In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie als Administrator das Add-On für die Nutzung der E-Signatur in HRworks aktivieren und welche Einstellungen Sie daraufhin vornehmen können.
Inhaltsverzeichnis
- Aktivierung
- Autorisierte Unterzeichner festlegen
- Verfahren einsehen und Nachweisdokumente herunterladen
- Erfolgte Signaturen
- Grundlagen
Allgemeines über die E-Signatur erfahren Sie in unserem Blog-Beitrag
4 Gründe, warum die E-Signatur in der Personalverwaltung unverzichtbar ist
Hinweis zur E-Signatur bei Arbeitsverträgen:
Durch das beschlossene Bürokratieentlastungsgesetz IV treten zum 1. Januar 2025 Änderungen im Nachweisgesetz in Kraft. Das Nachweisgesetz soll die Beschäftigung für Arbeitnehmende transparenter und vorhersehbarer machen.
Mit dem BEG IV wird das Nachweisgesetz dahingehend geändert, dass künftig die wesentlichen Arbeitsbedingungen im Sinne des § 2 NachwG in Textform abgefasst und elektronisch an die Arbeitnehmenden übermittelt werden können. Dies gilt allerdings nur dann, wenn:
- das Dokument für die Arbeitnehmenden zugänglich ist
- das Dokument gespeichert und ausgedruckt werden kann und
- der Arbeitgeber die Arbeitnehmenden mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
Weitere Informationen dazu finden Sie hier in einem gesonderten Helpcenter-Artikel.
1. Aktivierung
Öffnen Sie das Admin-Menü “Grundlagen/Integrationen/E-Signatur” als Master- oder E-Signatur-Administrator.
Ist die E-Signatur noch nicht aktiviert, werden Sie direkt darauf hingewiesen und haben die Option, der Aktivierung zuzustimmen.
Mit Aktivierung werden folgende Administratoren berechtigt, digitale Signaturen von Personen der Ihnen zugewiesenen Organisationseinheiten anzufordern:
- Personalverwaltung
- Compliance Management-Administrator
- Personalakten-Administrator
Möchten Sie die Aktivierung nachträglich vornehmen oder das Add-On wieder deaktivieren, können Sie dies über den Reiter “Grundlagen” im Admin-Menü “Grundlagen/Integrationen/E-Signatur”.
2. Autorisierte Unterzeichner festlegen
Compliance Management- und Personalakten-Administratoren haben in Ihren jeweiligen Funktionsbereichen Zugriff auf alle Personen, für deren Organisationseinheiten sie zugewiesen sind.
Beim Anfordern digitaler Signaturen kann es allerdings vorkommen, dass Signaturen auch intern z.B. von der Geschäftsführung angefordert werden müssen, auch wenn diese nicht einer dem Administrator zugewiesenen Organisationseinheit angehören.
In diesem Fall können Sie im Reiter “Autorisierte Unterzeichner” pro Anwendungsbereich der E-Signatur Personen festlegen, welche von allen Administratoren als Unterzeichner ausgewählt werden können.
3. Verfahren einsehen und Nachweisdokumente herunterladen
In der Registerkarte “Verfahren” können alle laufenden und vergangenen Signaturverfahren eingesehen und nach Zeitraum sowie Status gefiltert werden.
Ein Signaturverfahren kann hierbei die Anforderung digitaler Unterschriften von mehreren Personen beinhalten.
Sind alle Unterschriften erfolgt und das Verfahren im Status “Fertiggestellt”, so können zudem Nachweisdokumente für die elektronischen Unterschriften heruntergeladen werden.
4. Erfolgte Signaturen
In der Registerkarte “Erfolgte Signaturen” erhalten Sie eine Übersicht über jede erfolgreich getätigte Signatur und den Zeitpunkt der Unterschrift.
Da die Transaktionskosten für erfolgte E-Signaturen monatlich protokolliert und in Rechnung gestellt werden, können Sie auch hier nach Monaten filtern und können somit die Daten Ihrer Abrechnung gegenprüfen.
5. Grundlagen
Im Menü “Grundlagen” sehen Sie, ob das Add-On aktuell aktiviert oder deaktiviert ist. Hier können Sie entsprechend auch die (De)Aktivierung vornehmen.
Häufige Fragen und Antworten zur Thematik "E-Signatur" finden Sie in unserem FAQ-Artikel.