Personalentwicklung: Erstellen und Auswerten von Umfragen

Inhaltsverzeichnis

Vorbereitung von Umfragen
Erstellen von Umfragen
Testen von Umfragen
Auswertung von Umfragen
Statusoptionen von Umfragen
Arten von Fragen in Umfragen
Benachrichtigung über neu erstellte Umfragen

1. Vorbereitung von Umfragen

Um Umfragen vorbereiten zu können, ist es sinnvoll Umfragevorlagen zu verwenden. Diese finden Sie unter "Umfragen/Umfragevorlagen".

Grundsätzlich haben Sie zwei Optionen:

Vorlage erstellen: Hier können Sie individuelle Vorlagen für Ihr Unternehmen erstellen. Diese Umfragen sind für Admins und Personen mit der Berechtigung "Umfragen" einseh- und bearbeitbar.
Eine Standardvorlage verwenden: Standardvorlagen werden Ihnen von HR WORKS zur Verfügung gestellt und können nicht direkt abgeändert oder gelöscht werden. Diese sind nur für Admins sichtbar. Nachdem eine Standardvorlage ausgewählt wurde, kann daraus eine unternehmensspezifische Vorlage erstellt werden. Die Standardvorlagen sind ausschließlich im Reiter "Umfragevorlagen" für Admins sichtbar.

2. Erstellen von Umfragen

Im Bereich “Alle Umfragen” können von Administratoren und HR-Managern mit Rechten für den entsprechenden Bereich Umfragen erstellt, verwaltet und die Ergebnisse eingesehen werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

a) Öffnen Sie das Portal und navigieren Sie in den Reiter "Umfragen".

b) Im nächsten Schritt können Sie unter "Umfrage erstellen" mit der Anlage starten.

c) Es öffnet sich ein Fenster mit zwei Angaben, welche als Pflichtfeld ausgefüllt werden müssen. Hierbei müssen der Name für die Umfrage sowie eine Beschreibung eingegeben werden. Zusätzlich können Sie, im Bereich "Überblick" das passende Bild für die Umfrage einzufügen, indem Sie auf das kleine Bild-Symbol oben rechts klicken. Optional haben Sie die Möglichkeit eine bestehende Vorlage auszuwählen.

d) Im Anschluss werden die Teilnehmenden ausgewählt und es eröffnet sich die optionale Möglichkeit einen Analysezugriff zu gewähren, welcher die Einsicht auf die Analyseergebnisse steuert:

Analysezugriffoptionen:

Filtern von Ergebnissen nach Einheiten erlauben: Diese Option steuert, ob die Analyse nach Organisationseinheiten gefiltert werden kann
- Ideal für organisationsweite Umfragen, um aussagekräftige Analysen zu ermöglichen.
  
  Nicht empfohlen für Umfragen mit nur wenigen Teilnehmenden pro Einheit, da sonst Rückschlüsse auf einzelne Personen anhand ihrer Antworten möglich sein können.

Für teilnehmende Führungskräfte: Diese Option steuert, welche Umfrageergebnisse teilnehmende Führungskräfte einsehen können.
- Nur eigenes Team: Ergebnisse sind nur für das eigene Team sichtbar.
- Eigenes Team und Teams darunter: Die Sichtbarkeit umfasst auch untergeordnete Teams.

Für einzelne Personen auf ausgewählte Einheiten: Diese Option ermöglicht es auch Personen ohne Teilnahme an der Umfrage die Ergebnisse dieser Umfrage einzusehen. Diese Einsicht ist auf diese Umfrage beschränkt und muss für jede Umfrage erneut vergeben werden.

Nun kann die Umfrage final erstellt werden und befindet sich automatisch im Status "Entwurf".

Befindet sich eine Umfrage im Status "Entwurf" bedeutet dies, dass die Umfrage noch nicht finalisiert ist und jederzeit bearbeitet werden kann. In diesem Status werden noch keine Informationen an die Teilnehmenden verschickt. Änderungen, Ergänzungen und Anpassungen sind vollständig möglich. Außerdem können nachträglich noch weitere Teilnehmende hinzugefügt werden.

Hinweis: Sobald die Umfrage gestartet ist, können Teilnehmende nicht mehr gelöscht werden.

e) In der jeweiligen Umfrage können die Fragen direkt angelegt und bearbeitet werden. Die Option "Bereich" bezeichnet einen thematischen Abschnitt oder Block, der mehrere zusammengehörige Fragen zu einem bestimmten Thema gruppiert. Durch die Einteilung in verschiedene Bereiche wird die Umfrage übersichtlicher und strukturierter gestaltet.

f) Über den Button "Veröffentlichen" kann die Umfrage abschließend veröffentlicht werden.

Hinweis: Wenn der Button "Veröffentlichen“ in einer Umfrage nicht angezeigt wird, liegt dies daran, dass mindestens eine Frage oder ein Bereich der Umfrage noch nicht korrekt gespeichert wurde. Bitte gehen Sie die Umfrage Schritt für Schritt durch und prüfen Sie:

ob in jeder Frage ein Text hinterlegt ist und
ob für jede Frage der Button "Speichern“ betätigt wurde und
ob in jedem Bereich eine Frage hinterlegt ist.

Sobald alle Fragen einen Inhalt haben und ordnungsgemäß gespeichert sind, wird der Button "Veröffentlichen“ automatisch angezeigt.

Um wiederholende Umfragereihen zu erstellen, kann vor der Veröffentlichung die entsprechende Umfrage über den Button "Weitere Aktionen" kopiert und das Start- und Enddatum der Reihe eintragen werden.

Um wiederholende Umfragereihen zu erstellen, kann vor der Veröffentlichung die entsprechende Umfrage über den Button "Weitere Aktionen" dupliziert und das Start- und Enddatum der Reihe eintragen, sowie Basisinfos bearbeitet werden (Titel und Beschreibung der Umfrage)

Hinweis: Umfragen können jederzeit gestoppt werden. Damit eine Umfrage veröffentlicht werden kann, muss mindestens eine Frage erstellt worden sein. Die Option "Bereich" (z. B. eine Abschnittsüberschrift oder ein Gruppierungselement) wird hierbei nicht als Frage gezählt.

3. Testen von Umfragen

Wenn Sie eine Umfrage testen möchten, können Sie die Umfrage zuerst erstellen, sich selbst und weitere Tester als “Teilnehmer” hinzufügen und diese dann veröffentlichen. Nach dem Test können Sie die Umfrage kopieren und die Personen hinzufügen, die tatsächlich an der Umfrage teilnehmen sollten.

Um eine Umfrage zu kopieren öffnen Sie diese bitte unter "Umfragen/Alle Umfragen" und klicken auf "Weitere Aktionen" gefolgt von "Umfrage duplizieren":

Hinweis: Wenn Sie eine Umfrage zuerst mit einem kleinen Personenkreis testen und dann weitere Personen hinzufügen, um die Umfrage hinzuzufügen, können die Tester die Umfrage nicht noch einmal ausfüllen.

4. Auswertung von Umfragen

Durch Admins, Führungskräfte bzw. HR Mitarbeitende mit Umfrageberechtigung

Die Ergebnisse einer Umfrage sind im Bereich "Ergebnisse" innerhalb der jeweiligen Umfrage abrufbar.

Dort erhalten Sie eine übersichtliche Darstellung aller gesammelten Daten. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Ergebnisse zu Weiterverarbeitungs- und/oder Archivierungszwecken im XLSX-Format (Excel) zu exportieren.

Nach dem Abschließen kann die Umfrage nicht mehr bearbeitet werden und die Antworten werden für die Administratoren, Vorgesetzten und Personen mit Analysezugriff in diesem Bereich einsehbar.

Hinweis: Umfragen sind standardmäßig anonym. Wenn Sie Antworten zuordnen möchten, fügen Sie zum Beispiel eine identifizierende Frage wie "Bitte gib deinen Namen an" hinzu.

Hinweis: Es werden nur Einheiten angezeigt, auf die ein Analysezugriff vorhanden ist.

In der Ansicht kann zwischen einer detaillierten Ansicht und einer Heatmap gewählt werden:

Detaillierte Ansicht

In der detaillierten Ansicht sehen Sie die Antworten in tabellarischer Form.

Für eine granulare Auswertung können die folgenden Gruppierungen gewählt werden:

Nichts
Org.-Einheiten
Teams
Unternehmen
Betriebsstätten

Hinweis: Die Gruppierung von Umfrageteilnehmern erfolgt ausschließlich über die in HR WORKS angelegten Organisationseinheiten und Betriebsstätten - eine darüber hinausgehende benutzerdefinierte Gruppierung ist derzeit nicht möglich.

Im folgenden Beispiel sind die Ergebnisse nach den "Org.-Einheiten" gruppiert:

Heatmap

In der Heatmap sind die Durchschnittswerte in farblich codierter Form abgebildet.

Hinweis: Aktuell können nur Fragen mit derselben Bewertungsskala analysiert werden. Wenn verschiedene Skalen, zum Beispiel eine 5 Punkte Skala mit einer Multiple Choice Frage kombiniert werden, dann wird keine Heat Map angezeigt. Die Ergebnisse sind jedoch in der Detailansicht einsehbar.

Auch hier ist eine weitere Filterung mit Gruppierungen möglich:

Durch Personen mit Analyserechten

Personen mit Analyserechten können die Ergebnisse der Umfragen unter "Umfragen/Meine Analysen" einsehen:

In diesem Beispiel ist anhand des Fortschrittes sichtbar, dass bereits 3 Personen an der Umfrage teilgenommen haben.

Mit Klick auf auf die Umfrage wird Folgendes sichtbar. Personen mit Analyserechten haben zwar Einsicht auf die Anzahl der Umfrageteilnehmenden und erfolgten Einreichungen, jedoch ist die Analyse auf die jeweilig freigeschaltete Abteilung beschränkt und die Ergebnisse der anderen Abteilungen sind nicht sichtbar.

5. Statusoptionen von Umfragen

Entwurf

Jede erstellte Umfrage befindet sich zunächst im Entwurf-Status. In diesem Status kann sie von Administratoren, sowie HR-Managern und Managern mit Rechten in diesem Bereich eingesehen und weiterbearbeitet werden. Erst nach Veröffentlichung und Erreichen des Startdatums werden die Teilnehmenden informiert.

Geplant

Umfragen, die bereits veröffentlicht sind, bei denen jedoch das Startdatum noch nicht erreicht ist, befinden sich im Status “Geplant”.

Veröffentlicht

Veröffentlichte Umfragen, deren Startdatum bereits eingetreten ist, befinden sich im Status "Veröffentlicht". In diesem Status können Antworten eingetragen werden.

Beendet

Umfragen, deren Enddatum eingetroffen sind, befinden sich im Status "Beendet" und es können keine Antworten mehr eingetragen werden.

6. Arten von Fragen in Umfragen

Single oder Multiple Choice: Hier kann eine Antwort (Single) oder mehrere Antworten (Multiple Choice) ausgewählt werden. Die Antwortmöglichkeiten sind vorgegeben.
Single oder Multiple Choice mit Abbildung: Dies funktioniert wie die "Single oder Multiple Choice" Option, beinhaltet aber auch ein Bild.
Score Scale: Bei dieser Option können Fragen anhand einer Punkte Skala beantwortet werden. Dabei stehen die folgenden Skalierungen zur Verfügung: 5, 6, 7 und 10 Punkte.
Ranking: Hier können verschiedene Antwortmöglichkeiten je nach Wichtigkeit in einer Rangreihenfolge angeordnet werden.
Offene Frage: Möglichkeit die Antwort in eigene Worte zu fassen.

7. Benachrichtigung über neu erstellte Umfragen

Trigger	Frequenz	Empfänger
Umfrage gestartet	Wenn die Umfrage vom Benutzer zum ersten Mal ohne geplantes Startdatum gestartet wird	Umfrageteilnehmer
Umfrage gestartet	Sobald der Benutzer die Umfrage erstmalig mit zukünftigem Startdatum startet und das Startdatum eintritt	Umfrageteilnehmer
Zur Umfrage als Teilnehmer hinzugefügt	Wenn die Umfrage gestartet wurde, aber im Anschluss ein neuer Teilnehmer hinzugefügt wird	Neue Teilnehmer in der Umfrage
7 Tage vor Ablauf	7 Tage bevor das Enddatum der Umfrage erreicht ist, werden die Teilnehmenden per E-Mail erinnert	Umfrageteilnehmer, die noch nicht geantwortet haben
3 Tage vor Ablauf	3 Tage vor Ablauf der Umfrage erhalten alle Teilnehmenden noch einmal eine Erinnerung	Umfrageteilnehmer, die noch nicht geantwortet haben
Änderung des Ablaufdatums	Sobald das Ablaufdatum einer Umfrage geändert wird, erhalten die Teilnehmer einer Umfrage eine Benachrichtigung	Umfrageteilnehmer