In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie die grundlegenden Einstellungen zur Funktion Reisemanagement verwalten.
Inhaltsverzeichnis
Alle Menüpunkte befinden sich im Admin-Menü "Reisemanagement/Grundlagen".
1. Mehrwertsteuer
In diesem Menü hinterlegen Sie für Ihre vorsteuerabzugsberechtigen Länder die jeweiligen Mehrwertsteuersätze inklusive Gültigkeitszeitraum und Export-/Importschlüssel.
Zudem können Sie mit Klick auf "Alle Länder anzeigen" weitere ausländische Steuersätze für Ihr jeweils oben ausgewähltes Abrechnungsland (im Bild "Deutschland") hinterlegen. Wählen Sie das entsprechende Land in der Liste aus und gehen Sie auf "+Neu". Im sich öffnenden Fenster können Sie Name, (Import-)Schlüssel und Typ der neuen Mehrwertsteuer definieren. Mit "Ok" legen Sie den Mehrwertsteuersatz an.
2. Belegarten
Um die Belegarten, welche in den Reisen der Mitarbeiter zur Auswahl stehen, zu verwalten, gehen Sie in das Menü "Belegarten". Bestehende Belege können durch Auswahl in der Liste bearbeitet werden. Neue Belegarten legen Sie mit dem Button "+Neu" an. Wählen Sie zunächst den Belegtyp aus, um anschließend Name, Kontierung, Schlüssel und Mehrwertsteuer zu hinterlegen.
Zusätzlich können Sie je nach Belegart folgende Optionen aktivieren:
Null erlaubt?: Wenn die Checkbox aktiviert ist, kann der Betrag 0,00 Euro innerhalb des Belegs angegeben werden. Ansonsten wäre dies nicht erlaubt.
Storno: Wenn der Betrag des Belegs in Abzug gebracht werden soll, also einen Minusbetrag abbildet, wird diese Option aktiviert.
Warnung Mahlzeitenkürzung: Bei aktivierter Checkbox werden Mitarbeiter beim Anlegen dieses Belegs darauf hingewiesen, Kürzungen innerhalb der Tagesangaben bei Abschluss der Reise vorzunehmen.
Versteuern? (bei Typ "Standardbeleg"): Der Betrag des Belegs wird ggf. lohnsteuerpflichtig, sobald die Checkbox aktiviert ist.
Fahrzeug (bei Typ "Standardbeleg"): Der Beleg erscheint in den Fahrzeugberichten (Admin-Menü/Reisemanagement/Abrechnung/Berichte).
Belegart zusätzlich in Belegmappen verwenden (bei Typ "Hotel" und "Hotel mit Nebenleistungen": Mit Aktivierung der Checkbox ist diese Belegart nicht nur in Reisekostenabrechnungen, sondern auch in Belegmappen auswählbar.
Sofern Sie Belegarten löschen bzw. deaktivieren möchten, wählen Sie diese per Rechtsklick aus und gehen auf "Löschen".
Die Belegart wird gelöscht, wenn sie bisher in keiner Reise erfasst wurde. Sobald eine Belegart innerhalb einer Reise gepflegt ist, wird diese zur Historisierung deaktiviert.
Deaktivierte Belegarten können Sie mit Anhaken der Checkbox "Deaktivierte Belegarten anzeigen" zusätzlich auflisten. Diese sind mit einem entsprechendem Symbol gekennzeichnet.
Wenn die Belegart erneut Anwendung findet, können Sie mit Klick auf "Belegart reaktivieren" die Belegart wieder aktivieren.
3. Zahlungsarten
Hier werden die Zahlungsarten verwaltet, welche den Mitarbeitern zur Auswahl für die Zahlung Ihrer Reisekosten stehen. Mit dem Button "+Neu" werden Zahlungsarten angelegt. Im unteren Bereich pflegen Sie die Bezeichnung, Kontierung und Schlüssel der Zahlungsart. Optional kann die Checkbox "Mindert Auszahlung" aktiviert werden, wenn Beträge mit der Zahlungsart in Abzug gebracht werden sollen.
Sofern die Zahlungsart standardmäßig in den Reisen ausgewählt sein soll, wählen Sie diese im Feld "Standard Zahlungsart" aus.
4. Spesengruppen
Innerhalb des Menüs "Spesengruppen" verwalten Sie die gesetzlichen und individuellen Spesenregelungen. Mehr hierzu erfahren Sie in den jeweiligen Helpcenter Artikeln:
Belegarten, Zahlungsarten und Spesengruppen können Organisationseinheiten spezifisch zugeordnet werden. Diese würden nur den entsprechenden Organisationseinheiten zur Verfügung stehen. Mehr hierzu erfahren Sie in folgendem Artikel.
Wenn zudem historisierte Belegarten, Zahlungsarten oder Mehrwertsteuersätze per Rechtsklick gelöscht werden, erfolgt eine Deaktivierung.
5. Währungen & Kurse
Im Menü "Währungen" legen Sie die Währungen fest, welche standardmäßig in den Belegen zur Verfügung gestellt werden sollen. Haken Sie hierfür die Checkbox "Häufig verwendet?" an und speichern Sie die Änderung ab.
Um die Kurse der verschiedenen Währungen einzusehen, wechseln Sie in das Menü "Kurse". Wählen Sie die gewünschte Währung sowie den Zeitraum aus und starten Sie die Suche mit dem gleichnamigen Button "Suchen".
6. Einstellungen
Alle weiteren grundlegenden Einstellungen zum Reisemanagement finden Sie im Menü "Einstellungen". Hier legen Sie Optionen fest, wie die Verwendung von digitalen Belegen und Originalbelegen sowie Handhabungen mit Mahlzeitenkürzungen.
