In folgendem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie alle steuerfreien und lohnzuversteuernden Werte aus den Reisekostenabrechnungen sowie den Großbuchstaben M in die Lohnbuchhaltung übertragen.
Inhaltsverzeichnis
Einführung
Mit der Lohnsteuerfunktion ist es möglich, alle steuerfreien und lohnzuversteuernden Werte aus den Reisekostenabrechnungen sowie den Großbuchstaben M in die Lohnbuchhaltung zu übertragen. Alle Daten für die Lohnabrechnung können in einer Lohnbuchhaltungsliste ausgewertet oder per Export an die Lohnbuchhaltung bzw. an Ihren externen Steuerberater übermittelt werden. Die Voraussetzung für einen Lohnbuchhaltungsexport ist der Aufbau einer entsprechenden Schnittstelle. Für mehr Informationen, Einrichtung und Unterstützung wenden Sie sich an Ihren HRworks Consultant.
Um die Lohnsteuerfunktion in HRworks nutzen zu können, weisen Sie zunächst den für die Lohnabrechnung zuständigen Personen die entsprechenden Admin-Rollen zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Personen/Personen” mit Doppelklick auf die entsprechenden Namen die Menüs der jeweiligen Personen. Setzen Sie anschließend in den “Rollen und Berechtigungen” die Haken unter “Lohn und Gehalt” in den Feldern der jeweiligen Administrator-Rollen. Wählen Sie im unteren Bereich der Maske, für welche Organisationseinheiten die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.
Öffnen Sie das Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Einstellungen”, um die Parameter für die Lohnbuchhaltungsliste und den Lohnbuchhaltungsexport zu definieren. Über den Haken „Lohnmonatsfunktion verwenden“ aktivieren Sie die Lohnsteuerfunktion. Somit wird Ihnen das Erstellen der Lohnbuchhaltungslisten und -exporte ermöglicht. Bei erstmaliger Aktivierung werden Sie in zwei Schritten durch einen Assistenten geführt.
Lohnmonatseinstellungen
Im gleichen Menü in der Tabelle “Lohnmonatseinstellungen” wird angezeigt, in welchem Lohnmonat sich die einzelnen Organisationseinheiten befinden. Diese können bei Bedarf mit Doppelklick in die Zeile angepasst werden.
Hinweis: Bitte führen Sie Änderungen in diesem Bereich nur mit einem HRworks Consultant durch. Beachten Sie dabei, dass bei einer Änderung in der Spalte “Monate” alle Werte aus den bisher exportierten bzw. nicht abgeschlossenen Lohnmonaten ignoriert werden.
Exportformat für Lohnbuchhaltungsdaten
Legen Sie unter “Exportformat für Lohnbuchhaltungsdaten” fest, nach welchem Format Ihr Lohnbuchhaltungsexport erstellt werden soll. Wurde bei Ihnen bisher keine Schnittstelle hinterlegt, wenden Sie sich an den HRworks Support.
Ist die Option „Soll die Gesamtsumme der Reisekosten für die Lohnbuchhaltung exportiert werden?“ aktiviert, werden für die Mitarbeiter die gesamten Reisekosten mit einer Lohnart „Gesamtsumme“ übertragen. Dies wird nur dann benötigt, wenn Sie die angefallenen Reisekosten innerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung auszahlen möchten.
Erhält der Arbeitnehmer während seiner Dienstreise eine vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten gestellte Mahlzeit, so sollte auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers und im Lohnkonto der Großbuchstabe M ausgegeben werden. Erhält der Arbeitnehmer ausschließlich Mahlzeiten, deren Preis 60 € übersteigen oder die keinen Arbeitslohn darstellen, muss im Lohnkonto der Großbuchstabe „M“ nicht aufgezeichnet und auf der Lohnsteuerkarte nicht bescheinigt werden. Dabei ist die Anzahl der Mahlzeitengestellungen unerheblich. Der Großbuchstabe M muss nur einmalig bescheinigt werden, egal ob der Arbeitnehmer auf einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit oder auf mehreren Auswärtstätigkeiten mehrere Mahlzeiten im Jahr erhalten hat.
Der Anhang M wird durch die Kürzung einer Mahlzeit innerhalb der Reisekostenabrechnung in die “Jährliche Lohnsteuer” des Mitarbeiters automatisch übertragen. Der Exportwert für Anhang M ist in HRworks vordefiniert und kann per Lohnbuchhaltungsexport in das Lohnprogramm übertragen werden. Dadurch wird dieses Kennzeichen auf der jährlichen elektronischen Lohnsteuerbescheinigung des Mitarbeiter mit ausgegeben.
Die “System-Lohnarten” für die Lohnbuchhaltung sind in HRworks im Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Lohnarten” fest hinterlegt. Um diese innerhalb der Reisekostenabrechnung an die Lohnbuchhaltung oder an Ihren Steuerberater übermitteln zu können, tragen Sie in der Spalte “Exportschlüssel” die entsprechenden Lohnarten-Schlüssel aus Ihrem Lohnprogramm ein.
Nachdem Sie alle Werte mit Doppelklick in die Felder eingetragen haben, speichern Sie den Vorgang.
Hinweis: In den Zahlungen verwendete Lohnarten können nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden. Durch das Deaktivieren einer Lohnart, steht diese nicht mehr für neue Zahlungen zur Verfügung, kann aber noch ausgewertet werden. Deaktivierte Lohnarten können jederzeit wieder aktiviert und verwendet werden.
Übertragen Sie monatlich die aktuellen Werte der Reisekostenabrechnungen an das Lohnprogramm und somit auch auf die digitale Lohnsteuerbescheinigung der Mitarbeiter. Erstellen Sie dafür im Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Berichte” eine Lohnbuchhaltungsliste oder führen Sie einen Lohnbuchhaltungsexport über den aktuellen Abrechnungszeitraum durch.
Im Reiter „Bericht“ selektieren Sie aus dem Dropdown-Menü die Lohnbuchhaltungsliste für eine manuelle Übertragung oder den Lohnbuchhaltungsexport für den Export der Daten aus HRworks in das Lohnprogramm. Wählen Sie anschließend das Datei-/Exportformat aus, in dem dieser gespeichert werden soll.
Überprüfen Sie anschließend die Einstellungen in den weiteren Reitern:
Markieren Sie unter „Organisationseinheiten“ alle Organisationseinheiten, deren Daten Sie für die Lohnsteuer auswerten oder exportieren möchten. Beachten Sie dabei, dass der ausgewählte Bericht nicht gleichzeitig für unterschiedliche Länder erstellt werden kann.
Um den Lohnmonat zu schließen und die aktuellen Werte an das Lohnprogramm zu übertragen, muss im Reiter “Zeitraum" der Haken “Aktuellen Lohnmonat verwenden und schließen” gesetzt werden. Möchten Sie nachträgliche Auswertungen durchführen, entfernen Sie den Haken und wählen den gewünschten Zeitraum manuell aus.
Klicken Sie anschließend oben rechts auf den Button „Bericht erstellen“, um die Berichterstellung zu starten. Neben diesem Button sehen Sie, wie viele Personen und Werte in der Liste ausgewertet werden.
Sobald im unteren Bereich der Maske der Status auf “Erfolgreich erstellt” steht, rufen Sie die Lohnbuchhaltungsliste bzw. den Lohnbuchhaltungsexport per Doppelklick oder über den Button “Download” auf. Klicken Sie in der nachfolgenden Meldung auf “Bericht downloaden” und verarbeiten Sie diesen in Ihrem Zielsystem. Wurden die Daten erfolgreich an die Lohnbuchhaltung übertragen, bestätigen Sie den Vorgang mit “Monat schließen”.
Alle enthaltenen Reisekostenabrechnungen werden mit Bezeichnung “in die Lohnbuchhaltung exportiert” gekennzeichnet. Der aktuelle Lohnmonat der jeweiligen Organisationseinheit wird dabei geschlossen. Dadurch verhindern Sie, die gleichen Werte im nächsten Monat nochmals zu exportieren. Alle steuerfreien und zu versteuernden Werte aus den Reisekosten, die von der Finanzbuchhaltung auf den Status “Abgerechnet” gesetzt werden, werden automatisch in den aktuell geöffneten Lohnmonat mit einbezogen und für den nächsten Lohnsteuer-Export vorgesehen.
Hinweis: Auch zum späteren Zeitpunkt haben Sie die Möglichkeit die Auswertungen über ausgewählte Berichte zu erstellen. Entfernen Sie dazu in der Registerkarte “Zeitraum” den Haken „Aktuellen Lohnmonat verwenden und schließen“ und legen Sie den gewünschten Zeitraum manuell fest.
Wurden die Lohnsteuermonate nicht monatsweise geschlossen, haben Sie die Möglichkeit, mit der Erstellung eines Jahresberichtes auch das ganze Lohnsteuerjahr abzuschließen.
Tipp: Schauen Sie sich zu diesem Vorgang auch das dazugehörige Lernvideo an.
Den “Anhang M” wählen Sie ebenfalls im Menüunterpunkt “Bericht” aus. Diese Liste fasst alle Mitarbeiter zusammen, die eine steuerfreie Mahlzeit erhalten haben. Den “Anhang M” können Sie monatlich, zusammen mit der Lohnbuchhaltungsliste/-export, oder nur einmal am Jahresende ziehen. Hier muss dabei kein Status geändert werden.
Um Ihre Einstellungen als Berichtsvorlage zu speichern, klicken Sie im oberen Bereich der Maske auf die Option „Als Vorlage speichern“. Die Berichtsvorlage wird dann im oberen Dropdown-Menü zur Auswahl bereit gestellt. Wählen Sie diese aus, müssen Sie zum nächsten Mal die Suchkriterien nicht erneut zusammenstellen, sondern wählen direkt den Button “Bericht erstellen”.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass jegliche Änderungen von Suchkriterien in der ausgewählten Vorlage automatisch gespeichert werden.
Bestehende Vorlagen können geändert oder neu sortiert werden, indem Sie auf den Button „Verwalten“ klicken. Per Doppelklick ändern Sie den Namen der Vorlage und per Drag & Drop können Sie die Reihenfolge ändern.
Im Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Lohnmonate” sehen Sie alle Werte, die im ausgewählten Lohnmonat angefallen sind. Dies sind u. a. auch Verpflegungsmehraufwendungen aus Reisekostenabrechnungen bzw. zu versteuernde Werte, die im ausgewählten Monat auf den Status „Abgerechnet“ gesetzt wurden. Über die Auswahl „Monat“ und „Jahr“ können Sie sich die Werte aus bestimmten Perioden anzeigen lassen. Diese werden je nach ausgewählter Organisationseinheit angezeigt. Wurden die Daten (per Lohnbuchhaltungsexport oder -liste) an die Lohnbuchhaltung übertragen und der Lohnmonat geschlossen, wird oben auf der Seite aufgeführt, wann und von wem diese exportiert wurden. Reisekostenabrechnungen können über den Button „Bearbeiten“ geöffnet und im Detail betrachtet werden.
Im Admin-Menü ”Lohn und Gehalt/Jährliche Lohnsteuer” sehen Sie pro Mitarbeiter der ausgewählten Organisationseinheit, ob bei diesem der Großbuchstabe M gesetzt wurde. Möchten Sie den Eintrag ändern, wählen Sie einen Mitarbeiter aus und aktivieren/deaktivieren Sie den Großbuchstaben M.
