Wie erstelle ich eine Umfrage in der Personalentwicklung?

Inhaltsverzeichnis

1. Vorbereitung von Umfragen
2. Umfrage erstellen
3. Bereich und Fragen hinzufügen
4. Anonymitätseinstellungen
5. Umfrage testen
6. Umfrage veröffentlichen
   
   

 

1. Vorbereitung von Umfragen

Um Umfragen vorbereiten zu können, ist es sinnvoll Umfragevorlagen zu verwenden. Diese finden Sie unter "Umfragen/Umfragevorlagen".

Grundsätzlich haben Sie zwei Optionen:

• Vorlage erstellen: Hier können Sie individuelle Vorlagen für Ihr Unternehmen erstellen. Diese Umfragen sind für Admins und Personen mit der Berechtigung "Umfragen" einseh- und bearbeitbar.
• Eine Standardvorlage verwenden: Standardvorlagen werden Ihnen von HR WORKS zur Verfügung gestellt und können nicht direkt abgeändert oder gelöscht werden. Diese sind nur für Admins sichtbar. Nachdem eine Standardvorlage ausgewählt wurde, kann daraus eine unternehmensspezifische Vorlage erstellt werden. Die Standardvorlagen sind ausschließlich im Reiter "Umfragevorlagen" für Admins sichtbar.

 

 

 

2. Erstellen von Umfragen

Im Bereich “Alle Umfragen” können von Administratoren und HR-Managern mit Rechten für den entsprechenden Bereich Umfragen erstellt, verwaltet und die Ergebnisse eingesehen werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

a) Öffnen Sie das Portal und navigieren Sie in den Reiter "Umfragen".

b) Im nächsten Schritt können Sie unter "Umfrage erstellen" mit der Anlage starten.

 

c) Es öffnet sich ein Fenster mit zwei Angaben, welche als Pflichtfeld ausgefüllt werden müssen. Hierbei müssen der Name für die Umfrage sowie eine Beschreibung eingegeben werden. Zusätzlich können Sie, im Bereich "Überblick" das passende Bild für die Umfrage einzufügen, indem Sie auf das kleine Bild-Symbol oben rechts klicken. Optional haben Sie die Möglichkeit eine bestehende Vorlage auszuwählen.

d) Im Anschluss werden die Teilnehmenden ausgewählt und es eröffnet sich die optionale Möglichkeit einen Analysezugriff zu gewähren, welcher die Einsicht auf die Analyseergebnisse steuert:

Analysezugriffoptionen:

• Filtern von Ergebnissen nach Einheiten erlauben: Diese Option steuert, ob die Analyse nach Organisationseinheiten gefiltert werden kann
  
  • Ideal für organisationsweite Umfragen, um aussagekräftige Analysen zu ermöglichen.
    
    Nicht empfohlen für Umfragen mit nur wenigen Teilnehmenden pro Einheit, da sonst Rückschlüsse auf einzelne Personen anhand ihrer Antworten möglich sein können.

 

• Für teilnehmende Führungskräfte: Diese Option steuert, welche Umfrageergebnisse teilnehmende Führungskräfte einsehen können.

  • Nur eigenes Team: Ergebnisse sind nur für das eigene Team sichtbar.

  • Eigenes Team und Teams darunter: Die Sichtbarkeit umfasst auch untergeordnete Teams.

   

• Für einzelne Personen auf ausgewählte Einheiten: Diese Option ermöglicht es auch Personen ohne Teilnahme an der Umfrage die Ergebnisse dieser Umfrage einzusehen. Diese Einsicht ist auf diese Umfrage beschränkt und muss für jede Umfrage erneut vergeben werden.

 

Nun kann die Umfrage final erstellt werden und befindet sich automatisch im Status "Entwurf".

Befindet sich eine Umfrage im Status "Entwurf" bedeutet dies, dass die Umfrage noch nicht finalisiert ist und jederzeit bearbeitet werden kann. In diesem Status werden noch keine Informationen an die Teilnehmenden verschickt. Änderungen, Ergänzungen und Anpassungen sind vollständig möglich. Außerdem können nachträglich noch weitere Teilnehmende hinzugefügt werden.

e) In der jeweiligen Umfrage können die Fragen direkt angelegt und bearbeitet werden. Die Option "Bereich" bezeichnet einen thematischen Abschnitt oder Block, der mehrere zusammengehörige Fragen zu einem bestimmten Thema gruppiert. Durch die Einteilung in verschiedene Bereiche wird die Umfrage übersichtlicher und strukturierter gestaltet.

f) Über den Button "Veröffentlichen" kann die Umfrage abschließend veröffentlicht werden.

Um wiederholende Umfragereihen zu erstellen, kann vor der Veröffentlichung die entsprechende Umfrage über den Button "Weitere Aktionen" kopiert und das Start- und Enddatum der Reihe eintragen werden.

Um wiederholende Umfragereihen zu erstellen, kann vor der Veröffentlichung die entsprechende Umfrage über den Button "Weitere Aktionen" dupliziert und das Start- und Enddatum der Reihe eintragen, sowie Basisinfos bearbeitet werden (Titel und Beschreibung der Umfrage)

 

2. Bereich und Fragen hinzufügen

Im Profil der Umfrage können dann die Fragen in verschiedene Bereiche gegliedert werden. Jede Umfrage startet dabei mit einem Bereich, um die Fragen darunter zusammenzufassen. 

Nachdem der Titel für den ersten Bereich eingegeben wurde, können die ersten Fragen eingegeben werden. Es stehen die folgenden Fragearten zur Verfügung:

• Multiple Choice - Hier kann aus mehreren Antworten gewählt werden, wobei bestimmt werden kann, ob eine Auswahl erlaubt ist oder mehrere
• Multiple Choice mit Abbildungen (hier können Bilder mit eingefügt werden)
• Score Scale - Bewertung auf einer 5, 6, 7 oder 10-stufigen Skala
• Matrix Skala - Bewertung mehrerer Fragen auf einer gleich beschrifteten Skala
• Ranking - Um verschiedene Antworten zu ordnen
• Offener Text - Für rein offene Fragen

Durch Klick auf eine Frageart wird diese sofort hinzugefügt und kann anschließend entsprechend befüllt werden. Jede Frage kann als "Erforderlich“ markiert werden und kann damit nicht übersprungen werden. Zusätzlich kann ein Freitextfeld eingefügt werden, damit Mitarbeiter ihre Auswahl begründen oder weitere Kommentare hinzufügen können. Über den Button "Speichern“ wird die Frage gespeichert.

 

 

3. Anonymitätseinstellungen

Umfragen sind grundsätzlich anonym und lassen daher keine Rückschlüsse auf einzelne Personen, Organisationseinheiten oder andere personenbezogene Daten zu.

Wenn Sie dennoch Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeitende ermöglichen möchten, können Sie zu Beginn der Umfrage eine "Offener Text“-Frage einfügen und nach dem Namen fragen. Dadurch wird die Anonymisierung umgangen und im Excel-Export sind die Antworten dem jeweiligen Namen zugeordnet.

Wenn Sie Auswertungen nach Organisationseinheiten oder anderen Kategorien vornehmen möchten, können Sie diese zu Beginn der Umfrage über eine Multiple-Choice-Frage abfragen.

Sollten weniger als 5 Antworten von einer Organisationseinheit, Betriebsstätte oder Gruppe vorliegen, werden diese Antworten nicht einzeln ausgewiesen. Der zugehörige Filter steht dann nicht zur Verfügung.

 

 

 

4. Umfragen testen

Wenn Sie eine Umfrage testen möchten, können Sie die Umfrage zuerst erstellen, sich selbst und weitere Tester als “Teilnehmer” hinzufügen und diese dann veröffentlichen. Nach dem Test können Sie die Umfrage kopieren und die Personen hinzufügen, die tatsächlich an der Umfrage teilnehmen sollten.

Um eine Umfrage zu kopieren öffnen Sie diese bitte unter "Umfragen/Alle Umfragen" und klicken auf "Weitere Aktionen" gefolgt von "Umfrage duplizieren":

 

 

5. Umfrage veröffentlichen

Sobald alle Fragen der Umfrage eingegeben wurden bzw. eine Vorlage vollständig bearbeitet ist, können Start- und Enddatum über das Drei-Punkte-Menü und anschließend "Bearbeiten“ festgelegt werden. 

Nachdem Start- und Enddatum definiert worden sind, kann die Umfrage veröffentlicht werden.

Wenn der Button "Veröffentlichen“ in einer Umfrage nicht angezeigt wird, liegt dies in der Regel daran, dass mindestens eine Frage oder ein Bereich der Umfrage noch nicht korrekt gespeichert wurde. Bitte gehen Sie die Umfrage Schritt für Schritt durch und prüfen Sie:

• ob in jeder Frage ein Text hinterlegt ist und
• ob für jede Frage der Button "Speichern“ betätigt wurde und
• ob in jedem Bereich eine Frage hinterlegt ist.

Sobald alle Fragen einen Inhalt haben und ordnungsgemäß gespeichert sind, wird der Button "Veröffentlichen“ automatisch angezeigt.