Wie fordere ich eine elektronische Signatur an? - Compliance Management

In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie für Dokumente im Compliance Management Signaturen anfordern.

Inhaltsverzeichnis

1. E-Signatur aktivieren
2. Administratorrolle zuweisen
3. Signatur für Dokumente im Compliance Management anfordern
4. Dokumente signieren
5. Signaturverfahren weiterverfolgen

 

1. E-Signatur aktivieren

Alle Informationen darüber, wie Sie das Add-On “E-Signatur” für die Nutzung vorbereiten, finden Sie im Artikel “Wie aktiviert und verwaltet man das E-Signatur Add-On?”

 

2. Administratorrolle zuweisen

Informationen zur allgemeinen Einrichtung des Compliance Management, finden Sie hier im Helpcenter-Artikel “Wie verwalte ich Compliance Management Dokumente?”.

Um Compliance Management Dokumente verwalten zu können, weisen Sie zunächst der dafür zuständigen Person die entsprechende Administrator-Rolle zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend in den “Rollen und Berechtigungen” den Haken unter “Personalverwaltung” in die Checkbox “Compliance Management Administrator”. Wählen Sie im unteren Bereich, für welche Organisationseinheiten die zugewiesene Rolle gelten soll. Setzen Sie die Häkchen in die gewünschten Felder und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.

3. Signatur für Dokumente im Compliance Management anfordern

Im Admin-Menü “Personalverwaltung/Compliance Management Dokumente” sehen Sie die Dokumente, die durch Ihre Mitarbeitenden zu bestätigen sind.

Um digitale E-Signaturen für ein Compliance Management Dokument einzuholen, laden Sie bitte ein neues Dokument mit E-Signatur-Verfahren hoch.

Dokument vorbereiten und Signatur anfordern

Das Dokument öffnet sich nun zur Bearbeitung in einem neuen Reiter. Hier können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:

 

Schritt 1: Unterzeichner hinzufügen

Klicken Sie auf "Unterzeichner hinzufügen" und wählen Sie aus, wer das Dokument unterschreiben soll. 

Hierbei stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Interne Unterzeichner: Wählen Sie hier aus allen Personen, für die Sie als Administrator zugewiesen sind, sowie darüber hinaus autorisierten Unterzeichnern, die für die gewählte aktuellen Funktion (z.B. Personalakte, Compliance Management) zur Verfügung stehen.

• Externe Unterzeichner: Geben Sie die Kontaktdaten einer beliebigen Person an, die das Dokument unterzeichnen soll.

• Dokumenten-Empfänger: Der Dokumenten-Empfänger ist die Person in HRworks, der das Dokument zugewiesen wird. Im Bereich Compliance Management sind dies alle Personen, deren Bestätigung für das Dokument eingefordert wird (per Zuweisung der eindeutigen Person oder der gesamten Firma), weshalb hier keine eindeutigen Kontaktdaten aufgeführt sind.

Mit der e-Signatur im Bereich Compliance Management Dokumente haben Sie verschiedene Möglichkeiten eine Bestätigung einzuholen:

• Das Dokument kann von ausgewählten Personen (interne / externe Unterzeichner) unterschrieben und anschließend den gewünschten Mitarbeitern zugeordnet werden, die das Dokument dann ohne Unterschrift bestätigen.
• Alle Empfänger des Dokuments sollen unterzeichnen. Für diesen Fall fügen Sie den Dokumenten-Empfänger als Unterzeichner hinzu. Dadurch wird von allen Personen, denen dieses Compliance Management Dokument zugeteilt wird, eine e-Signatur eingeholt.
• Das Dokument wird vorab von ausgewählten Personen unterzeichnet. Wenn diese Unterschriften erfolgt sind, wird das Dokument den Empfängern zugeteilt. Die Empfänger unterschreiben dann ebenfalls das Dokument. 

 

Schritt 2: Signaturfelder hinzufügen

Wählen Sie einen der hinzugefügten Unterzeichner aus und fügen Sie Signaturfelder hinzu. 

Die Felder können Sie auf dem Dokument verschieben und die Größe ändern, sodass Unterschriften an der korrekten Stelle eingefügt werden. Wurde ein Feld zu viel gesetzt, so kann dieses per Rechtsklick auf das Feld gelöscht werden.

Sie haben die Option mehrere Signaturfelder pro Person hinzuzufügen. Pro Unterzeichner muss allerdings mindestens ein Signaturfeld hinzugefügt werden.

 

Schritt 3: Reihenfolge der Unterzeichner bestimmen

Wählen Sie nun aus, ob die Reihenfolge der Unterzeichner berücksichtigt werden soll.

Wenn ja, so erhalten die zur Signatur aufgeforderten Personen das Dokument nacheinander, immer wenn die vorherige Person erfolgreich unterzeichnet hat.

 

 

Schritt 4: Art der Authentifizierung wählen

Entscheiden Sie nun, welche Art der Authentifizierung bei Unterzeichnung der Dokumente zum Einsatz kommen soll. 

Im Bereich Compliance Management haben Sie hier die Wahl aus der Authentifizierung per E-Mail oder dem vollständigen Verzicht auf die Authentifizierung.

Bei Authentifizierung per E-Mail wird in dem Moment, in dem eine Person unterschreiben möchte, ein Sicherheitscode an die hinterlegte E-Mailadresse gesendet.

Schritt 5: Bearbeitung abschließen

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie die Bearbeitung abschließen.

Klicken Sie hierzu auf “Speichern”. Sie werden nun gefragt, ob Sie damit fortfahren möchten, die Dokumenten-Empfänger des Compliance Management Dokuments zuzuweisen. Wählen Sie hier “Ja” und geben Sie an, ob das Dokument für das gesamte Unternehmen oder ausgewählte Personen zugewiesen wird. Nach Abschluss der Zuweisung klicken Sie auf “E-Signatur-Verfahren starten”, um die Signaturen einzuholen.

Ist in den Stammdaten eines Dokumenten-Empfängers keine für Empfang (und ggf. Verifizierung) erforderliche E-Mailadresse hinterlegt, so werden die zuständigen Personen-Administratoren via Systemaufgabe aufgefordert, diese Daten nachzupflegen.

Wurden Unterschriften interner oder externer Personen angefordert, so werden diese immer zuerst eingeholt, bevor das Dokument an die Dokumenten-Empfänger weitergeleitet wird. So wird vermieden, dass eine dieser internen oder externen Personen mehrfach unterzeichnen muss.

 

4. Dokumente signieren

Die Personen, von denen Signaturen angefordert werden, erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail.

Handelt es sich um eine Person, die in HRworks angelegt ist, so erfolgt die Unterschrift eingebettet innerhalb HRworks. Bei externen Personen erfolgt eine Weiterleitung zu unserem Partner Yousign.

Das Dokument kann nun durch den Unterzeichner eingesehen werden und alle Stellen, an denen eine Signatur eingefügt wird, werden hervorgehoben.

Beim Unterzeichnen kann entweder eine vorgefertigte Signatur eingefügt werden oder diese selbst gezeichnet werden. Beide Formen der Signatur haben die gleiche Gültigkeit.

Je nach Art der Authentifizierung wird die Identität des Unterzeichners zu diesem Zeitpunkt mit einem Sicherheitscode verifiziert.

5. Signaturverfahren weiterverfolgen

Per E-Mail werden Sie bei Compliance Management Dokumenten, zu welchen Sie Signaturen angefordert haben auf dem Laufenden gehalten. Informiert werden Sie, sowohl wenn einzelne Unterschriften eingehen, als auch wenn die finale Unterschrift auf dem Dokument platziert wird.

Zusätzlich können Sie im Admin-Menü “Personalverwaltung/Compliance Management Dokumente” den aktuellen Status pro Dokument nachverfolgen. Hier können Sie sich anzeigen lassen, welcher Personen bereits ein Dokument signiert oder bestätigt haben.