Im folgenden Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit HRworks abrufen können.
Inhaltsverzeichnis
3. Automatischer Abruf der eAU über die DATEV Integration
1. Allgemeines
Seit dem 01. Januar 2023 sieht die Rechtslage vor, dass Ärzte die AU-Bescheinigung der gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer elektronisch erstellen und diese an deren Krankenkasse übermitteln. Arbeitgeber sind dann dazu angehalten, die elektronische AU-Bescheinigung (eAU) der Arbeitnehmer über ein zertifiziertes System bei den Krankenkassen abzurufen.
Ziel des Verfahrens soll es sein, die Nachweispflicht des Arbeitnehmers nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (§5 EFZG) auf elektronischem Wege sicherzustellen.
Liegt eine Berechtigung im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses vor, kann der Arbeitgeber die eAU mit HRworks über einen der folgenden Prozesse abrufen:
- Manueller Abruf der eAU
- Automatischer Abruf der eAU über die DATEV Integration
Hinweis: Der eAU Abruf ist nur für gesetzlich versicherte Mitarbeitende relevant. Für privat versicherte Mitarbeitende gilt weiterhin der übliche Prozess des manuellen Uploads der AU-Bescheinigung.
2. Manueller Abruf der eAU
Wie Sie allgemein beim Verwalten einer Krankmeldung mit eAU vorgehen, erfahren Sie hier.
Über den Zusatz “eAU digital übermittelt” haben gesetzlich versicherte Mitarbeitende die Möglichkeit, Ihnen als Abwesenheits-Administrator zu signalisieren, dass für eine Krankmeldung eine eAU abgerufen werden muss. Durch Aktivierung der gleichnamigen Checkbox ändert sich der Status der Krankmeldung automatisch in “eAU ausstehend”.
Hinweis: Sollte ein gesetzlich versicherter Mitarbeiter vergessen, den Zusatz “eAU digital übermittelt” in seiner Krankmeldung zu aktivieren, können Sie dies nachträglich vornehmen oder direkt den Status der Krankmeldung auf “eAU ausstehend” ändern.
Der Abruf der eAU muss von Ihnen oder Ihrem Steuerbüro dann proaktiv über ein hierfür zertifiziertes Lohnabrechnungsprogramm oder eine Ausfüllhilfe (z.B. SV-Meldeportal) vorgenommen werden.
Über entsprechende Statusinformationen haben Sie die Möglichkeit, den aktuellen Status der eAU Abfrage transparent für Ihre Mitarbeitenden abzubilden. Dabei stehen Ihnen die folgenden eAU-Status zur Verfügung:
| eAU ausstehend (wird automatisch gesetzt) | Zeigt an, dass für diese Krankmeldung eine eAU abgerufen werden muss |
| eAU liegt vor | Zeigt an, dass die eAU für diese Krankmeldung vorliegt |
| Geprüft OK | Zeigt an, dass die Krankmeldung von Ihnen geprüft wurde |
Außerdem kann bei Bedarf über das Admin-Menü unter Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Krankmeldungsübersicht/Button "AU verwalten" oder geöffnete Person/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/geöffnete Krankmeldung/Button "Anhängen" ein Screenshot der abgerufenen eAU an die Krankmeldung angehängt werden.
3. Automatischer Abruf der eAU über die DATEV Integration
Wie Sie die DATEV eAU Integration einrichten, können Sie hier nachlesen.
Nach der Einrichtung der Funktion in DATEV und HRworks wird die eAU beim Einreichen einer Krankmeldung mit dem Zusatz “eAU digital übermittelt” automatisch durch HRworks über DATEV bei den gesetzlichen Krankenkassen abgefragt. Am eigentlichen Workflow zum Einreichen von Krankmeldungen hat sich nichts geändert.
Hinweis: Sollte ein gesetzlich versicherter Mitarbeiter vergessen, den Zusatz “eAU digital übermittelt” in seiner Krankmeldung zu aktivieren, können Sie dies nachträglich vornehmen oder direkt den Status der Krankmeldung auf “eAU ausstehend” ändern. HRworks übernimmt dann automatisch die Abfrage der eAU.
Über entsprechende Statusinformationen und Benachrichtigungen werden Sie fortlaufend über den Status der Abfrage informiert. In diesem Zusammenhang sind die folgenden eAU-Status möglich:
| eAU ausstehend | Zeigt an, dass für diese Krankmeldung eine eAU abgerufen werden muss |
| eAU Abfrage läuft | Zeigt an, dass die Abfrage der eAU für diese Krankmeldung bereits läuft |
| eAU liegt vor | Zeigt an, dass die eAU für diese Krankmeldung vorliegt und die Daten vom Abwesenheits-Administrator in HRworks eingesehen werden können |
| eAU Abfrage fehlgeschlagen | Zeigt an, dass die Abfrage der eAU für diese Krankmeldung fehlgeschlagen ist |
| Geprüft, OK | Zeigt an, dass die Krankmeldung von Ihnen geprüft wurde |
Einsehen können Sie die eAU-Status im Admin-Menü unter Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Krankmeldungsübersicht oder den Abwesenheiten des jeweiligen gesetzlich versicherten Mitarbeitenden.
Der Status "eAU liegt vor" ist nicht der finale Status einer Krankmeldung. Der Status signalisiert, dass die eAU nun vorliegt und von Ihnen als Administrator geprüft werden kann.
Weiterhin werden die Status auch bei der Erstellung von Berichten im Admin-Menü unter Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Berichte berücksichtigt.
Von der Krankenkasse abgerufene eAUs werden in HRworks gespeichert und stehen Ihnen im Admin-Menü unter Abwesenheiten in der Krankmeldungsübersicht im Reiter “eAU Daten” zur weiteren Verwaltung und Prüfung zur Verfügung.
In DATEV werden die abgerufenen eAUs ebenfalls direkt nach dem Abruf gespeichert.
Bei Krankmeldungen mit einer fehlgeschlagenen Abfrage der eAU erhalten Sie die durch DATEV zurückgemeldete Fehlermeldung per E-Mail Benachrichtigung oder können diese im Admin-Menü unter Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Krankmeldungsübersicht im Reiter eAU Fehlermeldungen einsehen.
Nachdem der Fehler behoben wurde, können Sie die Abfrage der eAU über den Button “eAU Abruf starten” manuell anstoßen.
4. Häufig gestellte Fragen
Ist ein rückwirkender Abruf der eAU möglich?
Arbeitgeber können die eAU ab dem 01.10.2021 innerhalb der Verjährungsfrist auch nachträglich abrufen. Dies ist jedoch nur für die Dauer des Beschäftigungszeitraums - also für den Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer auch tatsächlich bei Ihnen beschäftigt war - möglich.
Bei Nutzung der DATEV Integration zum Abruf der eAU muss für einen rückwirkenden Abruf die Krankmeldung erneut in HRworks erstellt oder der Status einer bestehenden Krankmeldung auf “eAU ausstehend” geändert werden.
Wann findet eine eAU Abfrage über die DATEV Integration statt?
HRworks ruft die eAU einmal täglich - unabhängig von der Einstellung, ab wann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt werden muss - automatisch für jede Krankmeldung eines gesetzlich versicherten Mitarbeitenden ab, bei der die Checkbox “eAU digital übermittelt” aktiviert ist und die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.
Wie lange dauert es, bis eine eAU nach dem automatischen Abruf über die DATEV Integration in HRworks vorliegt?
Wenn die eAU noch am Tag der Krankmeldung durch den Arzt an die Krankenkasse übermittelt wird, kann sie bereits am Folgetag in HRworks vorliegen. Dies hängt jedoch auch von der Verarbeitungsgeschwindigkeit der eAU durch die Krankenkassen ab.
Gibt es einen Hinweis, wenn nach dem automatischen Abruf über die DATEV Integration keine eAU vorliegt?
Sie erhalten entsprechende Statusmeldungen sowie Benachrichtigungen in HRworks über den Status der eAU Abfrage. Hierzu gehört auch eine Benachrichtigung, wenn keine eAU vorliegt.
Das die eAU nicht vorliegt, kann folgende Ursachen haben:
- Der Mitarbeiter war noch nicht beim Arzt
- Der Mitarbeiter hat die Krankenkasse gewechselt und diese Angabe noch nicht an die Personalverwaltung weitergegeben
- Der Arzt hat die eAU noch nicht an die Krankenkasse gesendet
- Es liegt eine technische Störung vor
- Fehlerhafte Bearbeitung durch die Krankenkasse
- Fehlerhafte Bearbeitung durch die Arztpraxis
Hinweis: Sollte es sich nicht um eine technische Störung handeln, empfehlen wir bei dem betroffenen Mitarbeitenden nachzufragen, ob dieser beim Arzt war und die eAU von seinem Arzt an die Krankenkasse übermittelt wurde.
Bei Störfällen (z. B. Internetausfall) erhalten Arbeitnehmer eine unterschriebene Papierbescheinigung zur Vorlage beim Arbeitgeber, sofern beim Arztbesuch bekannt ist, dass eine Übermittlung an die Krankenkasse nicht stattfinden kann.