In folgendem Artikel erfahren Sie, welche Funktionen in der jeweiligen Admin-Rolle enthalten sind.
Inhaltsverzeichnis
- A1-Antragsadministrator
- Führerscheinkontroll-Administrator
- Kreditkarten-Administrator
- Reisebestellungs-Administrator
- Reisekosten-Administrator
- Reisekostenabrechnungs-Administrator
- Reisekostenberichts-Administrator
- Reisekostengrundlagen-Administrator
- Reisekostenprüfungs-Administrator
- Reiserichtlinien-Administrator
- Spesengruppen-Administrator
1. A1-Antragsadministrator
Mit Zuweisung der A1-Antragsadministrator-Rolle verarbeiten und prüfen Sie die eingereichten A1-Anträge der Mitarbeiter, leiten diese an die Krankenkasse weiter und fügen die notwendigen Dokumente bei Erhalt hinzu.
2. Führerscheinkontroll-Administrator
Als Führerscheinkontroll-Administrator können Sie diese Funktion aktivieren und festlegen, in welchen Intervallen die Führerscheine der reisenden Mitarbeiter kontrolliert werden sollen. Ebenfalls wählen Sie die Art der elektronischen Kontrolle aus. Sie entscheiden, ob die Nachweise per Bilder-Upload, Live-Bilder-Verfahren oder Video-Verfahren eingereicht werden. Anschließend kontrollieren Sie die eingereichten Führerschein-Nachweise Ihrer Mitarbeiter.
Als Kreditkarten-Administrator importieren Sie die Daten bzw. Belege von den Firmenkreditkartenrechnungen Ihrer Mitarbeiter.
Als Reisebestellungs-Administrator verwalten Sie die Reisebeschaffung für die Personen der ausgewählten Organisationseinheit/en. Dies erfolgt in den Menüs der jeweiligen Personen. Sie geben die Bestellungen von Reisemitteln an, die ggf. nach der Genehmigung durch Ihren Vorgesetzten zur Buchung an die Reisestelle Ihres Unternehmens weitergeleitet werden.
Als Reisekosten-Administrator verwalten Sie die Reisekostenabrechnungen für die Personen der ausgewählten Organisationseinheit/en. Dies erfolgt in den Menüs der jeweiligen Personen. Sie erfassen oder bearbeiten Reisekostenabrechnungen bzw. Belegmappen.
Als Reisekostenabrechnungs-Administrator nehmen Sie die Einstellungen für den Lohn- oder Finanzbuchhaltungsexport sowie für weitere Berichte vor. Sie erstellen Exporte zur Übertragung der abzurechnenden Reisen an die Lohn- oder Finanzbuchhaltung sowie Berichte, Jahresberichte und Auswertungen. Sie konfigurieren, welche Daten über Durchlaufzeiten die Berichte ausgeben sollen oder welche Daten die Controllingberichte pro Person/Pro Organisationseinheit/pro Kostenstelle/pro Kostenträger ausgegeben werden sollen. Sie erhalten Übersicht über alle Reisen, die in HRworks auf “Abgerechnet” gesetzt worden sind. Sie archivieren abgerechnete Reisen, um diese unveränderbar zu speichern.
Als Reisekostenberichts-Administrator erstellen Sie Berichte, jährliche Berichte oder Berichtsvorlagen über die abgerechneten Reisen der ausgewählten Organisationseinheit/en.
Als Reisekostengrundlagen-Administrator verwalten Sie die grundlegenden Einstellungen zur Reisekostenabrechnung. Sie hinterlegen Zahlungs- und Belegarten, Mehrwertsteuerschlüssel, Kürzungen und Sachbezüge. Sie importieren Daten von Kreditkarten, Belegen und Reisen.
Als Reisekostenprüfungs-Administrator prüfen Sie die Reisekosten auf buchhalterische Korrektheit für die Personen der ausgewählten Organisationseinheit/en:
- Sie prüfen die Reisekosten anhand der Abrechnungen, die die Mitarbeiter eingereicht haben.
- Sie prüfen die Reisekosten anhand der elektronischen Belege.
- Sie prüfen Eintagesreisen ohne Belege.
- Sie rufen Berichte nach Referenznummer auf, die bei der Erstellung des Finanzbuchhaltungsexports generiert wurden.
Als Reiserichtlinien-Administrator verwalten Sie die Reiserichtlinien in Ihrem Unternehmen mit zuständigem Travel Manager. Sie definieren die Anbieter für Flüge, Bahnfahrten, Mietwagen und Hotelunterkünfte sowie die Kategorien bzw. Klassen für die Reisemittel.
Sie bestimmen, welche Anbieter und Kategorien den Mitarbeitern standardmäßig zur Verfügung gestellt werden sollen. Sie legen fest, mit welcher Belegart die Hotel-, Mietwagen-, Flug- oder Bahnbestellungen in der daraus resultierenden Reise angelegt werden.
Als Spesengruppen-Administrator verwalten Sie die Tages- und Übernachtungspauschalen mit jeweiliger Kontierung. Sie hinterlegen und bearbeiten firmenindividuelle Spesengruppen, die Sie anschließend jedes Jahr selbst aktualisieren können.
