In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie innerhalb einer Abrechnung eines Mitarbeiters Belege und Tagespauschalen auf mehrere Kostenstellen und -träger aufteilen.
Inhaltsverzeichnis
1. Lernvideo
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2. Belege aufteilen
Öffnen Sie die Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters, indem Sie zunächst den Mitarbeiter über das Admin-Menü "Personen/Personen" öffnen. Im Mitarbeiter-Menü finden Sie unter "Reisemanagement/Reisekostenabrechnungen" die entsprechenden Reisen. Per Doppelklick öffnen Sie die Reise zur Bearbeitung.
Innerhalb der Reise wechseln Sie in das Menü "Belege". Klicken Sie auf den erfassten Beleg, welchen Sie aufteilen möchten. Es erscheint der Button "Beleg aufteilen". Klicken Sie auf diesen, um das Bearbeitungsfenster zu öffnen.
Im Bearbeitungsfenster können Sie über den Button "Neu" die Aufteilungen anlegen. Tragen Sie optional einen individuellen Text, die Kostenstelle und -träger sowie die Summe der Aufteilung ein. Mit Klick auf "Neu" legen Sie weitere Aufteilungen an. Bitte beachten Sie hierbei, dass ein Restbetrag innerhalb des ursprünglichen Belegs vorliegen muss, da dieser in die Aufteilungen als Anteil mit berücksichtigt wird.
Sobald Sie die Aufteilungen abgeschlossen haben, beenden Sie den Vorgang mit "Ok". Die Aufteilungen werden nun separat in der Belegansicht aufgeführt.
Aufteilung in buchhalterischer Prüfung
Wenn Sie sich in der buchhalterischen Prüfung von Reisen befinden, finden Sie die gleiche Option im Admin-Menü "Reisemanagement/Prüfung" unter "Prüfung Digitaler Belege" oder "Prüfung Papierbelege" jeweils im Reiter "Belege".
3. Tagespauschalen aufteilen
Innerhalb der geöffneten Reise wechseln Sie in das Menü "Tagesangaben", um die Pauschalen pro Tag aufzuteilen.
Klicken Sie auf "Aufteilungen einschalten" um die grundsätzliche Bearbeitung hierfür zu aktivieren.
Anschließend klicken Sie per Doppelklick beim betroffenen Tag in die Spalten "Kostenstellen" oder "Kostenträger". Im sich nun öffnenden Fenster können Sie die prozentuale Aufteilung der Kostenstellen und -träger des Tages hinterlegen. Mit Klick auf "Ok" führen Sie die Änderungen durch.
Die Aufteilung wird innerhalb der Tagesangaben in den Spalten "Kostenstelle" und "Kostenträger" ausgegeben.
Aufteilung in buchhalterischer Prüfung
Wenn Sie sich in der buchhalterischen Prüfung von Reisen befinden, finden Sie die gleiche Option im Admin-Menü "Reisemanagement/Prüfung" unter "Prüfung Digitaler Belege" oder "Prüfung Papierbelege" jeweils im Reiter "Tagesangaben".