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Wie lege ich Organisationseinheiten an?

In folgendem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie Ihre Organisationseinheiten in HR WORKS anlegen.

 

Öffnen Sie das Admin-Menü “Grundlagen/Organisationseinheiten” und legen Sie hier die Aufbauorganisation Ihres Unternehmens fest. Über Organisationseinheiten können Sie Ihr Unternehmen in zahlreiche Abteilungen und Kostenstellen aufteilen. Legen Sie über den Button „Neu“ so viele Organisationseinheiten an, wie Sie benötigen. Diese können Sie entsprechend benennen und per Drag & Drop in eine Baumstruktur ordnen.

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Möchten Sie mehrere Organisationseinheiten gleichzeitig eintragen, wählen Sie dazu den Button “Import”.
Erfassen Sie die Angaben Ihrer Organisationseinheiten in der vorgegebenen Reihenfolge in einer Excel-Tabelle und speichern Sie diese im CSV-Format. Beachten Sie dabei, dass die Datei keine Spaltenbezeichnungen bzw. Überschriften beinhaltet. Laden Sie anschließend die Datei über den Button “Datei auswählen” hoch und klicken Sie auf “Upload”. Schließen Sie den Vorgang mit “Import” ab.

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Jeder Organisationseinheit können Sie Personen, Belegarten, Zahlungsarten, Spesengruppen, Abwesenheitsarten, Kostenstellen und Kostenträger zuordnen. Jede Person in einer Organisationseinheit kann auf die dort zugeordneten Elemente zugreifen. So könnten Sie z. B. abbilden, dass bestimmte Personen nur ausgewählte Belegarten verwenden dürfen.  

Markieren Sie eine Organisationseinheit und öffnen Sie den Reiter “Personen”. Mit Klick auf “Personenauswahl” oder per Button “Hinzufügen” ordnen Sie hier die Mitarbeiter Ihres Unternehmens der entsprechenden Organisationseinheit zu. Die zugeordneten Personen können jederzeit aus der Organisationseinheit entfernt werden.

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4. Reisekosten verwalten

Spesengruppen zuordnen

Die einzelnen Pauschalen bzw. Diäten hinterlegen und bearbeiten Sie zuerst im Admin-Menü “Reisemanagement/Grundlagen/Spesengruppen”. Hier, im Reiter “Reisekosten/Spesengruppen”, weisen Sie der ausgewählten Organisationseinheit die entsprechenden Spesengruppen zu.

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Belegarten zuordnen

Die einzelnen Belegarten hinterlegen und bearbeiten Sie im Admin-Menü “Reisemanagement/Grundlagen/Belegarten”. Hier, m Reiter “Reisekosten/Belegarten”, weisen Sie der ausgewählten Organisationseinheit die entsprechenden Belegarten zu, welcher innerhalb der Reisen zur Auswahl stehen sollen. 

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Zahlungsarten zuordnen

Die einzelnen Zahlungsarten hinterlegen und bearbeiten Sie im Admin-Menü “Reisemanagement/Grundlagen/Zahlungsarten”. Hier, im Reiter “Reisekosten/Zahlungsart”, weisen Sie der ausgewählten Organisationseinheit die entsprechenden Zahlungsarten zu. 

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Export-Struktur hinterlegen

Setzen Sie als Finanzbuchhaltungssystem SAP FI ein, können Sie hier einstellen, ob es sich bei den Organisationseinheiten um Mandanten, Geschäftsbereiche oder Buchungskreise handelt.

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SEPA Export hinterlegen

Hier können Sie pro Organisationseinheit SEPA Konten hinterlegen. Damit erreichen Sie, dass innerhalb eines HR WORKS Mandanten unterschiedliche Konten zur Auszahlung verwendet werden können.

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Buchungsparameter definieren

Legen Sie fest, für welche Belegarten die 70/30 Aufteilung der Bewirtungskosten angewendet werden soll, indem Sie diese anklicken. Markieren Sie mit gedrückter Steuerungstaste mehrere Bewirtungsbelegarten und tragen Sie anschließend auch das Konto ein, auf welches der zweite Buchungssatz für nicht-abzugsfähige Bewirtungskosten erfolgen soll.

Im unteren Bereich "Kürzungen für Mahlzeiten" tragen Sie die Kontonummer für die Kürzung der Verpflegungsmehraufwendungen ein. In den meisten Fällen ist dies das Konto, das auch für die Hotelbelegart verwendet wird.

Definieren Sie im Abschnitt "Steuer für Buchung von Mahlzeitenkürzungen und Vorschüssen" einen neuen Steuersatz und Steuerschlüssel für die Buchung von Mahlzeitenkürzungen und Vorschüssen oder übernehmen Sie die Mehrwertsteuer der übergeordneten Organisationseinheit.

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Die einzelnen Kostenstellen und Kostenträger hinterlegen und bearbeiten Sie im Admin-Menü “Grundlagen/Kostenrechnung”. Wenn diese nicht von der übergeordneten Organisationseinheit geerbt wurden, weisen Sie der ausgewählten Organisationseinheit die entsprechenden Kostenrechnungsobjekte zu.

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Die einzelnen Abwesenheits- und Krankheitsarten hinterlegen Sie im Admin-Menü “Grundlagen/Organisationseinheiten”. Wählen Sie die Organisationseinheit, die Sie bearbeiten möchten. Unter dem Reiter „Zeitwirtschaft“ finden Sie die Abwesenheitsarten, Krankmeldungen und die passenden Einstellungen dazu. Hier, im Reiter “Abwesenheiten”, weisen Sie der ausgewählten Organisationseinheit die entsprechenden Abwesenheitsarten zu. Sie können hier außerdem die Standard-Abwesenheitsart für jede Organisationseinheit wählen.

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Die Zuordnung von Krankheitsarten zu den Organisationseinheiten finden Sie im Reiter „Zeitwirtschaft/Krankmeldungen“.

Legen Sie im Reiter „Zeitwirtschaft/Einstellungen“ die vertraglich zu leistende Arbeitszeit eines Vollzeit-Mitarbeitenden fest. 

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Legen Sie im Reiter “Reisemittel bestellen” die E-Mail-Adressen fest, an die die Reisebestellungen gesendet werden sollen. Sie können für jede Kategorie (Hotel, Flug, etc.) eine eigene Adresse hinterlegen. Falls Sie feste Vertragspartner haben, können Sie auch Ihre jeweilige Kundennummer eintragen.

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8. Zugriff einsehen

Hier sehen Sie, welche Personen der ausgewählten Organisationseinheit über administrative Rollen verfügen oder wem die Abwesenheitsübersicht der dazugehörigen Mitarbeiter angezeigt wird.

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Im Reiter “Ansprechpartner” legen Sie fest, welche internen Ansprechpartner Ihren Mitarbeitern über das Fragezeichen-Symbol oben rechts angezeigt werden, sowie in den Firmeninformationen.

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Admin-Oberfläche: 

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User-Oberfläche:

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10. Organisationseinheiten deaktivieren/löschen

Um Organisationseinheiten zu deaktivieren, können Sie in das "Admin-Menü/Grundlagen/Organisationseinheiten" wechseln. Klicken Sie bitte per rechte Maustaste auf die zu deaktivierende Organisationseinheit und wählen "Löschen" aus.
Sofern die zu deaktivierende Organisationseinheit eine Historie aufweist, wird diese automatisch deaktiviert und ist über das Setzen des Hakens "Deaktivierte Organisationseinheiten anzeigen" auffindbar. Deaktivierte Organisationseinheiten können weiterhin eingesehen werden und in Berichten berücksichtigt werden.

Sofern die selektierte Organisationseinheit keine Historie aufweist, wird diese direkt gelöscht und steht nicht mehr zur Verfügung.