In folgendem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie Terminvereinbarung und Gesprächsvorbereitung für Vorgesetzte und ihre Mitarbeiter effizient durchführen.
Inhaltsverzeichnis
- Administrator-Rolle zuweisen
- Einstellungen vornehmen
- Fragebogen definieren
- Mitarbeitergespräch erstellen
- Gesprächsinhalte freigeben
- Fragebogen beantworten
- Gespräch durchführen
- Nachbereitung starten
- Gespräch abschließen
Einführung
Mit der Funktion Mitarbeitergespräche wickeln Sie die komplette Terminvereinbarung und Gesprächsvorbereitung effizient ab. Dabei unterstützt Sie das HR Tool bei allen anfallenden Aufgaben rund um das Gespräch. Alle Inhalte werden im System gespeichert und sind für berechtigte Personen verfügbar. Als Administrator nehmen Sie die wichtigsten Einstellungen vor und definieren einen oder mehrere Fragebögen für unterschiedliche Abteilungen Ihrer Firma. Sie können Gespräche für Ihre Mitarbeiter erstellen oder die von Vorgesetzten, Mitarbeitern und dem Personalverwaltungs-Administrator erfassten bzw. beantragten Gespräche bearbeiten
1. Administrator-Rolle zuweisen
Weisen Sie zunächst der für die Mitarbeitergespräche zuständigen Person die entsprechende Administrator-Rolle zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter „Admin/Personen/Personen“ mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend in den „Rollen und Berechtigungen“ den Haken unter „Personalverwaltung“ in die Felder „Personalverwaltungs-Administrator“ und „Personalverwaltungsgrundlagen-Administrator“. Wählen Sie im unteren Bereich, für welche Organisationseinheiten die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Haken in die gewünschten Felder und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf „Speichern“. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button „Speichern“ ab.
2. Einstellungen vornehmen
Legen Sie im Admin-Menü „Personalverwaltung/Mitarbeitergespräche/Einstellungen“ das Intervall fest, in welchem Mitarbeitergespräche geführt werden sollen (z. B. alle 6 oder alle 12 Monate).
Vorgesetzte werden an eine Terminvereinbarung erinnert, sobald 3/4 des Intervalls seit dem letzten Gespräch vergangen sind. Ebenfalls können Sie festlegen, ob Mitarbeiter selbst die Gespräche beantragen dürfen, oder ob diese nur vom Vorgesetzten oder dem Personalverwaltungs-Administrator initiiert werden können.
3. Fragebogen definieren
Fragebogen anlegen
Definieren Sie im Admin-Menü „Personalverwaltung/Mitarbeitergespräche/Fragebogen“ diverse Fragebögen für unterschiedliche Organisationseinheiten Ihres Unternehmens. In einem Fragebogen können Sie beliebig viele Fragen hinterlegen und bei Bedarf Antworten vorgeben. Je nach Person, für die das Mitarbeitergespräch erstellt wird, stehen dem Vorgesetzten oder dem Personalverwaltungs-Administrator die Fragebögen entsprechend der Organisationseinheit zur Auswahl. Man kann Fragebögen für Gespräche zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter oder HR-Gespräche definieren. Die Teilnehmer füllen diesen vor dem Termin aus und geben die Antworten frei. Nach dem Gespräch besteht die Möglichkeit, das Gesprächsergebnis zu den jeweiligen Fragen und Notizen festzuhalten.
Klicken Sie auf „Neuer Fragebogen“, um zunächst einen Fragebogen anzulegen und diesen den entsprechenden Organisationseinheiten zuzuweisen. Außerdem können Sie wählen, zu welchen Gesprächen der Fragebogen zugelassen ist. Speichern Sie den Vorgang ab.
Fragen anlegen
Mit Klick auf den Button „Neue Frage“ erstellen Sie anschließend die Fragen innerhalb des Fragebogens. In einer ausgewählten Frage legen Sie fest, welche Fragen durch Mitarbeiter, Vorgesetzte, Personalverwaltungs-Administrator oder weitere Teilnehmer beantwortet werden sollen. Die Fragen werden anschließend nur den entsprechenden Personen angezeigt.
Pro ausgewählten Fragebogen können Sie auch einen Gesprächsleitfaden im PDF-Format hochladen, der nur dem Vorgesetzten und dem Personalverwaltungs-Administrator angezeigt wird (Reiter "Leitfaden" bei ausgewähltem Fragebogen).
4. Mitarbeitergespräch erstellen
Um einen Mitarbeiter zu einem Gespräch einzuladen und einen Termin zu vereinbaren, öffnen Sie das Admin-Menü „Personalverwaltung/Mitarbeitergespräche/Mitarbeitergespräche“ und klicken Sie auf den Button „Erstellen“.
Wählen Sie im nachfolgenden Fenster einen Gesprächstypen, den Mitarbeiter sowie den entsprechenden Fragebogen aus. Sie erhalten eine Ansicht zu den Fragen, sowie die Personen, welche die Fragen beantworten sollten.
Setzen Sie den Haken „Vorgesetzten informieren“, wenn dem Vorgesetzten der ausgewählten Person eine E-Mail über das anstehende Gespräch gesendet werden soll und bestätigen Sie die Auswahl mit „Erstellen“.
Hinweis: Mitarbeitergespräche sind mit dem jeweiligen Vorgesetzten, HR-Gespräche mit dem jeweiligen Personalverwaltungs-Administrator. Nur diese Parteien haben Einsicht auf die Gesprächsinhalte. Bei HR-Gesprächen haben Vorgesetzte keine Einsicht.
Anschließend öffnet sich ein neuer Reiter. Tragen Sie hier alle grundlegenden Mitarbeitergesprächsdaten ein. Zusätzliche Teilnehmer, bspw. Teamleiter oder Mitarbeiter der Personalabteilung, können zur Teilnahme am Gespräch eingeladen werden.
Wählen Sie den Button „Einladung senden“, so erhält der Mitarbeiter und die weiteren Teilnehmer eine Email zur Bestätigung des Termins.
Im gleichen Admin-Menü „Personalverwaltung/Mitarbeitergespräche/Mitarbeitergespräche“ im Reiter „Personen ohne Mitarbeitergespräch“ erhalten Sie eine Übersicht über alle Personen, die noch an keinem Gespräch teilgenommen haben oder für die im Moment kein Gespräch ansteht.
5. Gesprächsinhalte freigeben
Haben Sie ein Gespräch erstellt, können Sie innerhalb der „Mitarbeitergesprächsdaten“, zur Information aller Teilnehmer, bereits vorab eine Gesprächsagenda definieren. Das erleichtert die Vorbereitung für Mitarbeiter, den Personalverwaltungs-Admin und Vorgesetzte.
Darüber hinaus können Sie individuell über die Auswahl der zusätzlichen Teilnehmer festlegen, welche Gesprächsparteien die schriftlichen Inhalte des Gesprächs in HRworks einsehen dürfen (siehe "Sichtbar für" unten). Haben Sie die Agenda inhaltlich vervollständigt, sichern Sie die Angaben mit Klick auf „Speichern“.
6. Fragebogen beantworten
Vorgesetzte oder Personalverwaltungs-Administratoren und ihre Mitarbeiter beantworten über den Menüunterpunkt „Fragen und Notizen“ die von Ihnen hinterlegten Fragen und können zusätzlich öffentliche und private Notizen ergänzen. Mit Klick auf „Meine Antworten und öffentliche Notizen freigeben“ veröffentlichen die Teilnehmer ihre verfassten Inhalte an alle Beteiligten. Diese können danach nicht mehr bearbeitet werden. Das Feedback von allen Teilnehmern wird gespeichert und steht Ihnen zur Verfügung.
Ansicht Admin-Oberfläche:
Ansicht FLOW-Oberfläche:
Der Fragebogen, sowie die Notizen können vor und nach dem Gespräch jeweils ausgefüllt werden. Je nach Status des Gespräches ist "Vor dem Gespräch" oder "Nach dem Gespräch" der Antwortbereich.
7. Gespräch durchführen
Sobald alle den Termin des Gesprächs bestätigt haben, besteht die Möglichkeit den Fragebogen zu beantworten.
Noch bevor das Gespräch ansteht, können Vorgesetzte, Personalverwaltungs-Administrator und Mitarbeiter die bereits hinterlegten Antworten und Notizen ausdrucken und diese ins Gespräch mitnehmen. Im Menüunterpunkt "Druckansichten" erhalten Sie eine übersichtliche Zusammenfassung aller essenziellen Inhalte (Notizen, Agenda, Fragebogen) des Personalgesprächs. Auch ein Drucken nach dem Gespräch ist möglich.
Zusätzlich können die Teilnehmer während oder nach dem Gespräch persönliche Anmerkungen im Menüunterpunkt "Private Notizen" erfassen, welche nicht veröffentlicht werden, sowie im Menüunterpunkt "Dokumente" diverse Dokumente hochladen.
8. Nachbearbeitung starten
Haben Sie innerhalb des Mitarbeitergesprächs einen Fragebogen hinterlegt, können die Teilnehmer nach dem Gesprächsablauf im Menüunterpunkt „Fragen und Notizen“ die Nachbereitung der erfassten Antworten starten. Mit Klick auf „Nachbereitung starten“ werden die Antworten aller Teilnehmer freigegeben. Anschließend können optional die „Nach dem Gespräch-Antworten“ ausgefüllt werden.
9. Gespräch abschließen
Nachdem das Gespräch durchgeführt wurde, beginnt der siebentägige Zeitraum für die Nachbereitung. In der Nachbereitung kann das Gespräch nicht auf "Abgeschlossen" gesetzt werden. Nach Ablauf der 7 Tage können Sie das Gespräch abschließen, indem Sie das gewünschte Mitarbeitergespräch markieren und mit Rechtsklick „Abschließen“ wählen oder im Menü "Mitarbeitergesprächsdaten" den Button "Abgeschlossen" wählen.
Innerhalb der Vorgesetzten Ansicht wird das Gespräch im eigenen Dashboard geschlossen.
