In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie eine Berichtvorlage für Ihren Export oder andere Berichte hinterlegen.
Inhaltsverzeichnis
1. Lernvideo
Schauen Sie sich das Lernvideo zum Artikel an:
2. Vorlage anlegen
In dem Menüunterpunkt "Berichte" der jeweiligen Funktion in HRworks können Sie Vorlagen für Berichte und Exportformate hinterlegen. So erleichtern Sie sich den zukünftigen Abruf von Daten aus HRworks.
Gehen Sie beispielsweise in das Admin-Menü "Reisemanagement/Abrechnung/Berichte", um dort eine Vorlage für Ihren Finanzbuchhaltungsexport zu hinterlegen. Klicken Sie auf den Button "Neu", um eine neue Vorlage zu erstellen.
In der nun angelegten Vorlage können Sie die Einstellungen der einzelnen Reiter hinterlegen. Beginnend im Reiter "Berichte" wählen Sie den Bericht "Finanzbuchhaltungsexport" aus, geben diesem den gewünschten Namen und das benötigte Exportformat, welches für Sie eingerichtet wurde.
Optional können Sie sich zudem einen Kostenbericht mit digitalen Belegen als ZIP-Archiv ausgeben lassen. Aktivieren Sie hierfür die gleichnamige Checkbox.
Im Reiter "Organisationseinheiten" selektieren Sie die im Export/Bericht einzubeziehenden Organisationseinheiten. Bitte beachten Sie, dass manche Berichte, wie der Finanzbuchhaltungsexport, nicht für mehrere Länder gleichzeitig erstellt werden kann. Selektieren Sie hier im Feld "Land" das gewünschte Land aus.
Hinweis: Die Personenauswahl kann in Vorlagen nicht hinterlegt werden. Wenn Sie Berichte spezifisch nach Personen filtern möchten, machen Sie dies bitte unabhängig der Vorlage beim Erstellen des Berichts.
Im Reiter "Status" wählen Sie den Status der zu berücksichtigenden Reisen aus. Für den Finanzbuchhaltungsexport ist hier die Aktivierung der Checkbox “Nach erfolgreichem Ablauf des Berichts Status ändern und Zähler anpassen” inklusive dem Status "Abgerechnet" empfehlenswert.
Im Reiter “Zeitraum” ist je nach eingerichtetem Exportformat die Aktivierung der Checkbox “Alle Reisekosten unabhängig vom Datum auswählen” wichtig.
Wenn nun alle Einstellungen in den einzelnen Reitern hinterlegt wurden, können Sie mit Klick auf den Button "Speichern" die Änderungen für die Vorlage übernehmen. Hiermit können Sie nun Ihre zukünftigen Exporte erstellen.
3. Vorlagen verwalten
Möchten Sie Ihre Vorlagen verwalten, klicken Sie auf den gleichnamigen Button. Hier können Sie ausgewählte Vorlagen löschen oder kopieren. Darüber hinaus können Sie per Drag and Drop die Reihenfolge der Vorlagen im Dropdown Menü definieren.
Mit Klick auf “Ok” führen Sie die Änderungen aus.
