Personalentwicklung Core: Fragebögen & Feedback-Sessions

Inhaltsverzeichnis

Erstellen von Fragebogen-Vorlagen
Aufsetzen von Feedback-Sessions
Erstellen von Feedback-Sessions
Status von Feedback-Sessions
Verwaltung von Feedback-Session
Sichtbarkeit der Ergebnisse für Feedback-Nehmende
FAQ Feedback-Sessions

1. Erstellen von Fragebogen-Vorlagen

Fragebogen-Vorlagen werden im Menü "Feedback-Sessions/Fragebögen Vorlagen" erstellt.

Im Menüpunkt "Fragebögen Vorlagen" können von Administratoren, HR-Managern oder Managern mit Rechten in diesem Bereich Vorlagen für Feedback-Session erstellt werden. Jede Vorlage ist an eine Rolle geknüpft und verbindet so Mitarbeitende mit den kompetenzbasierten Fragebögen.

Das Rollensystem stellt die Verbindung zwischen Mitarbeitenden und Fragebögen dar. Wenn also eine Rolle für einen User gewählt wird, wird ihm der Fragebogen automatisch mit derselben Rolle in der Feedback-Session zugewiesen.

Über den Button "Feedback-Fragebogen Vorlage erstellen" kann ein Feedback-Fragebogen erstellt werden. Im Pop-Up-Fenster muss die Information zur Rolle, der Titel und optional eine Beschreibung eigetragen werden.

Im Anschluss kann der jeweilige Fragebogen mit den Elementen "Bereich" zur Strukturierung des Fragebogens und "Offener Text" für rein qualitative Fragen aufgebaut werden.

Nach dem Befüllen muss bei jeder Frage einzeln der Button "Speichern" getätigt werden, um diese jeweils der Vorlage hinzuzufügen.

Hinweis: Nach Bearbeitung einer bereits verwendeten Vorlage werden diese Änderungen in bestehenden Fragebögen einer Session nicht rückwirkend mit verändert. Die Anpassungen werden erst bei der Erstellung einer neuen Session oder bei erneuter Aussendung der Fragebögen innerhalb einer bestehenden Session übernommen.

2. Aufsetzen von Feedback-Sessions

Zur Vorbereitung einer Feedback-Session führen Sie bitte die folgenden Schritte durch:

a) Im Bereich „Personen/Kompetenzen" können Administratoren und HR-Manager Kompetenzen anlegen und verwalten. Die hier definierten Kompetenzen stehen anschließend in den Fragebögen der Feedback-Sessions zur Verfügung und ermöglichen eine gezielte Kompetenzabfrage sowie eine strukturierte Auswertung.

So erstellen Sie eine neue Kompetenz:

Klicken Sie auf „Kompetenz hinzufügen"
Geben Sie Titel und Kategorie ein
Fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu

Verwalten von Kategorien: Um neue Kategorien anzulegen, klicken Sie auf „+ Kategorien bearbeiten" und tragen die gewünschten Kategorien im Pop-up-Fenster ein.

b) Im Bereich „Personen/Rollen" können Admins und HR Manager Rollen anlegen und verwalten. Rollen fassen verschiedene Kompetenzen zusammen und ermöglichen es, diese Mitarbeiterinnen zuzuordnen sowie passende Fragebögen zur Kompetenz-Evaluation zu erstellen.

So erstellen Sie eine neue Rolle:

Klicken Sie auf „Rolle hinzufügen"
Geben Sie Titel und optional eine Beschreibung ein
Wählen Sie über das Dropdown-Menü die relevanten Kompetenzen aus
Legen Sie für jede Kompetenz einen Erwartungswert fest

Die definierten Erwartungswerte werden im Spinnendiagramm der Feedback-Session als Referenzwerte angezeigt und ermöglichen einen direkten Soll-Ist-Vergleich.

Hinweis: Das Rollensystem stellt die Verbindung zwischen Mitarbeitenden und Fragebögen dar. Wenn einem User eine Rolle vergeben wird, steht ihm der Fragebogen mit der entsprechend selben Rolle automatisch in der Feedback-Session zur Verfügung.

3. Erstellen von Feedback-Sessions

Im Bereich "Alle Feedback-Sessions/Feedback-Session erstellen" können Feedback-Session erstellt werden. Befolgen Sie dabei die folgenden Schritte:

Auswahl der Feedback-Nehmenden
Angabe von Titel und optional Beschreibung
Überprüfung bzw. Auswahl der Fragebogen Vorlage
Angabe der Dauer über das Start- und Enddatum
Bei wiederkehrenden Sessions: optionale Angabe einer Wiederholung der Session

4. Status von Feedback-Sessions

Bei den Feedback-Sessions wird zwischen fünf verschiedenen Status unterschieden:

Geplant

Sessions, bei denen das Startdatum noch nicht erreicht ist, werden im Status "Geplant" angezeigt. Dieser Status dient der Vorbereitung der Session und bietet die Möglichkeit, noch Änderungen bei den Fragen, Feedback-Gebern oder Sichtbarkeitseinstellungen vorzunehmen.

Gestartet

Sobald das Startdatum einer Session erreicht ist, werden die Fragebögen zur Bearbeitung geöffnet und alle Beteiligten an der Session informiert.

Genehmigung

Der Status "Genehmigung" wird nur bei Sessions vergeben, deren Ergebnisse für den Feedback-Nehmenden erst nach Genehmigung durch den Vorgesetzten einsehbar sind. Wenn alle Fragebögen einer Session eingereicht oder das Enddatum erreicht wurde, springt die Session automatisch in den Status "Genehmigung" und der Vorgesetzte wird informiert, dass die Ergebnisse nun genehmigt werden müssen, damit sie vom Feedback-Nehmenden eingesehen werden können. Die Genehmigung wird durch Anwählen der Session über den Button "Ergebnisse genehmigen" durchgeführt.

Genehmigt

Nach erfolgreicher Genehmigung springt die Session in den Status "Genehmigt", sofern das Enddatum noch nicht erreicht ist.

Beendet

Sobald das Enddatum des Session erreicht wurde, springt die Session in den Status "Beendet".

5. Verwaltung von Feedback-Sessions

Bei Klick in eine Session unter "Alle Feedback-Sessions" gelangt man in das neue Menü der Session:

Zusammenfassung

Dieser Bereich gibt einen Überblick über Fragebögen sowie der Session insgesamt. Der Status "Gestartet" bei Fragebögen bedeutet, dass dieser noch beim Feedback-Geber liegt und beendete Fragebögen sind bereits eingereicht. Durch einen Klick in den Fragebogen können die Ergebnisse eingesehen werden und der Fragebogen bei Bedarf wieder geöffnet werden.
Befindet sich eine Session im Status "Genehmigung" wird hier die Genehmigung der Ergebnisse durchgeführt.

Analyse

Dieser Bereich beinhaltet die Ergebnisse des Feedbacks und dient zur Vorbereitung auf das anschließende Feedback-Meeting. Die Ergebnisse können als XLSX oder als PDF abgespeichert werden.

Besprechungsnotizen

In diesem Tab kann ein Feedback-Meeting rausgeschickt werden, um die Ergebnisse des Feedbacks zu besprechen. Das Feedback-Meeting kann ebenso über den Bereich "Besprechungsnotizen" erstellt werden.

Fragen

Der Bereich zeigt alle Fragen an, welche in der Session für die Fragebögen verwendet werden und gibt Auskunft über die verwendete Vorlage. Die einzelnen Fragen aus der Vorlage können hier nochmal individualisiert werden. Über "Vorlage ändern" kann eine andere Vorlage ausgewählt werden.

Hinweis: Wenn die Session bereits gestartet wurde, sollten die Fragen oder die Vorlage nur im Notfall geändert werden, da dies zu einer direkten Anpassung der Fragebögen führt. Dadurch könnten Antworten verloren gehen.

Feedback-Geber

In diesem Tab können Feedback-Geber hinzugefügt oder aus der Session gelöscht werden.

6. Sichtbarkeit der Ergebnisse für Feedback-Nehmende

Im Menü "Feedback-Sessions/Alle Feedback-Sessions/(entsprechende Session wählen)/Weitere Einstellungen" kann die Sichtbarkeit der Ergebnisse der Feedback-Sessions eingestellt werden.

Für die Sichtbarkeit der Ergebnisse wird bereits eine Einstellung auf Unternehmensebene getroffen, welche allerdings für jede Session individuell angepasst werden kann. Die Ergebnisse einer Feedback-Session können für Feedback-Nehmende entweder direkt oder erst nach Genehmigung durch die Führungskraft sichtbar gemacht werden. Für letztere Option besteht zusätzlich die Möglichkeit einzustellen, ob die Ergebnisse automatisch einige Tage vor oder nach dem Enddatum der Feedback-Session für Feedback-Nehmende sichtbar gemacht werden sollen.

7. FAQ Feedback-Sessions

Wer ist berechtigt, Feedback-Sessions zu erstellen?

Die Berechtigung zur Erstellung von Feedback-Sessions richtet sich nach der Benutzer-Rolle:

Administratoren können Feedback-Sessions für alle Mitarbeitenden erstellen und haben Zugriff auf sämtliche Auswertungen.
Vorgesetzte mit der Berechtigung „Feedback-Sessions" (eingeschränkte Sicht für Vorgesetzte und HR) können Feedback-Sessions für ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden erstellen. Eine Feedback-Session ohne Selbsteinschätzung für sich selbst können Führungskräfte nicht anlegen; diese wird vom Administrator erstellt.
Mitarbeitende können keine Feedback-Sessions erstellen. Sie haben ausschließlich Zugriff auf ihre eigenen Feedback-Sessions und können Fragebögen ausfüllen, zu welchen sie eingeladen wurden.

Wie unterscheidet sich die Ansicht von Administratoren, Führungskräften und Mitarbeitenden abhängig von der Berechtigungseinstellung?

Die Berechtigungen wirken sich je nach Benutzerrolle unterschiedlich auf die Ansicht der Feedback-Session aus:

Administratoren haben vollständigen Zugriff auf alle Feedback-Sessions und Besprechungsnotizen sämtlicher Nutzer.
Führungskräfte mit der Berechtigung "Feedback-Sessions" (eingeschränkte Sicht für Vorgesetzte und HR) sehen ausschließlich die Feedback-Sessions und Besprechungsnotizen ihrer direkten Mitarbeitenden.
Mitarbeitende haben eine eingeschränkte Ansicht und können nur ihre eigenen Feedback-Sessions und Besprechungsnotizen einsehen, in denen sie Feedback erhalten.

Zu welchen Zeitpunkten werden Benachrichtigungen automatisch verschickt?

Trigger	Frequenz	Empfänger
Erinnerung für (Administrator, Führungskraft), Sitzung beginnt in einer Woche/ zwei Wochen	1 Woche vorher/ 2 Wochen vorher	Admin, HR der Abteilung des zu Beurteilenden; Führungskraft der Leistungsbeurteilung, zu Beurteilender ist sein Mentee
Feedback-Session erstellt (Start ist jetzt)	Direkt nach Erstellung der Feedback-Session	Ersteller der Feedback-Session, Admins; Führungskraft der Leistungsbeurteilung, wenn die zu beurteilende Person sein Mentee ist; Personalabteilung, wenn zu Beurteilender zur HR-Abteilung gehört
Feedback-Session erstellt (Startdatum in der Zukunft)	Wenn sich der Status der Sitzung von Geplant zu Aktiv ändert	Ersteller der Feedback-Session
Beurteilungssitzung für Bewerter gestartet (Unterschiedliche Benachrichtigungen für Selbsteinschätzung und andere Feedback-Geber)	Startdatum der Feedback-Session erreicht	Feedback-Geber: Selbsteinschätzung Andere Feedback-Geber
Erinnerung an Feedback-Geber zum Ausfüllen des Feedbackformulars	1 Tag vor Ende der Feedbacksession	Feedback-Geber
Erinnerung an Feedback-Geber zum Ausfüllen des Feedbackformulars	Fälligkeitsdatum erreicht	Feedback-Geber
Feedback-Session wurde wiedereröffnet	Sofort wenn die Feedback-Session wiedereröffnet wird	Feedback-Geber
Benachrichtigung für Administratoren und Vorgesetzte der beurteilten Person zur Genehmigung der Auswertung in der Feedback-Session	Genehmigungsprozess der Auswertung gestartet	Admin Vorgesetzter
Beurteilungssitzung ist genehmigt und Auswertung ist verfügbar	Genehmigungsdatum erreicht oder Admin/Vorgesetzter hat Ergebnisse genehmigt	Feedback-Nehmer
Abgeschlossene Session	Wenn kein Genehmigungsprozess vorhanden ist und die Session beendet wurde	Admin Ersteller der Feedback-Session
Erinnerung: Wiederholende Feedback-Session beginnt bald (Formular nicht ausgefüllt)	1 Tag vor der Session	Ersteller der Feedback-Session