In diesem Artikel erfahren Sie als Mitarbeiter, wie Sie erhaltene Vorschüsse innerhalb eines Reiseantrags oder einer Reisekostenabrechnung integrieren.
Inhaltsverzeichnis
1. Menü "Erhaltene Vorschüsse"
Wenn Sie einen erhaltenen Vorschuss hinterlegen und mit einer Reise verrechnen möchten, gehen Sie in das Menü "Reisemanagement/Erhaltene Vorschüsse". Hier können Sie neue Vorschüsse mit dem Plus-Button "Neu" anlegen, sowie bereits hinterlegte Vorschüsse mit Reisen verknüpfen.
Der Status "Offen" bedeutet hierbei, dass der Vorschuss noch mit keiner Reise verknüpft ist bzw. die verknüpfte Reise bisher nicht in der Erfassung abgeschlossen wurde.
Dementsprechend bedeutet der Status "Verrechnet", dass die verknüpfte Reise zum Vorschuss eingereicht wurde und sich in fortgeschrittenen Abrechnungsprozessen befindet. Verrechnete Vorschüsse können nicht mehr bearbeitet werden.
Wenn Sie einen Vorschuss neu anlegen, füllen Sie im rechten Detailmenü die erforderlichen Daten aus. Mit Klick auf "Speichern" wird der Vorschuss angelegt. Um den Vorschuss mit einem angelegten Reiseantrag oder Reisekostenabrechnung zu verknüpfen, wählen Sie diese dementsprechend im Feld "Reisekostenabrechnung" aus.
Hinweis: Um Reisen mit Vorschüssen über dieses Menü verknüpfen zu können, sollten Reiseanträge im Status "In Beantragung" und Reisekostenabrechnung im Status "In Erfassung" hinterlegt sein. Andere Reisen in anderen Status stehen nicht zur Auswahl.
Pro Vorschuss kann nur ein Reiseantrag bzw. eine Reisekostenabrechnung verrechnet werden.
2. Belegart "Vorschuss"
Sofern die Administratoren Ihres HR WORKS-Systems das Menü "Erhaltene Vorschüsse" nicht nutzen, sondern die Verrechnung über einen Beleg erfolgt, gehen Sie wie folgt vor:
Innerhalb der angelegten Reisekostenabrechnung (innerhalb eines Reiseantrags ist hierbei nicht möglich) wechseln Sie in das Menü "Belege". Hier legen Sie alle angefallenen Belege der jeweiligen Reise an, sowie den Beleg "Vorschuss". Füllen Sie die Felder wie gewohnt aus und legen Sie den Beleg mit Klick auf "Speichern" an.
Im linken Master-Menü, in welchem alle angelegten Belege aufgeführt werden, sehen Sie nun, dass der hinterlegte Betrag des Vorschusses in Abzug gebracht wird.
Für das vollständige Erfassen einer Reise lesen Sie sich diesen Artikel durch.