In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie Vorschüsse für Mitarbeiter verwalten und welche Optionen Sie hierbei haben.
Inhaltsverzeichnis
1. Menü "Erhaltene Vorschüsse"
Um einzelnen Mitarbeitern für anstehende Reisen einen Vorschuss zu hinterlegen, öffnen Sie über das Admin-Menü "Personen/Personen" den betroffenen Mitarbeiter. Wechseln Sie im geöffneten Mitarbeiter-Menü zu "Reisemanagement/Erhaltene Vorschüsse". Die Ansicht unterteilt sich hierbei in offene und verrechnete Vorschüsse.
Offene Vorschüsse können mit Reisen verknüpft werden bzw. sind mit einer Reise bereits verknüpft, welche sich noch im Status "In Erfassung" oder "In Beantragung" befinden.
Verrechnete Vorschüsse sind mit einer Reise verbunden, welche bereits vom Mitarbeiter eingereicht wurde und sich somit in einem fortgeschrittenen Status befindet.
Um einen neuen Vorschuss anzulegen, klicken Sie auf "Neuer Vorschuss". Um einen bereits angelegten Vorschuss mit einer Reise zu verknüpfen, klicken Sie in den Vorschuss per Doppelklick rein. Es öffnet sich die Zeile zur Bearbeitung.
Hinweis: Es lässt sich pro angelegtem Vorschuss nur ein Reiseantrag oder eine Reisekostenabrechnung hinterlegen. Diese müssen sich im Status "In Erfassung" oder "In Beantragung" befinden.
Allgemeine Einstellungen
Die Zahlungsart, welche für Vorschüsse hinterlegt werden soll, stellen Sie im Admin-Menü unter "Reisemanagement/Abrechnung/Einstellungen/Reiter "Finanzbuchhaltung" im Feld "Zahlungsart für Tages-, Übernachtungs- und Kilometerpauschalen sowie die Vorschüsse" ein.
Das Verrechnungskonto und Schlüssel der Vorschüsse verwalten Sie pro Organisationseinheit im Admin-Menü "Grundlagen/Organisationseinheiten/Reiter "Reisekosten"/Reiter "Buchungsparameter" im Abschnitt "Erhaltene Vorschüsse".
Wenn dies für alle Organisationseinheiten einheitlich hinterlegt werden soll, ändern Sie das Konto und den Schlüssel in der obersten Organisationseinheit ab. Die Einstellung wird dementsprechend nach unten vererbt.
2. Belegart "Vorschuss"
Sofern Sie das Menü "Erhaltene Vorschüsse" nicht nutzen und unabhängiger vom Status der Reise agieren möchten, können Sie eine Belegart "Vorschuss" anlegen. Bitte beachten Sie, dass die Allgemeinen Einstellungen aus dem ersten Kapitel hierfür nicht gelten.
Gehen Sie im Admin-Menü zu "Reisemanagement/Grundlagen/Belegarten". Legen Sie mit dem Button "Neu" die Belegart "Standardbeleg" an.
Im unteren Bereich können Sie nun die Einstellungen zur Belegart vornehmen. Wichtig ist hierbei die namentliche Kennzeichnung des Beleges als Vorschuss, sowie das Aktivieren der Checkbox "Storno", um eingegebene Beträge des Belegs in Abzug zu bringen.
Überprüfen Sie anschließend die Zuordnung der Belegart zu den Organisationseinheiten, damit diese in den Reisen für die Mitarbeiter zur Auswahl stehen (Admin-Menü/Grundlagen/Organisationseinheiten/Reiter "Reisekosten"/Reiter "Belegarten").
Wie Sie als Mitarbeiter einen Vorschuss hinterlegen, erfahren Sie im dazugehörigen Artikel.