Inhaltsverzeichnis
1. Administrator-Rolle zuweisen
1. Administrator-Rolle zuweisen
Weisen Sie zunächst der für die Reisekostenprüfung zuständigen Person die Reisekostenprüfung-Administrator Rolle zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend unter “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen” den Haken unter “Reisemanagement” in das Feld der jeweiligen Rolle. Wählen Sie im unteren Bereich, für welche Organisationseinheiten die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.
2. Prüfung digitaler Belege
Hinweis: Um das Menü "Prüfung digitaler Belege" freizuschalten, aktivieren Sie unter "Reisemanagement/Grundlagen/Einstellungen" die "Digitale Belegarchivierung". Wie digitale Belege angehängt und genehmigt werden können, erfahren Sie hier. Sie finden dort ebenfalls eine Vorlage für die Beantragung der digitalen Archivierung von Originalbelegen bei Ihrem zuständigen Finanzamt.
Nachdem die Reisekosten durch den Vorgesetzten bzw. Genehmiger geprüft wurden, stehen diese mit dem Status "Geprüft, OK" für die buchhalterische Prüfung bereit.
Der zuständige Administrator erhält eine Aufgabe, dass Reisekosten anhand der digitalen Belege auf buchhalterische Korrektheit geprüft werden können.
Mit einem Doppelklick auf die Aufgabe werden Sie in das entsprechende Menü "Reisemanagement/Prüfung/Prüfung digitaler Belege" weitergeleitet.
Sie können zudem einrichten, dass Sie per E-Mail informiert werden, wenn Reisekostenabrechnungen zur buchhalterischen Prüfung bereitstehen. Hierzu öffnen Sie Ihre Maileinstellungen und setzen unter dem Reiter "Als Administrator/Mails für die Reisekostenprüfung" den Haken für die Benachrichtigung "Mail, wenn eine Reisekostenabrechnung zur buchhalterischen Prüfung ansteht".
Im Menü “Reisemanagement/Prüfung/Prüfung digitaler Belege” können Sie auf alle zu prüfenden Reisekostenabrechnungen zugreifen und diese per Drop-down-Menü auswählen.
Der Status (rot oder grün) zeigt an, ob die ausgewählte Reisekostenabrechnung derzeit bereits durch einen anderen Administrator geprüft wird. So kann eine doppelte Bearbeitung vermieden werden. Die Sortierung der zu prüfenden Reisen ist mit einem Klick auf das Pfeil-Symbol einstellbar. Die Sortierung erfolgt optional nach Wartezeit oder Nachname der Person.
In der gewählten Reisekostenabrechnung können Sie zwischen den Reitern Reisedaten, Belege, Kilometer, Tagesangaben, Berichte und Protokoll wechseln, um die hinterlegten Angaben zu überprüfen.
Reisedaten
In dem Reiter "Reisedaten" finden Sie alle Details zur Reise wie Zweck, Abfahrts- und Zielort, Datum und Uhrzeit sowie die hinterlegten Kostenträger und Kostenstellen. Sie können zudem einsehen, welche Spesengruppe zum Beginn der Reise für den Mitarbeiter gültig war.
Mit dem Button "Alle Kostenstellen ändern" bzw. "Alle Kostenträger ändern" können Sie mit einem Klick die Kostenstellen bzw. Kostenträger der Belege, Kilometerstrecken und Tage der Reise auf die Kostenstelle bzw. den Kostenträger der Reise setzen. Dies kann z. B. sinnvoll sein, wenn Sie bei der Prüfung feststellen, dass die Eingabe der Kostenstellen bzw. Kostenträger vergessen wurde oder fehelrhaft ist. Einzelne Belege, Kilometerstrecken und Tagesangaben können danach weiterhin manuell auf eine andere Kostenstelle bzw. Kostenträger geändert werden, indem die einzelnen Angaben zur Bearbeitung aufgerufen werden.
Belege
Die erfassten sowie die gescannten Belege können im Reiter "Belege" aufgerufen und geprüft werden. Die hochgeladenen PDF-Belege können Sie sich über den Button "Verwalten/In neuem Tab anzeigen" zur besseren Übersicht in einem neuen Tab öffnen.
Mit einem Doppelklick auf den Beleg können Sie diesen in einer Detailansicht öffnen. Bei Bedarf können Sie per Rechtsklick den Beleg aufteilen oder einen Kommentar zu einem Beleg hinzufügen.
Über den Button "Bearbeiten" kann die gesamte Reisekostenabrechnung zur Bearbeitung in einem neuen Tab geöffnet werden.
Ansicht des gesamten Reiters, inklusive der angehängten Scans:
Korrekte Belege werden durch Klick auf den Button „Beleg geprüft“ in den unteren Bereich verschoben. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich bei einer größeren Anzahl von Belegen, um sicherzustellen, dass keine Belege vergessen wurden. Handelt es sich um wenige Belege, ist es möglich auch ohne den beschriebenen Verschiebungsprozess die Prüfung der Reisekostenabrechnungen abzuschließen.
Nachdem Sie die Belege und Scans sowie alle Angaben zur Reise geprüft haben, bestätigen Sie die Prüfung mit dem Button “Buchhaltung Geprüft, OK”.
Sollten Sie zusätzlich Papierbelege benötigen, werden Sie durch den entsprechenden Workflow unterstützt. Mitarbeiter, die Belege noch nicht eingereicht haben, werden per Aufgabe sowie einer wöchentlichen E-Mail darauf hingewiesen.
Als Administrator aktivieren Sie diese Benachrichtigung unter “Reisemanagement/Grundlagen/Einstellungen”, indem Sie “Workflow Originalbeleg Archivierung” auswählen.
Stehen die Papierbelege mit den Scans der Buchhaltung gleichzeitig zur Verfügung, kann ihre Zustellung unter “Reisemanagement/Prüfung/Prüfung digitaler Belege” mit dem entsprechenden Haken bestätigt werden.
Falls die Originalbelege nachträglich zugestellt werden, bestätigen Sie ihren Erhalt im Admin-Menü "Reisemanagement/Prüfung/Nicht archivierte Reisekosten", indem Sie auf den Button “Papierbelege archiviert setzen” klicken.
Kilometer
Der Reiter "Kilometer" zeigt die innerhalb der Reise erfassten Kilometer sowie Streckendetails. Neben der Kilometeranzahl können Abfahrt- und Zielort, sowie das genutzte Fahrzeug eingesehen werden. Der Auszahlungsbetrag wird automatisch anhand des Kilometersatzes berechnet. Die hinterlegte Kostenstelle bzw. der Kostenträger können für die Kilometerangaben angepasst werden.
Tagesangaben
Im Menü „Tagesangaben“ werden Angaben zu den Ländern und den erhaltenen Mahlzeiten während der Reise angezeigt. HR WORKS berechnet automatisch die Tagespauschale und zeigt die durch den Reisenden vorgenommene Kürzungen an. Findet die Reise nicht in Deutschland statt, kann das Land pro Tag mit Klick in das Feld Land bzw. Land der Übernachtung abgeändert werden.
Mit dem Button "Mehrere Tage ändern" können Sie die für einen Tag vorgenommenem Änderungen auf mehrere Tage anwenden.
In der Spalte "Tag" können Sie die Tagespauschale deaktivieren, sodass dür den entsprechenden Tag keine Tagespauschale berechnet wird. Die nicht erhaltenen Pauschalen können vom Mitarbeier als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden.
In der Spalte "Nacht" kann die Übernachtungspauschale aktiviert werdenm wenn der Reisende privat übernachtet hat. Die Übernachtungspauschale kann nur angesetzt werden, wenn für diesen Tag kein Hotelbeleg angesetzt ist.
Berichte
In dem Reiter "Berichte" können Sie pro Reise verschiedene Berichte generieren.Dabei stehen Ihnen die folgenden Berichte zur Verfügung:
- Belegliste
- Fahrzeugbericht
- Finanzbuchhaltungsbericht pro Person
- Kostenbericht
- Kostenbericht mit Reiseprotokoll
- Kostenträgerbericht
- Monatsbericht pro Person
Welche Werte Sie in den jeweiligen Berichten erhalten, können Sie hier nachlesen.
Protokoll
Das "Protokoll" bietet Ihnen die Möglichkeit, die gesamte Bearbeitung der Reise nachzuvollziehen. Hier können Sie alle erfolgten Schritte während der Erstellung der Reisekostenabrechnung durch den Reisenden sowie die erfolgte Prüfung durch den Genehmiger einsehen.
Statuswechsel
Nachdem die Prüfung über den Button "Buchhaltung geprüft, OK" bestätigt wird, erfolgt hierauf der Statuswechsel der Reisekostenabrechnung, diese ist im Anschluss nicht mehr in dem Menü "Prüfung digitaler Belege" auffindbar.
Sofern es etwas zu beanstanden gibt, wählen Sie den Status "Geprüft, abgelehnt". Sie können mit der Ablehnung eine Nachricht an den Reisenden senden. Der Ablehnungsgrund kann individuell von Ihnen hinterlegt werden, alternativ können Sie eine Ablehnungsvorlage auswählen.
In dem Menü "Reisemanagement/Prüfung/Ablehnungsvorlagen" können Sie eigene Vorlagen anlegen oder die bestehenden Vorlagen anpassen.
Wenn die "Digitale Belegarchivierung" nicht aktiviert wurde, können Sie die Prüfung der Reisekostenabrechnungen anhand der Ihnen vorliegenden Berichte in dem Menü "Reisemanagement/Prüfung/Prüfung Papierbelege" vornehmen.
Um die zu prüfenden Reisekostenabrechnungen anzeigen zu lassen, geben Sie einen Nachnamen, eine Personalnummer oder eine Benutzerkennung ein sowie den Status "Geprüft, OK" ein. Ihnen werden nun alle zu prüfenden Reisekostenabrechnungen für die gesuchte Person angezeigt.
Sie können im oberen Bereich zwischen den einzelnen Reisen wechseln. Im unteren Bereich können Sie anhand der Reiter Reisedaten, Belege, Kilometer, Tagesangaben, Berichte und Protokoll die Prüfung vornehmen.
Nachdem die Prüfung abgeschlossen wurde, können Sie dies über den Button "Buchhaltung, Geprüft OK" bestätigen. Daraufhin erfolgt der Statuswechsel der Reise.
Sie können das Menü zudem nutzen, um eine Reisekostenabrechnung eines beliebigen Status aufzurufen, z. B. eine soeben geprüfte Reisekostenabrechnung. Geben Sie hierzu in die Suche einen Nachnamen, eine Personalnummer oder eine Benutzerkennung sowie den entsprechenden Status ein, um die gewünschte Reise zu suchen.
4. Prüfung Eintagesreisen
In dem Menü "Reisemanagement/Prüfung/Prüfung Eintagesreisen" finden Sie Eintagesreisen ohne Belege. Hier können Sie mit einem Klick "Alle Reisekostenabrechnungen genehmigen" oder per Rechtsklick den Status für einzelne Reisen anpassen. Berichte können ebenfalls per Rechtsklick auf die entsprechende Reise generiert werden.
5. Einstellungen
Unter "Reisemanagement/Grundlagen/Einstellungen" können Sie zusätzliche Einstellungen treffen, die Sie bei der Reisekostenprüfung unterstützen.
Mit der Einstellung "Statuswechselabfrage bei Reisekostenprüfung" aktivieren Sie die Option, dass bei der Reisekostenprüfung vorgeschalgen wird, die Reise auf den nächsten Bearbeitungsstatus zu setzen, sobald alle Belege auf "Geprüft" gesetzt wurden.
Die Einstellung "Bei buchhalterischer Prüfung auf fehlendes Kreditorenkonto hinweisen?" löst aus, dass beim Setzen der Reise in den Status "Buchhaltung, Geprüft OK" geprüft wird, ob der Reisende ein Kreditorenkonto besitzt.
