In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie die grundlegenden Einstellungen zur Funktion Lohn und Gehalt hinterlegen.
Inhaltsverzeichnis
- Lernvideo
- Administrator-Rolle zuweisen
- Funktion "Lohn und Gehalt" aktivieren
- Lohnmonate anpassen
- Lohnarten hinterlegen
- Zahlungen hinterlegen
- Webinar zum Thema
1. Lernvideo
Schauen Sie hier das Video zum Artikel:
2. Administrator-Rolle zuweisen
Um die Funktion für Lohn und Gehalt in HRworks nutzen zu können, weisen Sie zunächst den für die Gehaltsverwaltung zuständigen Personen die entsprechenden Admin-Rollen zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf die Person das zugehörige Mitarbeiter-Menü. Setzen Sie anschließend unter "Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/Reiter "Rollen" die gewünschten Haken unter “Lohn und Gehalt”. Für die grundlegenden Einstellungen wird die Administrator-Rolle "Gehaltsgrundlagen-Administrator" benötigt. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.
3. Funktion "Lohn und Gehalt" aktivieren
Um die Funktion grundsätzlich für die Nutzung zu aktivieren, öffnen Sie das Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Einstellungen”. Mit Anhaken der Checkbox "Funktion für Lohn und Gehalt verwenden" aktivieren Sie die Funktion. Somit wird Ihnen ermöglicht, die Gehaltsdaten zu erfassen und zu verwalten. Sie erstellen, bearbeiten oder löschen die Lohnarten (wie Bonus, Gehalt, Provision), die bei den Zahlungen in Ihrem Unternehmen zur Auswahl stehen sollen.
4. Lohnmonate anpassen
Im gleichem Menü "Lohn und Gehalt/Einstellungen" passen Sie auch zum Start der Funktion die Lohnmonate so an, dass der aktuelle Monat der offene Lohnmonat ist. Anschließende Schließungen des Monats erfolgen über den Lohnbuchhaltungsexport oder in Berichtsform über die Lohnbuchhaltungsliste.
Klappen Sie alle Organisationseinheiten mit allen Unterorganisationseinheiten auf. Per Doppelklick in die jeweilige Zeile können Sie den Lohnmonat entsprechend anpassen und aktualisieren.
Hinweis: Sofern nicht nur der Lohnmonat, sondern auch das Jahr angepasst werden muss und Ihnen das nicht gelingt, kontaktieren Sie gerne unseren Support zur weiteren Unterstützung.
Um Zahlungen pro Lohnmonat nachzuvollziehen, wechseln Sie in das Admin-Menü "Lohn und Gehalt/Lohnmonate". Hier werden pro Monat, Jahr und Organisationseinheit die Lohnzahlungen der Personen aufgelistet. Neben Auszahlungssummen von Reisekosten werden übertragene kontinuierliche und Einmalzahlungen, lohnrelevante Abwesenheiten und Krankmeldungen aufgelistet.
Wenn Sie zu einer Person weitere Details benötigen und/oder das Gehalt verwalten möchten, wählen Sie die Person aus und klicken auf "Bearbeiten".
Sofern Reisekostenabrechnungen einem anderen Lohnmonat zugeordnet wurden als vorgesehen, können Sie diese per Rechtsklick in den aktuell offenen oder einen bereits geschlossenen Lohnmonat verschieben.
Hinweis: Das Verschieben von Auszahlungen ist nur bei Reisekosten möglich. Gehaltszahlungen sowie Abwesenheiten/Krankmeldungen orientieren sich fest am hinterlegten Zeitraum der Übertragung.
5. Lohnarten hinterlegen
Die “System-Lohnarten” für die Lohnbuchhaltung sind in HRworks im Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Lohnarten” fest hinterlegt. Um diese innerhalb der Reisekostenabrechnung an die Lohnbuchhaltung oder an Ihren Steuerberater übermitteln zu können, tragen Sie in der Spalte “Exportschlüssel” die entsprechenden Lohnarten-Schlüssel aus Ihrem Lohnprogramm ein. Nachdem Sie alle Werte mit Doppelklick in die Felder eingetragen haben, speichern Sie den Vorgang.
Neben den vordefinierten Lohnarten können Sie mit Klick auf “+Neu” beliebig viele eigene Lohnarten anlegen. Dadurch erleichtern Sie die Kategorisierung der Zahlungen an Ihre Mitarbeiter. Um Beträge aus eigenen Lohnarten in HRworks importieren zu können, tragen Sie Ihre "Importschlüssel" in die entsprechende Spalte ein. Um die Lohnarten an Fremdsysteme weiterzuleiten, tragen Sie in der Spalte “Exportschlüssel” die entsprechenden Lohnarten-Schlüssel aus Ihrem Lohnprogramm ein.
Hinweis: In den Zahlungen verwendete Lohnarten können nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden. Durch das Deaktivieren einer Lohnart, steht diese nicht mehr für neue Zahlungen zur Verfügung, kann aber noch ausgewertet werden. Deaktivierte Lohnarten können jederzeit wieder aktiviert und verwendet werden.
6. Zahlungen hinterlegen
Für die Verwaltung und Auswertung der kontinuierlichen und Einmalzahlungen pro Person lesen Sie hier weiter.
7. Webinar zum Thema
Weitere Informationen zu der Funktion Lohn und Gehalt finden Sie in unserem kostenlosen Webinar.