In folgenden Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie Ihre Mitarbeiter in Form von steuerfreien Mahlzeitenzuschüssen belohnen.
Inhaltsverzeichnis
- Einführung
- Administrator-Rolle zuweisen
- Zuschussarten anlegen
- Zuschussarten dem Mitarbeiter zuordnen
- Eingereichte Mahlzeitenbelege prüfen
1. Einführung
Belohnen Sie Ihre Mitarbeiter in Form von steuerfreien Mahlzeitenzuschüssen mit bis zu 7,23 € je Arbeitstag. Ermöglicht wird der Steuerbonus durch die Bewertung von Essensmarken mit dem amtlichen Sachbezugswert von derzeit 4,13 €. Diese Bewertung gilt auch für digitale Essensmarken. Mitarbeiter fotografieren ihre Mahlzeitenbelege mit dem Smartphone und reichen diese über die HRworks Web App zur Prüfung ein. HRworks berechnet die steuerfreien und pauschal zu versteuernden Erstattungsbeträge automatisch gesetzeskonform und überträgt diese in die Lohnbuchhaltung. Zudem werden auch die Abwesenheiten der Mitarbeiter berücksichtigt, damit das Einreichen von Mahlzeitenbelegen nur an regulären Arbeitstagen möglich ist. Durch den exakten Nachweis der Abwesenheiten aus HRworks, muss die Anzahl der Tage, an denen der Mitarbeiter Mahlzeitenzuschüsse erhalten hat, nicht manuell gezählt werden.
Voraussetzung ist die Nutzung der Abwesenheits-, Krankmeldungs-, Homeoffice- und Reisekostenfunktionen in HRworks. Die Einhaltung der 15-Tages-Regelung, mit der die max. Anzahl an Mahlzeitenzuschüssen pro Monat und Mitarbeiter bei fehlendem Nachweis der Abwesenheiten auf 15 gedeckelt wird, ist damit nicht notwendig, so dass die tatsächliche Anzahl an Mahlzeitenzuschüssen ausgegeben werden kann. Mit Mahlzeitenzuschüssen über HRworks entfällt auch die Organisation von Partnerbetrieben sowie die Vergabe und Dokumentation von Essensmarken. Bei Fragen zu den rechtlichen Voraussetzungen lesen Sie die Dokumentation
2. Administrator-Rolle zuweisen
Weisen Sie zunächst der für die Mahlzeitenzuschüsse zuständigen Person die entsprechende Admin-Rolle zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend in den “Rollen und Berechtigungen” unter “Lohn und Gehalt” den Haken “Mahlzeitenzuschuss-Administrator”. Wählen Sie im unteren Bereich, für welche Organisationseinheiten die zugewiesene Rolle gelten soll. Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.
3. Zuschussarten anlegen
Hinterlegen und verwalten Sie im Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Mahlzeitenzuschüsse/ Zuschussarten” alle Zuschussarten, die in Ihrem Unternehmen für die Auszahlung der Mahlzeitenzuschüsse zur Verfügung stehen sollen.
Mit Klick auf “Neu” definieren Sie neue Zuschussarten, die Sie Ihren Mitarbeitern auch einzeln zuordnen können. Tragen Sie im nachfolgenden Eingabefenster den Namen sowie den maximal zu erstattenden Betrag der Zuschussart ein und bestätigen Sie die Angaben mit “OK”.
Die hinterlegten Zuschussarten können mit Klick auf die entsprechenden Buttons jederzeit geändert, kopiert oder gelöscht werden.
4. Zuschussarten dem Mitarbeiter zuordnen
Nachdem Sie eine oder mehrere Zuschussarten hinterlegt haben, können Sie diese im gleichen Bereich (Admin-Menü/Lohn und Gehalt/Mahlzeitenzuschüsse/Zuschussarten) Ihren Mitarbeitern zuordnen. Wählen Sie zunächst aus dem oberen Dropdown-Menü eine der hinterlegten Zuschussarten aus und klicken Sie auf “Personen zuordnen”.
Danach öffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie hier den Zeitraum ein, in dem die ausgewählten Mitarbeiter ihre Mahlzeitenbelege zum Erwerb der Mahlzeitenzuschüsse einreichen können. Möchten Sie den Zeitraum beschränken, entfernen Sie den Haken “unbegrenzt” und legen ein Ende Datum fest. Wählen Sie anschließend mit gedrückter Steuerungstaste (Strg) alle Personen aus, denen die Zuschussart zugeordnet werden soll und klicken Sie auf “Auswahl anwenden”.
Die zugeordnete Zuschussart kann im Menü des Mitarbeiters unter “Lohn und Gehalt/ Mahlzeitenbelege” im Reiter “Mahlzeitenzuschuss” einzeln bearbeitet bzw. geändert werden. Gleichzeitig können Sie hier über den Button “Mitarbeiter informieren” den jeweiligen Personen eine Benachrichtigungsmail senden.
Somit informieren Sie die ausgewählten Mitarbeiter über die Möglichkeit, Mahlzeitenbelege zum Erhalt der Mahlzeitenzuschüsse einzureichen:
5. Eingereichte Mahlzeitenbelege prüfen
Sobald die Mitarbeiter ihre Mahlzeitenbelege zur Prüfung eingereicht haben, werden Sie als Administrator im Bereich “Eingang/Zu erledigen” darüber informiert:
Mit Doppelklick in die Zeile werden Sie in das entsprechende Menü geführt.
Alternativ können Sie direkt das Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Mahlzeitenzuschüsse/ Mahlzeitenbelege” öffnen und die Belegprüfung durchführen.
Nachdem Sie eine Zeile anklicken, werden Ihnen im unteren Bereich des Menüs die Belegdetails sowie der digitale Anhang angezeigt. Unter welchen Voraussetzungen eine Mahlzeit bewertet und geprüft werden soll, erfahren Sie unter “Hinweise anzeigen”.
Prüfen Sie im unteren Bereich des Menüs, ob die Angaben mit dem elektronischen Beleg übereinstimmen. Entsprechen die Belegangaben auch den allgemeinen Voraussetzungen, schließen Sie die Prüfung mit “Geprüft, OK” ab.
Wurden die Belege mit “Geprüft, OK” freigegeben, wird dem Mitarbeiter über den monatlichen Lohnbuchhaltungsexport (bzw. über die Lohnbuchhaltungsliste) der Erstattungsbetrag bei der nächsten Lohnauszahlung ausbezahlt.