In folgendem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie beim Ansetzten der Mahlzeitenzuschüsse rechtliche Voraussetzungen erfüllen.
Inhaltsverzeichnis
- Einführung
- Sachbezugswert ansetzen: Rechtliche Voraussetzungen
- Mahlzeitenzuschuss per App statt Essenmarke auf Papier
- Fragen zu den rechtlichen Voraussetzungen
1. Einführung
Belohnen Sie Ihre Mitarbeiter in Form von steuerfreien Mahlzeitenzuschüssen mit bis zu 7,50 € je Arbeitstag. Ermöglicht wird der Steuerbonus durch die Bewertung von Essensmarken mit dem amtlichen Sachbezugswert von derzeit 4,40 €. Diese Bewertung gilt auch für digitale Essensmarken.
Mitarbeiter fotografieren ihre Mahlzeitenbelege mit dem Smartphone und reichen diese über die HR WORKS Web App zur Prüfung ein. HR WORKS berechnet die steuerfreien und pauschal zu versteuernden Erstattungsbeträge automatisch gesetzeskonform und überträgt diese in die Lohnbuchhaltung. Zudem werden auch die Abwesenheiten der Mitarbeiter berücksichtigt, damit das Einreichen von Mahlzeitenbelegen nur an regulären Arbeitstagen möglich ist. Durch den exakten Nachweis der Abwesenheiten aus HR WORKS, muss die Anzahl der Tage, an denen der Mitarbeiter Mahlzeitenzuschüsse erhalten hat, nicht manuell gezählt werden.
Voraussetzung ist die Nutzung der Abwesenheits-, Krankmeldungs-, Homeoffice- und Reisekostenfunktionen in HR WORKS. Die Einhaltung der 15-Tages-Regelung, mit der die max. Anzahl an Mahlzeitenzuschüssen pro Monat und Mitarbeiter bei fehlendem Nachweis der Abwesenheiten auf 15 gedeckelt wird, ist damit nicht notwendig, sodass die tatsächliche Anzahl an Mahlzeitenzuschüssen ausgegeben werden kann. Mit Mahlzeitenzuschüssen über HR WORKS entfällt auch die Organisation von Partnerbetrieben sowie die Vergabe und Dokumentation von Essensmarken.
Erhalten Mitarbeiter mit Essensmarken vergünstigte Mittagessen, handelt es sich dabei um einen geldwerten Vorteil. Die Essensmarke ist als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn anzusehen, kann jedoch mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Das heißt: Nicht der tatsächliche Wert der Essensmarke, sondern maximal der Sachbezugswert von 4,40 € ist zu versteuern.
Nach den Lohnsteuerrichtlinien (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR) kann der Sachbezugswert jedoch nur angesetzt werden, wenn:
- tatsächlich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) eingenommen wird bzw. die erworbenen Lebensmittel zum unmittelbaren Verzehr in den Essenspausen bestimmt sind,
- pro Mahlzeit nur ein Zuschuss bzw. eine Essensmarke verrechnet wird,
- der eigentliche Mahlzeitenzuschuss bzw. der Wert der Essensmarke den gültigen Sachbezugswert (4,40 €) um nicht mehr als 3,10 € übersteigt (daher der maximale Erstattungsbetrag von 7,50 €),
- der Mitarbeiter sich nicht auf Geschäftsreise befindet oder aufgrund von Krankheit oder Urlaub abwesend ist.
Als Faustregel gilt: Zahlt der Mitarbeiter mindestens den aktuellen Sachbezugswert von 4,40 € an seiner Mahlzeit selbst, entsteht kein steuerpflichtiger, geldwerter Vorteil und der Mahlzeitenzuschuss bleibt bis zu 7,50 Euro komplett steuerfrei.
Zahlt der Mitarbeiter weniger als den Sachbezugswert an seiner Mahlzeit selbst, muss der Differenzbetrag zwischen dem Sachbezugswert und dem selbst bezahlten Betrag versteuert werden: 4,40 € – Selbstzahlung = zu versteuernder Betrag.
Rechenbeispiele
1. Das Mittagessen kostet 11,50 €. Nach Unternehmensrichtlinie werden max. 7,50 € erstattet.
Lösung: Der Mitarbeiter bekommt 7,50 € steuerfrei erstattet.
2. Das Mittagessen kostet 10,00 €. Nach Unternehmensrichtlinie wird der gesetzliche Wert von max. 7,50 € erstattet.
Lösung: Der Mitarbeiter muss davon 1,90 € pauschal versteuern (10 € – 4,40 €) und erhält vom Arbeitgeber 5,60 € steuerfrei (7,50 € – 1,90 €).
3. Das Mittagessen kostet 8,00 €. Nach Unternehmensrichtlinie wird der gesetzliche Wert von max. 7,50 € erstattet.
Lösung: Der Mitarbeiter muss davon 3,60 € pauschal versteuern (8 € – 4,40 €) und erhält vom Arbeitgeber 3,90 € steuerfrei (7,50 € – 3,60 €).
Nach dem BMF-Schreiben vom 18. Januar 2019 kann der Sachbezugswert auch dann angesetzt werden, wenn Mahlzeitenzuschüsse papierlos gewährt werden. Mit HR WORKS speisen Mitarbeiter im Lokal ihrer Wahl, fotografieren die Rechnung mit dem Smartphone ab und reichen diese über die Web App oder Desktop Oberfläche bei ihrem Arbeitgeber ein. Ohne großen Mehraufwand eignen sich daher digitale Essensmarken perfekt zur Nutzung des vorhandenen Steuervorteils.
Kein Administrativer Aufwand
Die Administration von Papiermarken und Partnerbetrieben entfällt. Sie brauchen Essensgutscheine weder zu besorgen noch zu verteilen. Ihre Mitarbeiter sind nicht an die Kantine oder Partnerrestaurants gebunden, sondern haben freie Wahl. HR WORKS sorgt für die Einhaltung der Lohnsteuerrichtlinien und berechnet den steuerfreien und pauschal zu versteuernden Betrag automatisch. Auch um die Dokumentation brauchen Sie sich keine Gedanken zu machen. Alle Mahlzeitenzuschüsse sind automatisch in HR WORKS hinterlegt. Per Lohnbuchhaltungsliste oder -export übertragen Sie die Erstattungsbeträge an das Lohnbüro.
Die Stellungnahme des Finanzamts beantwortet folgende Fragen zum Ansetzen der Mahlzeitenzuschüsse und allen diesbezüglichen Einschränkungen:
Was kann unter unmittelbarem Verzehr verstanden werden?
Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeiten anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet und zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind.
Beispiele:
- fertige Salate (Gemüse-, Obst-, Kuskus-, Nudelsalate)
- fertig eingepackte Gerichte (Sushi, Nudelgerichte, Reisgerichte)
- belegte Brötchen
Beim Einkauf der Lebensmittel im Supermarkt müssen die Mitarbeiter mit der Voraussetzung der unmittelbaren Verzehrbarkeit vorsichtig umgehen. Handelt es sich um eine ganze Packung Obst oder Gemüse, kann diese nicht als unmittelbar verzehrbare Mahlzeit akzeptiert werden. Auch eine Tiefkühlpizza (und andere Tiefkühlkost) erfüllen nicht die vorgeschriebenen Voraussetzungen, da sie noch zusätzlich bearbeitet/aufgewärmt werden müssen.
Welche Uhrzeit und welcher Ort des Belegs sind akzeptabel?
Der Ort sowie die Uhrzeit des Einkaufs sind nicht relevant, wenn alle rechtlichen Voraussetzungen erfüllt werden.
Darf der Rechnungsbeleg andere Positionen beinhalten?
Ja, unter der Voraussetzung, dass die als Mahlzeit eingekauften, verzehrfertigen Lebensmittel von den restlichen Positionen deutlich unterschieden sind (beispielsweise durch farbliche Markierung).
Darf eine Mahlzeit in unterschiedlichen Geschäften eingekauft werden?
Zuschüsse zu Mahlzeiten sind auch dann mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile seiner Mahlzeit bei verschiedenen Verkäufern (Gaststätten, Supermärkten u. a.) erwirbt.
Kann der Mahlzeitenzuschuss auch Home Office Mitarbeitern oder bei halben Urlaubstagen gewährt werden?
Ja, arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind auch dann mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn sie an Arbeitnehmer geleistet werden, die ihre Tätigkeit in einem Home Office ausüben oder nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten.
Fällt Pfand unter den Mahlzeitenzuschuss?
Nein, Pfand darf nicht in den zu erstattenden Betrag mit einbezogen werden.
Darf auch ein Glas Wein oder Bier auf dem Beleg auftreten?
Nein, alkoholische Getränke werden hier nicht berücksichtigt.
Dürfen Mahlzeiten auf Vorrat eingekauft werden?
Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Erwirbt der Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen. Gleiches gilt für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat.