In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie die Schnittstelle zwischen TimeTac und HR WORKS einzurichten ist und welche Vorbereitungen hierfür zu treffen sind.
Inhaltsverzeichnis
- Voraussetzungen
- Vorbereitung
- Einrichtung
- Stammdaten: HR WORKS → TimeTac
- Abwesenheiten: TimeTac → HR WORKS
- Anwendungsfragen zu TimeTac
1. Voraussetzungen
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Sie mit der Einrichtung der Schnittstelle fortfahren können:
- Sie verfügen über aktive Firmenzugänge zu HR WORKS und TimeTac
- Sie sind Administrator in TimeTac und haben die Rolle “TimeTac-Administrator” in HR WORKS oder können sich diese selbst zuweisen
2. Vorbereitung
Abgleich der Nutzerdaten in HR WORKS und TimeTac
Bei erstmaliger Synchronisation einer Person zwischen HR WORKS und TimeTac versucht HR WORKS automatisch die passende Person in TimeTac zu identifizieren und zu verknüpfen. Dies erfolgt vorrangig anhand der E-Mail-Adresse der Person. Als zweites Merkmal werden der Benutzername (TimeTac) und die Benutzerkennung (HR WORKS) herangezogen.
Stellen Sie daher in Vorbereitung der Synchronisation von bestehenden Personen sicher, dass die (geschäftl.) E-Mail-Adresse, sowie Benutzername und -kennung in beiden Systemen identisch (inkl. Groß-/Kleinschreibung) sind.
Dies erfolgt in HR WORKS über die Stammdaten von Personen, die Sie unter “Administrator/Personen/Personen” einsehen können und in TimeTac im Menü “Einstellungen/Benutzereinstellungen/Benutzerverwaltung”.
Bitte beachten Sie: Dieser Schritt ist dann erforderlich, wenn bereits Personen in TimeTac angelegt sind, die für die Schnittstelle mit den passenden Personen bei HR WORKS in Verbindung zu bringen sind.
3. Einrichtung
Schnittstelle aktivieren
Die Einrichtung der Schnittstelle können Sie in HR WORKS selbst unter "Admin/Grundlagen/ Integrationen/TimeTac" vornehmen. Hierzu benötigen Sie zunächst API Credentials aus TimeTac.
Erstellung API Credentials in TimeTac
Öffnen Sie einen separaten Tab in Ihrem Browser und melden Sie sich als Administrator in TimeTac an. Öffnen Sie nun das Menü “Einstellungen/Accounteinstellungen/Account-
verwaltung/Reiter API Credentials”.
Erstellen Sie ein neues Set an API Credentials, indem Sie einen Namen und ein Ablaufdatum angeben. Da die Schnittstelle voraussichtlich dauerhaft verbunden bleiben soll, setzen Sie das Ablaufdatum ein paar Jahre in die Zukunft. Klicken Sie auf “Erstellen”, um die Credentials zu generieren.
Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie Ihre Client ID und das Client Secret einsehen und kopieren können. Übertragen Sie diese Daten in HR WORKS.
Achtung: Das Client Secret können Sie nach Schließen dieses Fensters nicht noch einmal aufrufen. Stellen Sie daher unbedingt sicher, dass Sie die Eingabe vor Schließen des Fensters in HR WORKS übertragen haben.
Authentifizierung in HR WORKS
Geben Sie hier den Accountnamen ein, mit dem Sie sich bei TimeTac anmelden und tragen Sie zusätzlich die generierten Credentials in HR WORKS unter "Admin/Grundlagen/ Integrationen/TimeTac" ein. Mit "Speichern" sichern Sie Ihre Eingaben.
Warten Sie nun ein paar Minuten und klicken Sie auf den Button “TimeTac-Integration aktivieren”.
Stimmen die Daten, so erhalten Sie die Rückmeldung, dass die Autorisierung erfolgreich war, und können mit der weiteren Einrichtung fortfahren.
Einstellungen
Im Menüpunkt “Admin/Grundlagen/ Integrationen/TimeTac“ im Reiter “Einstellungen” kann eingestellt werden, welche Stammdaten zwischen beiden Systemen synchron gehalten werden sollen. Hierbei sind Vor- und Nachname, Benutzerkennung, aktuelle Organisationseinheiten-Schlüssel, ausgewählte Sprache und Beginn der Nutzung TimeTac eines Mitarbeiters als Pflichtfelder markiert.
Hier wählen Sie außerdem, ob für neu angelegte Personen in HR WORKS die Schnittstelle direkt aktiviert sein soll, so dass diese automatisch auch neu in TimeTac angelegt werden, oder ob zunächst HR WORKS als Zeitwirtschafts-System aktiviert sein soll und Personen nur bei Bedarf für die Synchronisation aktiviert werden sollen.
Klicken Sie hier auf “Daten übernehmen”, um mit der Einrichtung fortzufahren.
Personenauswahl
Im Reiter “Personenauswahl” wählen Sie nun, welche Ihrer bestehenden HR WORKS Personen zu TimeTac synchronisiert werden.
Klicken Sie die Personen in der Liste an und anschließend auf “Speichern”. Wenn alles passt, klicken Sie den “Initiale Übertragung starten”-Button, der nach dem Speichern erschienen ist.
Sie werden nun durch die erstmalige manuelle Synchronisation geführt.
Bestätigen Sie hierbei zunächst noch einmal die für die manuelle Synchronisation ausgewählten Personen und klicken auf “TimeTac-Synchronisation starten”:
Gibt es bereits Personen, die in beiden Systemen vorhanden sind, stellen Sie sicher, dass der eingangs erwähnte Abgleich der Personendaten bereits erfolgt ist, so dass die Personen erfolgreich verknüpft werden können. Personen, die nicht erfolgreich verknüpft werden können, werden neu in TimeTac angelegt.
Bestätigen Sie die folgende Zusammenfassung, um die Synchronisation abzuschließen.
Geben Sie den Systemen nun einen Moment Zeit, um die Daten auszutauschen. Bereits nach kurzer Zeit sollten die gewählten Personen in HR WORKS als “Synchron” markiert sein.
Hinweise zum Personenabgleich
HR WORKS versucht bei der Synchronisation von Personen, die noch nicht mit TimeTac Personen verknüpft sind, automatisch eine Verbindung herzustellen. Kann keine Verbindung festgestellt werden, wird eine neue Person in TimeTac angelegt.
Dies erfolgt nach folgender Logik:
- E-Mail-Adresse zum Abgleich in HR WORKS und TimeTac vorhanden:
Gibt es eine oder mehrere Personen, die die gleiche E-Mail-Adresse in TimeTac haben, wie in HR WORKS?- Ja, die E-Mail-Adresse genau einer Person in TimeTac stimmt mit der E-Mail-Adresse genau einer Person aus HR WORKS überein.
→ Die Personen in TimeTac und HR WORKS werden miteinander verbunden - Ja, mehrere Personen in TimeTac haben die gleiche E-Mail-Adresse, wie die Person in HR WORKS.
Stimmt bei einer der Personen der Benutzername in TimeTac mit der Benutzerkennung in HR WORKS überein?- Ja. → Die Personen in TimeTac und HR WORKS werden miteinander verbunden.
- Nein. → Es wird eine neue Person in TimeTac angelegt.
- Ja, die E-Mail-Adresse genau einer Person in TimeTac stimmt mit der E-Mail-Adresse genau einer Person aus HR WORKS überein.
- Keine E-Mail-Adresse in TimeTac vorhanden
Stimmt bei einer der Personen der Benutzername in TimeTac mit der Benutzerkennung in HR WORKS überein?- Ja. → Die Personen in TimeTac und HR WORKS werden miteinander verbunden.
- Nein. → Es wird eine neue Person in TimeTac angelegt.
Die Einrichtung ist mit der Auswahl der Personen und folgender initialer Synchronisation abgeschlossen.
Ab jetzt werden Stammdaten und Abwesenheiten zwischen den Systemen ausgetauscht.
4. Stammdaten: HR WORKS → TimeTac
Die Stammdaten-Änderungen aus HR WORKS werden umgehend in TimeTac angestoßen. Im Folgenden wird noch einmal aufgeführt, welche Arten von Änderungen und Auswirkungen dadurch entstehen können.
Übertragung neuer Personen
Werden Personen aus HR WORKS synchronisiert, die nicht automatisch mit Personen in TimeTac in Verbindung gebracht werden konnten, so wird in TimeTac eine neue Person erstellt.
- Für den Beginn der Nutzung TimeTac wird hierbei entweder jeweils der aktuelle Tag oder das Eintrittsdatum der Person hinterlegt.
- Die Abteilung wird auf “HR WORKS default department” gesetzt → Sollte manuell in TimeTac angepasst werden
- In TimeTac unter “Einstellungen/Vorlagen/Arbeitszeitmodelle” das Arbeitszeitmodell “HR WORKS 0-Sollstunden” → Sollte manuell in TimeTac angepasst werden
Ist in den Schnittstellen-Einstellungen definiert, dass TimeTac die verwendete Zeitwirtschaft für neue Personen ist, so werden in HR WORKS neu angelegte Personen auch direkt als neue Person in TimeTac erstellt.
Die weitere Zuweisung der erstellten Personen zur richtigen Abteilung und dem passenden Arbeitszeitmodell sowie alle weiteren Einstellungen zur Zeitwirtschaft können Sie als Administrator in TimeTac vornehmen.
Bestehende Personen und Änderungen
Je nach eingestellter Datenkonfiguration wird bei einer Änderung der jeweiligen Stammdaten in HR WORKS die Synchronisation automatisch angestoßen.
Neben der automatischen Synchronisation, wenn sich Daten ändern, können auch individuell gewünschte Synchronisationen manuell angestoßen werden, z. B. wenn Stammdaten in TimeTac geändert wurden und wieder auf den Stand aus HR WORKS gebracht werden sollen oder wenn neue Personen für die Synchronisation markiert wurden.
Wird ein Austrittsdatum für eine Person gesetzt und eine Synchronisation findet statt, so wird zu diesem Datum auch das Nutzungsende in TimeTac eingetragen. Wird die Person daraufhin in HR WORKS auf ausgeschieden gesetzt, so wird sie auch in TimeTac deaktiviert, wenn diese für die TimeTac Synchronisation selektiert war.
Protokoll
In HR WORKS unter “Admin/Grundlagen/Integrationen/TimeTac” im Tab “Protokoll” können Änderungen der letzten 14 Tage eingesehen werden. Das Protokoll wird erst nach erfolgreicher Einrichtung aktiviert.
Hier werden Stammdatenänderungen sowie das Anlegen von Personen protokolliert und es kann nachvollzogen werden, wenn Änderungen fehlschlagen und eine Person somit als “Asynchron” markiert wird. Die Sortierung der Log-Einträge ist von neu zu alt aufgebaut und per Klick auf “Protokoll aktualisieren” werden die Daten neu geladen.
Unter “Admin/Personen/Personen” → “Geöffnete Person/Stammdaten/Stammdaten” im Reiter “Protokoll” findet sich zudem das Personenprotokoll der Mitarbeitenden. Hier sind ebenfalls TimeTac Einträge zu finden, die hier allerdings auch Änderungen beinhalten, die älter als 14 Tage sind. Als auslösende Rolle wird hier nur der automatische Synchronisationsprozess angeführt.
5. Abwesenheiten: TimeTac → HR WORKS
Die Übertragung der Abwesenheiten erfolgt stündlich.
Abwesenheiten und Krankmeldungen werden in die entsprechenden vorhandenen Menüs bei Personen in HR WORKS angezeigt. Homeoffice aus TimeTac kommt hierbei in HR WORKS ebenfalls als Abwesenheit zur Anzeige.
6. Anwendungsfragen zu TimeTac
Sollten Sie Fragen zum System TimeTac haben, finden Sie zahlreiche Hilfestellungen über folgende Helpdesk-Seiten:
Klicken Sie hier für die allgemeine Helpdesk-Seite und hier für TimeTac Next.
Stellen Sie gerne Ihr Fragen schriftlich an support@timetac.com oder nehme Sie Kontakt über folgendes Formular auf.