In diesem Artikel erfahren Sie als Mitarbeiter, wie Sie Dokumente digital in HRworks unterschreiben.
Inhaltsverzeichnis
HRworks bietet Administratoren die Möglichkeit über das Add-On “E-Signatur” Unterschriften für hochgeladene Dokumente anzufordern.
Wurde eine Unterschrift von Ihnen angefordert, erfahren Sie hier, wie Sie Dokumente in HRworks digital unterzeichnen.
1. Benachrichtigung
Die Aufforderung, ein Dokument zu unterzeichnen erhalten Sie direkt per Mail.
Klicken Sie hier auf “Dokument unterschreiben” und melden Sie sich mit Ihren HRworks-Zugangsdaten an, um in eine Übersicht zu allen zu unterzeichnenden Dokumenten zu erhalten.
Zusätzlich erhalten Sie auch eine Systemaufgabe, um an Ihre ausstehenden Signaturen erinnert zu werden.
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2. Unterzeichnen des Dokuments
Ob per Klick auf den Button in der E-Mail oder die Systemaufgabe: Es öffnet sich der Menüpunkt “Personalbereich/Ausstehende Signaturen” welche Ihnen nur dann angezeigt wird, wenn auch Unterschriften erforderlich sind.
Hier sehen Sie das zu unterzeichnende Dokument und an welchen Stellen Ihre digitale Unterschrift platziert wird.
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Lesen Sie sich das Dokument gründlich und vollständig durch, um per Klick auf “Unterzeichnen” fortzufahren. Sie haben die Option, eine vorgefertigte Unterschrift zu nutzen oder diese selbst zu entwerfen. Die beiden Optionen sind gleichwertig.
Tipp: Falls Ihnen das Unterzeichnen mit der Maus schwer fällt, können Sie die Dokumente auch auf Ihrem Smartphone in HRworks aufrufen.
Ihre Signatur wird daraufhin in das Dokument übernommen und die Person, die Sie um die Unterschrift gebeten hat über das erfolgte Unterzeichnen informiert:
3. Authentifizierung
Je nach Dokument kann erforderlich sein, dass Sie sich per SMS oder E-Mail, authentifizieren, um eine Unterschrift zu tätigen. Den Code erhalten Sie direkt von unserem E-Signatur-Partner Yousign.
Per SMS:
Per E-Mail:
Geben Sie den Sicherheitscode in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken Sie auf “Unterzeichnen”.
Daraufhin wird wie oben beschrieben Ihre Signatur in das Dokument eingefügt und die Person, die Sie um die Unterschrift gebeten hat, über das erfolgreiche Unterzeichnen informiert.