In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie Reiserichtlinie und Reisemittelbestellungen für Mitarbeiter einrichten und verwalten.
Inhaltsverzeichnis
1. Rollen und Berechtigungen zuweisen
Um Zugriff auf die benötigten Funktionen zu erhalten, benötigen Sie die Administratoren-Rollen "Reiserichtlinien-Administrator" und "Reisebestellungs-Administrator". Master-Administrator können die Rollen über das jeweilige Mitarbeiter-Menü "Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/Reiter "Rollen" zuweisen.
Wählen Sie im unteren Bereich der Maske, für welche Organisationseinheiten die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.
2. Reiserichtlinien
Im Admin-Menü "Reisemanagement/Reiserichtlinie" können Sie die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens für anstehende Reisen und dazugehörige Bestellungen anlegen und bearbeiten.
Anbieter
In diesem Menü können Sie Anbieter für Flug, Bahn, Auto und Hotel anlegen. Wechseln Sie jeweils in den zuständigen Reiter. Mit Klick auf "Neu" können Sie weitere Anbieter anlegen, "Löschen" entfernt dementsprechend Anbieter von der Liste. Bestehende Anbieter können Sie mit Doppelklick in die jeweilige Zeile bearbeiten.
Kategorien
Für die angebotenen Reisemittel können Sie hier Kategorien bzw. Klassen festlegen, welche dem Mitarbeiter bei einer Reisemittelbestellung zur Auswahl stehen.
Auch hier können Sie über die Button "Neu" und "Löschen" agieren. Mit Doppelklick in die jeweilige Zeile öffnen Sie die Bearbeitung.
Ausnahmen
In dem Menü "Ausnahmen" können Sie Gründe für die Überschreitung der Reiserichtlinie festlegen. Mit Aktivierung der jeweiligen Checkbox können Sie regulieren bei welchem Reisemittel dies möglich ist.
Auch hier können Sie über die Button "Neu" und "Löschen" agieren. Mit Doppelklick in die jeweilige Zeile öffnen Sie die Bearbeitung.
Reiserichtlinie
Hier können Sie die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens anlegen und pro Reiserichtlinie Regelungen und Anbieter festlegen. Mit Klick auf "Neu" legen Sie eine neue Reiserichtlinie an.
Im Reiter "Übersicht" legen Sie die grundsätzlichen Regelungen der Reiserichtlinie fest, sowie den dazugehörigen Travel Manager, welcher bei Überschreitungen und Ausnahmen informiert wird.
Zum Beispiel können Sie für regelmäßig Reisende einen Betrag zur Automatischen Genehmigung hinterlegen, welcher den Bearbeitungsprozess der jeweiligen Reise beschleunigt. Wenn Reiseanträge bereits in der Vergangenheit liegen, können diese automatisch in Reisekostenabrechnungen umgewandelt werden.
Zudem können Sie die schriftliche Reiserichtlinie als Dokument hochladen und verknüpfen. Diese wird den Mitarbeitern dementsprechend in Reiseanträgen, Abrechnungen und Bestellungen ausgegeben.
Hinweis: Die Person, welche als Travel Manager hinterlegt wurde, kann nicht auf ausgeschieden gesetzt werden. Eine andere Person sollte als Travel Manager hinterlegt werden, damit die Person ausscheiden kann.
In den Reitern der Reisemittel können Sie die Anbieter hinzufügen, welche innerhalb der zugeordneten Reiserichtlinie dem Mitarbeiter zur Auswahl stehen soll.
Einstellungen
In diesem Menü legen Sie die Belegart für Flug, Hotels, Mietwagen und Züge fest, welche jeweils nach Bestellung einer Reise automatisch in der zugehörigen Reisekostenabrechnung angelegt werden.
Reiserichtlinien den Mitarbeitern zuordnen
Sie können die Reiserichtlinie jeweils dem Mitarbeiter zuordnen, indem Sie ihn über das Admin-Menü "Personen/Personen" öffnen und unter "Stammdaten/Zuordnungen" im Feld "Reiserichtlinie" die zutreffende Reiserichtlinie auswählen und speichern.
3. Reisemittelbestellungen
Basierend auf der hinterlegten Reiserichtlinie können nun Mitarbeiter Reisemittelbestellungen aufgeben.
Wie Mitarbeiter Reisemittelbestellungen aufgeben, erfahren Sie in diesem Artikel.
Folgende Einstellungen sollten als Administrator zusätzlich hinterlegt werden:
Berechtigung aktivieren
Damit Mitarbeiter Reisemittelbestellungen aufgeben können, öffnen Sie die Person über das Admin-Menü "Personen/Personen" zur Bearbeitung. Im Mitarbeiter-Menü gehen Sie zu "Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/Reiter "Rollen". Im Abschnitt "Mitarbeiter" können Sie neben der Rolle "Reisender" die Rolle "Besteller" aktivieren. Aktivieren Sie die Checkbox, damit das Menü "Bestellungen" beim Mitarbeiter erscheint.
Bestellinformationen
Im Admin-Menü unter "Grundlagen/Organisationseinheiten" können Sie pro Organisationseinheit im Reiter "Reisemittel bestellen" die notwendigen Hintergrundinformationen zur jeweiligen Reisemittelbestellung hinterlegen. Die im Feld "Reisebüro E-Mail" hinterlegte E-Mail Adresse empfängt für das jeweilige Reisemittel die eingereichte Bestellung.
Zusätzlich können Sie Kundennummer, die Sprache der Bestellungsmail, sowie Beleg Erstellung mit zugehöriger Zahlungsart hinterlegen.
Sobald ein Mitarbeiter eine Bestellung eingereicht hat und die Beantragung der Reise vom Vorgesetzten genehmigt wurde, erhalten Sie auf die hinterlegte E-Mail Adresse die Reisemittelbestellung. Die Bestellung erfolgt anschließend außerhalb von HRworks.
