarbeitsstunden und Arbeitstage in Arbeitsplänen festhalten und diese den Mitarbeitern zuordnen.
Inhaltsverzeichnis
Mit den Arbeitsplänen definieren Sie die jeweiligen Sollarbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter. Sie sind Basis für Urlaubsanspruchsberechnung, sowie Zeiterfassung.
1. Lernvideo
Erhalten Sie im Video alle Informationen, um zu wissen...
- ... wie Sie als Administrator Arbeitspläne anlegen.
- ... wie Sie Ihren Mitarbeitern Arbeitspläne zuweisen.
2. Arbeitsplan anlegen
Definieren Sie im Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Grundlagen/Arbeitspläne”, welche Arbeitspläne Ihren Mitarbeitern zugeordnet werden können.
Die Arbeitspläne können als Standard-Arbeitsplan gespeichert, gelöscht oder neu angelegt werden.
Ist ein Arbeitsplan als „Standard“ definiert, wird er automatisch für alle neuen Mitarbeiter angewandt. Es kann nur ein Arbeitsplan als Standard definiert werden.
Bei den bereits vorhandenen Arbeitsplänen sind die Übersetzungsschlüssel fest hinterlegt. Mittels der hinterlegten Schlüssel können Sie Ihren Mitarbeitern über den Personenimport im Menü “Personen/Personen” die Arbeitspläne direkt zuweisen.
Hinweis: Die Löschung von Arbeitsplänen ist nur möglich, wenn keine Zuordnung (auch in der Vergangenheit) zum Mitarbeiter für diesen Arbeitsplan vorliegt. Bereits zugewiesene Arbeitspläne können deaktiviert werden.
Mit Auswahl eines vorhandenen Arbeitsplans können Sie den Namen und Schlüssel im unteren Bereich mit Klick auf das Stift-Symbol bearbeiten.
Möchten Sie einen neuen Arbeitsplan anlegen, wählen Sie den Button “+Neu” und tragen hier die Eckdaten ein. Speichern Sie im unteren Bereich die hinterlegten Stunden bzw. Arbeitstage mit Doppelklick in den jeweiligen Wochentag.
Mit Aktivieren der Checkbox “Urlaub nach Arbeitszeit” können Sie entscheiden, ob der Urlaubsanspruch der Mitarbeiter aus deren tatsächlich geleisteten Stunden sukzessive hochgerechnet wird. Der Urlaubsanspruch muss sich quasi erarbeitet werden.
Mit dem Speichern-Button sichern Sie alle Änderungen, die Sie am Arbeitsplan durchgeführt haben.
Tipp: Möchten Sie einen wechselnden Arbeitsplan definieren, z.B. in der ersten Woche Montag (Mo) - Donnerstag (Do) á 7 Stunden und in der zweiten Woche ebenfalls Mo - Do á 7 Stunden und zusätzlich freitags á 4 Stunden, nutzen Sie das Feld "Anzahl Tage". Dieses müsste für dieses Beispiel von "7" auf "14" Tage abgeändert werden.
3. Arbeitsplan zuordnen
Um den neu definierten Arbeitsplan einer Person zuzuweisen, öffnen Sie unter “Admin-Menü/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Mitarbeiter-Menü und wechseln zu “Zeitwirtschaft/Abwesenheiten”. Über den Button “Arbeitspläne” öffnen Sie das Fenster zur Bearbeitung.
Wenn Sie die erste Arbeitsplan Zuordnung ändern möchten, öffnen Sie die Zeile zur Bearbeitung per Doppelklick.
Wenn Sie eine neue Arbeitsplan Zuordnung mit eigenem Zeitabschnitt anlegen möchten, klicken Sie auf den Button "Neu". Tragen Sie das neue Beginndatum des Arbeitsplans ein und speichern Sie Ihre Änderungen ab. Die aktuellste Arbeitsplan Zuordnung hat als Ende Datum "unbegrenzt". Mit Anlegen einer neuen Zuordnung mit neuem Beginn Datum wird automatisch das Ende Datum auf den Tag zuvor gesetzt.
Sobald Sie alles korrekt hinterlegt und das Fenster geschlossen haben, können Sie innerhalb der Urlaubsberechnung die ersten Anpassungen des Arbeitsplans feststellen:
Wenn Sie einen Arbeitsplan mehreren Mitarbeitern gleichzeitig zuordnen möchten, wechseln Sie in das Admin-Menü "Personen/Personen". Wählen Sie hier alle gewünschten Mitarbeiter aus (maximal 50 Personen gleichzeitig!) und gehen Sie per Rechtsklick auf die Option "Mehrfachänderung".
Innerhalb des sich öffnenden Fensters aktivieren Sie die Option "Ändern des Arbeitsplans". Wählen Sie das einheitliche Beginndatum aus. Anschließend stellen Sie den gewünschten neuen Arbeitsplan im Drop-Down Menü ein. Mit Klick auf "Ändern" wird Ihre Bearbeitung bei den ausgewählten Mitarbeitern übernommen.
4. Arbeitsplan deaktivieren
Nicht mehr verwendete Arbeitspläne können Sie deaktivieren. Wählen Sie hierfür den gleichnamigen Button aus:
Die Arbeitspläne erscheinen anschließend nicht mehr im Auswahlmenü der Personen-Zuweisung. Wenn ein bereits zugewiesener Arbeitsplan deaktiviert wird, so bleibt er in der Historie der Person bestehen.