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      Wie erstelle und passe ich Kostenrechnungsobjekte an?

      In folgendem Artikel erfahren Sie, wie Sie Kostenrechnungsobjekte erstellen und anpassen können. 

      Inhaltsverzeichnis

      1. Lernvideo
      2. Kostenträger
      3. Kostenstellen
      4. Einstellungen
      Im Admin-Menü “Grundlagen/Kostenrechnung” legen Sie fest, welche Kostenrechnungsobjekte in Ihrem System verwendet werden und ob deren Angabe bei der Erfassung einer Reisekostenabrechnung verpflichtend ist. Sollten die Namen “Kostenstelle” und “Kostenträger” für Sie nicht zutreffen, können Sie diese frei umbenennen. Beispiele hierfür sind Produkte, Kunden oder Auftragsnummern (Admin-Menü/Grundlagen/Kostenrechnung/Einstellungen). 

      1. Lernvideo 

      Schauen Sie hier das Video zum Import von Kostenrechnungsobjekten: 

      2. Kostenträger

      In diesem Menü editieren Sie die Kostenträger, die in Ihrem Unternehmen für die Reisekostenabrechnung verwendet werden. Klicken Sie auf „Neu“ und wählen Sie die Anzahl an anzulegenden Kostenträger fest. Tragen Sie anschließend jeweils die Bezeichnung sowie die Nummer ein. 109

      Bei einer größeren Anzahl an Kostenrechnungsobjekten können Sie eine Excel-Tabelle für den Import erstellen. Aufbau einer Import-Datei ist folgend: 

      Name des Kostenträgers; Nummer des Kostenträgers

      Beachten Sie dabei, dass die Datei keine Spaltenbezeichnungen bzw. Überschriften beinhaltet. Nachdem Sie die Datei im CSV-Format gespeichert haben, wählen Sie den Button “Import”. Laden Sie das vorbereitete Dokument mit Klick auf “Datei auswählen” und “Upload” hoch. Schließen Sie den Vorgang mit dem Button “Import” ab.

      110

      Damit die Kostenträger zur Auswahl bei der Reisekostenabrechnung zur Verfügung stehen, gehen Sie wie folgt vor:

      • Ordnen Sie dem Mitarbeiter den Stamm-Kostenträger im Menü “Admin/Personen/Personen” →  “Stammdaten/Zuordnungen” zu.
      • Ordnen Sie einem Mitarbeiter weitere persönliche Kostenträger im Menü “Admin/Personen/Personen” →  “Stammdaten/Kostenrechnung” zu.
      • Ordnen Sie die Kostenträger der Organisationseinheit im Menü “Admin/ Grundlagen/Organisationseinheiten” zu, die alle Mitarbeiter dieser Einheit verwenden dürfen.
      • Aktivieren Sie für Mitarbeiter, die immer Zugriff auf alle Kostenrechnungsobjekte haben sollen, die Berechtigung „Benutzen nicht zugeordneter Kostenrechnungsobjekte“. Dafür öffnen Sie im Menü “Admin/Personen/Personen →  Stammdaten/Rollen und Berechtigungen” den Reiter “Berechtigungen” und setzen Sie den Haken im entsprechenden Feld.
       
      In diesem Menü editieren Sie die Kostenstellen, die für die Reisekostenabrechnung verwendet werden. Klicken Sie auf „Neu“ und wählen Sie die Anzahl an anzulegenden Kostenstellen fest. Tragen Sie anschließend jeweils die Bezeichnung sowie die Nummer ein.111
      Bei einer größeren Anzahl der Kostenrechnungsobjekte können Sie eine Excel-Tabelle für den Import erstellen. Aufbau einer Import-Datei ist folgend: 

      Name der Kostenstelle; Nummer der Kostenstelle  

      Beachten Sie dabei, dass die Datei keine Spaltenbezeichnungen bzw. Überschriften beinhaltet. Nachdem Sie die Datei im CSV-Format gespeichert haben, wählen Sie den Button “Import”. Laden Sie das vorbereitete Dokument mit Klick auf “Datei auswählen” und “Upload” hoch. Schließen Sie den Vorgang mit dem Button “Import” ab. 112
      Damit die Kostenstellen zur Auswahl bei der Reisekostenabrechnung zur Verfügung stehen, gehen Sie wie folgt vor:
      • Ordnen Sie dem Mitarbeiter die Stamm-Kostenstelle im Menü “Administrator/ Personen” →  “Stammdaten/Zuordnungen” zu.
      • Ordnen Sie einem Mitarbeiter weitere persönliche Kostenstellen im Menü “Admin/Personen/Personen” → “Stammdaten/Kostenrechnung” zu.
      • Ordnen Sie die Kostenstellen der Organisationseinheit im Menü “Admin/ Grundlagen/Organisationseinheiten/Reiter "Kostenrechnung"/Reiter "Kostenstellen” zu, die alle Mitarbeiter dieser Organisationseinheit verwenden dürfen.
       

      In diesem Menü bearbeiten Sie Grundeinstellungen für die Kostenrechnungsobjekte. Die Kostenrechnungsobjekte „Kostenstellen“ und „Kostenträger“ können als Pflichtfelder definiert sowie deren Bezeichnungen geändert werden.

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