In folgendem Artikel erfahren Sie, wie Sie Maileinstellungen zu unterschiedlichen Bereichen definieren, Mitteilungen für Mitarbeiter platzieren, E-Mail- & Dokumentenvorlagen hinterlegen sowie manuelle bzw. automatische E-Mails versenden.
Inhaltsverzeichnis
- Administrator-Rolle zuweisen
- Maileinstellungen für neue Personen
- Signatur hinterlegen
- Mails und Erinnerungsmails
- Vorlagen
- E-Mails aus Vorlagen versenden
- Mitteilungen
Einführung
Mit HRworks verlieren Sie nicht den Überblick. Sie nehmen Maileinstellungen zu diversen Verwaltungsbereichen vor und behalten somit Übersicht in der Vielfalt Ihrer Aufgaben und Anforderungen. Auch Mitarbeitern vereinfachen Sie die Arbeit, indem Sie festlegen, über welche Ereignisse und Statusänderungen sie automatisch benachrichtigt werden sollen. Als Vorgesetzter profitieren Sie von der Möglichkeit, an Jubiläen Ihres Teams rechtzeitig und regelmäßig erinnert zu werden. Durch (selbst)definierte automatische Erinnerungsmails werden Vorgesetzte und Administratoren über anstehende Genehmigungen der Reiseanträge oder Abwesenheiten, über Mitarbeitergespräche, Aufgaben, Probezeitenden, Austritte etc. regelmäßig informiert. Als Administrator verfassen Sie außerdem interne Mitteilungen (wie z. B. Urlaubssperre aus firmenspezifischen Gründen), die Sie an ausgewählte Organisationseinheiten versenden können. Mit HRworks sparen Sie auch Zeit. E-Mails zu bestimmten Ereignissen (z. B. Einladungen) verfassen Sie nur einmal und erstellen dafür Mail- oder auch Dokumentenvorlagen.
1. Administrator-Rolle zuweisen
Um Maileinstellungen verwalten zu können, weisen Sie zunächst der dafür zuständigen Person die entsprechenden Administrator-Rollen zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter „Admin/Personen/Personen“ mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend in den „Rollen und Berechtigungen“ den Haken unter „Grundlagen“ in die Checkboxen „Grundlagen-Administrator“ und „Profil-Administrator“.
Mit diesen Rollen definieren Sie die grundlegenden Maileinstellungen und legen fest, über welche Aufgaben und Ereignisse Ihre Mitarbeiter standardmäßig informiert werden sollen.
Um Mail- und Dokumentenvorlagen hinterlegen zu können, setzen Sie den Haken unter „Personalverwaltung“ in das Feld „Personalverwaltungsgrundlagen-Administrator“.
Für das Verfassen der Mitteilungen benötigen Sie die „Personen-Administrator“-Rolle, die sich im Bereich „Personen“ befindet. Wählen Sie im unteren Bereich, für welche Organisationseinheiten die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Häkchen in die gewünschten Felder und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf „Speichern“. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button „Speichern“ ab.
2. Maileinstellungen für neue Personen
Im Admin-Menü „Grundlagen/Profile/Maileinstellungen für neue Personen“ können Sie festlegen, wie oft welche Benachrichtigungen Ihre Mitarbeiter, die im System neu angelegt werden, standardmäßig erhalten sollen. Die Einstellungen beziehen sich auf alle Mitarbeiter-Rollen und die damit zusammenhängenden Verwaltungs- sowie Aufgabenbereiche. Gehen Sie alle Reiter nacheinander durch und sichern Sie anschließend Ihre Einstellungen mit Klick auf „Speichern“.
3. Signatur hinterlegen
Ihre Signatur für die Mailkommunikationen in HRworks können Sie im Mitarbeiter-Menü
„Stammdaten/Maileinstellungen/Reiter "E-Mail Signatur"“ anpassen sowie das Firmenlogo mit einbinden, sofern dieses vorab im Admin-Menü "Personalverwaltung/Einstellungen" ausgewählt wurde.
Wie Sie generell Firmenlogos für Ihr Unternehmen im Account hinterlegen, erfahren Sie hier.
Hinweis: Sofern Sie mehrere Bilder in Ihrer Signatur integrieren möchten, sollten diese als Firmenlogo vorliegen. Im Menü "Firmenlogo" können Sie mit Rechtsklick auf das Logo die Option "Untersuchen" auswählen und den Link des Bildes innerhalb der geöffneten Entwicklerkonsole kopieren. Dieser Link kann innerhalb der Signatur per HTML Snippet eingefügt werden. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an unseren Support.
4. Mails und Erinnerungsmails
Im Admin-Menü „Grundlagen/Mails“ definieren Sie grundlegende Maileinstellungen. Im Textfeld „Text für die Passwortmail an alle Benutzer“ formulieren Sie eine Nachricht, die an alle Mitarbeiter mit dem Erhalt ihrer Zugangsdaten zu HRworks versendet wird.
Gleiches gilt für die E-Mail mit den Zugangsdaten zum Onboarding-Formular neuer Mitarbeiter.
Zusätzlich definieren Sie Mails für Vorgesetzte, Personen-Administratoren und Genehmiger. Sie bestimmen, ob und nach wie viel Tagen HRworks Erinnerungsmails an die jeweiligen Vorgesetzten bzw. Genehmiger versenden soll. Sie entscheiden selbst, ob Sie den Standardtext aus HRworks nutzen oder einen eigenen Text verwenden. Sobald Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, speichern Sie den Vorgang mit Klick auf „Speichern“.
5. Vorlagen
Mailvorlagen
Im Admin-Menü „Personalverwaltung/Mailvorlagen“ können Sie entweder die bereits hinterlegten Vorlagen bearbeiten oder mit Klick auf „Neu“ eigene Benachrichtigungstexte anlegen. Wählen Sie auf der rechten Seite die Textbefehle aus, die Sie in Ihre Nachricht einbinden möchten.
Markieren Sie nacheinander immer nur einen gewünschten Textbefehl und verschieben Sie diesen mit Klick auf „In Text einfügen“ in Ihren Text. Die Mailvorlagen können von Ihnen jederzeit weiter bearbeitet, kopiert oder gelöscht werden. Nachdem Sie die Änderungen durchgeführt haben, sichern Sie Ihre Textangaben mit „Speichern“.
Dokumentenvorlagen
Im Admin-Menü „Personalverwaltung/Dokumentenvorlagen“ können Sie Dokumente zum Versand per E-Mail hinterlegen.
Neue Kategorie erstellen
Erstellen Sie zunächst mit Klick auf „Neu“ eine neue Kategorie, der Sie anschließend Dokumente zuweisen können.
Tragen Sie in das Feld einen entsprechenden Titel der Vorlagenkategorie ein und speichern Sie diesen.
Neues Dokument hochladen
Sobald eine Kategorie zur Verfügung steht, wählen Sie den Button „Neu“, um ein Dokument (z. B. Einführungsdokument, Arbeitsvertrag) hochzuladen. Dieses kann an entsprechende E-Mails angehängt werden.
Dokument erstellen
Im Admin-Menü "Personen/Personen" können Sie nun im Anschluss einen Personenkreis selektieren und per Rechtsklick aus der Dokumentenvorlage ein Dokument generieren. Daraus kann ein PDF-Dokument und/oder Personalakteneintrag erstellt werden.
Hierfür öffnet sich ein eigenes Bearbeitungsfenster. Wählen Sie hier eine Person als Exempel, die gewünschte Absender-Adresse sowie die gewünschte Dokumentenvorlage aus und klicken anschließend auf "Hinzufügen". Es können auch mehrere Dokumentenvorlagen hinzugefügt werden. Anschließend gehen Sie auf "Generieren".
Jetzt öffnet sich ein neues Fenster, in welchem die fertig erstellten PDF-Dateien heruntergeladen werden können. Optional kann mit dem Button "Personalakteneinträge erstellen" aus der erstellen PDF ein Personalakteneintrag pro Person angelegt werden.
Wenn Sie diese Option wählen, öffnet sich erneut ein Fenster, um die relevanten Personalaktendaten zu hinterlegen. Mit Klick auf "Speichern" wird ein Personalakteneintrag bei den selektierten Personen angelegt (Mitarbeiter-Menü/Personalverwaltung/Personalakteneinträge).
6. E-Mails aus Vorlagen versenden
Nachdem Sie die Mail- und Dokumentenvorlagen hinterlegt haben, können Sie im Admin-Menü „Personen/Personen“ die bereitgestellten Nachrichten versenden. Mit Rechtsklick auf die gewünschte Person wählen Sie die Option „E-Mail senden“.
E-Mail aus Mailvorlage senden
Selektieren Sie einen der hinterlegten Textbausteine und lassen Sie diesen mit Klick auf „Laden“ im Textfeld anzeigen.
Sobald Sie keine Änderungen am Inhalt des Vorlage-Textes durchführen möchten, senden Sie die Nachricht mit Klick auf den entsprechenden Button.
E-Mail aus Dokumentenvorlage senden
Steht Ihnen ein Dokument bzw. eine Dokumentenvorlage zur Verfügung, formulieren Sie zunächst im Textfeld eine beliebige kurze Nachricht, die das angehängte Dokument anleiten soll oder laden Sie den Text der Nachricht aus einer bereits hinterlegten Mailvorlage. Selektieren Sie aus dem Dropdown-Menü einen entsprechenden Textbaustein und klicken Sie auf „Laden“. Setzen Sie anschließend den Haken „Dokumentenvorlage anhängen“ und wählen Sie die Option „Dokumente anhängen“.
Wählen Sie im zweiten Schritt eine hinterlegte Dokumentenvorlage oder ein hochgeladenes Dokument aus. Nachdem Sie den Inhalt überprüft haben, fügen Sie die ausgewählte Vorlage per Klick in den unteren Bereich hinzu und wählen Sie den Button „Senden“.
Beantworten Sie die nachfolgende Frage über den Versand der E-Mail mit „Ja“ und versenden Sie die Nachricht an den ausgewählten Mitarbeiter.
7. Mitteilungen
Im Admin-Menü „Personalverwaltung/Mitteilungen“ hinterlegen Sie Mitteilungen für die Mitarbeiter der ausgewählten Organisationseinheiten. Um eine neue Mitteilung anzulegen, klicken Sie auf den Button „Neu“.
Geben Sie im unteren Bereich den Titel der Mitteilung ein. Im Reiter "Anhänge" können Sie Dokumente für die Mitteilung anhängen. Anschließend wählen Sie die Organisationseinheit/en im Reiter "Organisationseinheiten" aus und sichern die Einstellungen mit dem Button "Speichern".
Um neben der Mitteilung und den angehängten Dokumenten Texte und Bilder zu verfassen, fügen Sie beliebig viele Module zur ausgewählten Mitteilung hinzu:
Pro Modul können Sie Texte verfassen und Bilder einfügen. Zudem können Sie die zur Verfügung gestellten Textbefehle nutzen, um Mitarbeiter direkt anzusprechen.
Wenn Sie die Mitteilung inklusive Module vollständig abgeschlossen haben, können Sie über den Button "Veröffentlichen" die Mitteilungen den Mitarbeitern der ausgewählten Organisationseinheiten freigeben.
Mitarbeiter können nun in der Menüleiste unter "Firmenübersicht/Mitteilungen" die Nachricht einsehen: 