In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie eingereichte A1-Anträge Ihrer Mitarbeiter bearbeiten, weiterleiten und zur Verfügung stellen.
Inhaltsverzeichnis
- Lernvideo
- Administratoren-Rolle zuordnen
- Aufgabe zur A1-Bescheinigung
- Überprüfung und Weiterleitung
- Hochladen der Dokumente
1. Lernvideo
Schauen Sie hier das Video zum Artikel:
2. Administratoren-Rolle zuordnen
Um die A1-Anträge Ihrer Mitarbeiter bearbeiten zu können, benötigen Sie bzw. die zuständige Person die Administratoren-Rolle "A1-Antragsadministrator". Ordnen Sie diese zu, indem Sie die Person über das Admin-Menü "Personen/Personen" öffnen und im Mitarbeiter-Menü unter "Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/Reiter "Rollen" im Abschnitt "Reisemanagement" die zugehörige Checkbox aktivieren.
Im unteren Bereich des Menüs können Sie regulieren, für welche Organisationseinheiten die zugeordneten Rollen greifen sollen. Haken Sie die entsprechende Checkbox an. Mit Klick auf "Speichern" übernehmen Sie die soeben getätigten Änderungen.
3. Aufgabe zur A1-Bescheinigung
Wenn ein Mitarbeiter neben seinem Reiseantrag einen A1-Antrag eingereicht hat, liegt dieser Ihnen als in Ihrem "zu erledigen"-Bereich als Aufgabe vor.
Mit Doppelklick auf die Aufgabe werden Sie in das entsprechende Menü "Admin-Menü/Reisemanagement/Offene A1-Anträge" weitergeleitet.
4. Überprüfung und Weiterleitung
Im Menü "Offene A1-Anträge" verwalten Sie die eingereichten A1-Anträge. Die Anträge im Status "Angefordert" wurden noch nicht überprüft. Mit Klick auf den jeweiligen Antrag erscheint rechts das Bearbeitungsfenster mit den einzelnen Abschnitten. Klappen Sie das jeweilige Menü aus, um die ausgefüllten Daten zu überprüfen und gegebenenfalls zu ergänzen.
Sobald die korrekten Daten hinterlegt sind, klicken Sie auf den A1-Antrag in der linken Auflistung und wählen "A1-Anträge als Mail weiterleiten".
Im sich nun öffnenden Bearbeitungsfenster können Sie den Antrag an die Mailadresse der zuständigen Bearbeitungsstelle der A1-Bescheinigung weiterleiten. Dieser kann die Mail nach Prüfung der Daten an die Krankenkasse extern weiterleiten. Wählen Sie die gewünschte Sprache aus und fügen Sie optional eine Nachricht als Bemerkung in die Mail hinzu. Mit Klick auf "Senden" versenden Sie den Antrag.
Der Status "Angefordert" wechselt zu "In Bearbeitung", sobald Sie die A1-Antragbestätigung für den Mitarbeiter hochgeladen haben. Sobald Sie die A1-Bescheinigung von der Krankenkasse erhalten und zum Antrag in HRworks hochgeladen haben, wechselt der Status auf "Ausgestellt". Der Mitarbeiter wird hierüber benachrichtigt.
Wie Sie Dokumente hochladen erfahren Sie im nächsten Schritt.
5. Hochladen der Dokumente
Mit Klick auf das jeweilige Land/Adresse des Antrags können Sie die relevanten Dokumente "A1-Antragbestätigung" und "A1-Bescheinigung" nach Erhalt der Krankenkasse hochladen.
Wählen Sie hierfür rechts im Abschnitt "Dokumente" die Kategorie aus, welche Sie als PDF-Datei hochladen möchten. Klicken Sie auf "Anhängen", um die Datei auszuwählen und ziehen Sie es per Drag and Drop in das untere Feld.
Der Mitarbeiter kann in seinem Zugang die jeweils hochgeladenen Dokumente aufrufen und herunterladen (Mitarbeiter-Menü/Reisemanagement/A1-Anträge).
Wie Mitarbeiter Ihre A1-Anträge erfassen und abrufen, erfahren Sie in folgendem Artikel.