In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie über den Änderungsimport mehrere Mitarbeiter gleichzeitig bezüglich Stammdaten bearbeiten können.
Inhaltsverzeichnis
- Lernvideo
- Administratoren-Rollen zuweisen
- Personenstammdaten exportieren
- Daten in Excel/Google Sheet bearbeiten
- Geänderte Daten importieren
1. Lernvideo
Schauen Sie hier das Lernvideo zum Artikel:
2. Administratoren-Rollen zuweisen
Für den Stammdaten-Änderungsimport sind die Rollen Master- und Personen-Administrator erforderlich. Weisen Sie als Master-Administrator den zuständigen Personen zunächst die entsprechende Rollen zu. Öffnen Sie hierzu als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick die gewünschten Personen und navigieren in das Menü “Rollen und Berechtigungen”. Haken Sie die entsprechenden Rollen an.
Den Vorgang schließen Sie mit dem “Speichern” Button ab.
Hinweis: Der Master-Administrator kann selbst Rollen und Berechtigungen vergeben.
3. Personenstammdaten exportieren
Im Admin-Menü "Grundlagen/Listen/Erstellen" wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Liste „Import – Alle Personendaten in der Form, wie der Import sie benötigt“ und das Dateiformat "HTML" aus und markieren Sie anschließend in den Reitern die gewünschten Organisationseinheiten oder Personen.
Klicken Sie auf den Button „Bericht erstellen“, um die Liste zu erstellen.
Die erstellte Liste können Sie im unteren Bereich unter „Aktuelle Listen“ per Doppelklick herunterladen. Alternativ markieren Sie die Liste und klicken Sie auf „Download“.
Jede Liste in HTML-Format können Sie nach Aufrufen per Copy & Paste in Excel einfügen und dort weiterbearbeiten. Dazu markieren Sie die gesamte Liste mit der Tastenkombination STRG+A und kopieren den Inhalt mit STRG+C. Öffnen Sie anschließend Excel oder ein Google Sheet und fügen Sie den Inhalt mit STRG+V ein.
Löschen Sie alle Zeilen oberhalb der Spaltenbezeichnungen sowie die letzte Zeile unter der Tabelle mit dem aktuellen Zeitstempel.
Entfernen Sie anschließend in der Tabelle, bis auf die Spalte „Benutzerkennung“, alle Spalten, die Sie über den Änderungsimport nicht ändern möchten. Die Spalte „Benutzerkennung“ ist zwingend für einen Änderungsimport notwendig.
Hinweis: Die Benutzerkennung selbst kann über den Änderungsimport nicht geändert werden, da diese zur Zuordnung der Personen benötigt wird.
Befüllen Sie die übrigen Spalten mit Ihren geänderten Daten und speichern Sie die Tabelle im csv-Format.
Im Admin-Menü "Personen/Personen" klicken Sie auf den Button „Import“ (Voraussetzung ist die Rolle „Master-Administrator“). Wählen Sie nun Ihre Datei vom PC aus und klicken Sie auf „Upload“. Entfernen Sie die Checkbox „Neue Personen importieren“ und setzen Sie die Checkbox „Bestehende Personen ändern".
Überprüfen Sie im Kasten darunter, ob die zugeordneten Werte zu den Feldern passen. Falls nicht, können Sie die Zuordnungen hier korrigieren.
Klicken Sie anschließend auf „Import“ und warten Sie die anschließende Meldung über den erfolgreichen Import ab. Die Änderungen wurden automatisch durchgeführt.