In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie Krankheitsarten aktivieren und Krankmeldungen mit elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bearbeiten, korrigieren und auswerten.
Inhaltsverzeichnis
- Lernvideo
- Allgemeine Informationen
- Grundlegende Einstellungen
- Krankmeldungen mit eAU bearbeiten
- Krankheitstage der Mitarbeiter auswerten
1. Lernvideo
Schauen Sie hier das Video zum Artikel:
2. Allgemeine Informationen
Die aktuelle Rechtslage sieht vor, dass Arbeitgeber ab dem 01.01.2023 die AU-Bescheinigung der gesetzlich Krankenversicherten Arbeitnehmer elektronisch von der Krankenkasse abrufen können. Ziel des Verfahrens soll es sein, die Nachweispflicht des Arbeitnehmers nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (§5 EFZG) auf elektronischem Wege sicherzustellen.
Liegt eine Berechtigung im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses vor, kann der Arbeitgeber die erforderlichen Krankmeldedaten über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungs- oder Zeiterfassungsprogramm elektronisch bei den Servern der Krankenkassen abrufen. Der elektronische Datenaustausch ist voraussichtlich ab Januar 2023 für den Arbeitgeber verpflichtend. Einzig der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin erhält noch eine Bescheinigung auf Papier, die für den Fall einer Störung im digitalen Übertragungsweg als gesetzliches Beweismittel dient.
Arbeitnehmer müssen sich dennoch weiterhin direkt bei Ihrem Arbeitgeber als arbeitsunfähig melden. Den Nachweis hierüber ruft dieser aber über ein systemgeprüftes Zeiterfassungs- oder Entgeltabrechnungsprogramm ab.
Den generellen Prozess zur Verwaltung von Krankmeldungen können Sie hier nachlesen.
3. Grundlegende Einstellungen
Im Admin-Menü unter "Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Einstellungen im Reiter "Krankmeldungen" legen Sie grundlegende Einstellungen, wie das Überfälligkeitsdatum einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, zu Krankmeldungen fest.
Krankheitsarten anlegen
Das Vorgehen können Sie im generellen Artikel zur Verwaltung von Krankmeldungen nachlesen.
4. Krankmeldungen mit eAU bearbeiten
Als Abwesenheits-Administrator können Sie Krankmeldungen mit elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für gesetzlich versicherte Mitarbeiter Ihrer Organisationseinheiten prüfen, bearbeiten oder neu erstellen.
Hinweis: Privat versicherte Mitarbeiter können keine Krankmeldung mit elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einreichen. Für sie bleibt der bisherige Prozess bestehen.
Neue Krankmeldung erstellen
Öffnen Sie über das Admin-Menü "Personen/Personen" den krank zu meldenden Mitarbeiter und gehen Sie im Mitarbeiter-Menü zu “Zeitwirtschaft/Abwesenheiten”.
Um eine Krankmeldung zu erfassen, klicken Sie auf „Krank melden“ und tragen Sie die Angaben im nachfolgenden Fenster ein.
Möchten Sie zu dieser Krankmeldung einen Stellvertreter hinzufügen, wählen Sie diesen aus dem verfügbaren Dropdownmenü aus. Dieser wird anschließend darüber per E-Mail informiert.
Bei Bedarf können Sie den Status der zu erfassenden Krankmeldung ändern.
Möchten Sie, dass bestimmte Kollegen des Mitarbeiters über die Krankmeldung informiert werden, fügen Sie diese im Bereich “Personen informieren” über den Button “Neu” hinzu. Zusätzlich können Sie für jede Person eine kurze Bemerkung eintragen.
Falls Ihnen bekannt ist, dass der Mitarbeiter bereits beim Arzt war und dieser die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital an die Krankenkasse übermittelt, selektieren Sie die Checkbox “eAU digital übermittelt” und schließen Sie den Vorgang mit Klick auf “Krank melden” ab.
Krankmeldung verlängern
Sofern bereits eine Krankmeldung vorliegt, welche verlängert werden soll, legen Sie ebenso mit Klick auf "Krank melden" eine neue Krankmeldung an. Erfassen Sie die Krankmeldungsdaten wie bei einer neuen Krankmeldung. Das System erkennt durch die beieinander liegenden Zeiträume der bestehenden und neuen Krankmeldung einen Zusammenhang und weist mit Klick auf "Krank melden" darauf hin:
Sie können nun entscheiden, ob die bereits bestehende Krankmeldung mit den Daten dieser Krankmeldung verlängert wird (Button "Krankmeldung verlängern") oder, ob eine neue Krankmeldung als eigener Krankenfall angelegt wird (Button "Neue Krankmeldung").
Hinweis: Um die Option der Verlängerung vom System angeboten zu bekommen, müssen die Krankheitsarten der beiden Krankmeldungen identisch sein. Sofern Sie eine neue Krankheitsart erfassen, weist das System nur auf einen möglichen Zusammenhang hin, aber bietet keine Verlängerung:
Gleichen Sie die Krankheitsarten an, um diese zusammenführen zu können.
Erfasste Krankmeldung bearbeiten und prüfen
Über die Krankmeldungen Ihrer Mitarbeiter werden Sie als Administrator per E-Mail informiert:
Bearbeiten Sie die Krankmeldungen Ihrer Mitarbeiter einzeln über den in der E-Mail vorhandenen Button oder mehrere auf einmal nach der Anmeldung in Ihrem Zugang.
Im Menü “Eingang/Zu erledigen” finden Sie unter Ihren Administrator-Aufgaben alle eingereichten Krankmeldungen, die Sie elektronisch abrufen müssen. Mit Doppelklick in die Zeile werden Sie in das entsprechende Menü zur Bearbeitung weitergeleitet.
In diesem Bereich (Admin-Menü/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Krankmeldungsübersicht) erhalten Sie eine Übersicht über alle erfassten Krankmeldungen Ihrer Mitarbeiter. Für die Meldungen mit dem Status “eAU ausstehend” müssen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch von Ihnen abgerufen und geprüft werden.
Hinweis: Das Anfragen der eAU müssen Sie proaktiv über Ihr Lohnsystem oder sv.net anstoßen.
Tipp: Für die Anfrage der eAU über DATEV können Sie sich an folgender Klick-Anleitung orientieren. Die Übertragung der eAU von DATEV nach HRworks erfolgt dennoch manuell.
Mit Klick in die entsprechende Zeile können Sie die Krankmeldung im unteren Bereich des Menüs bearbeiten. Überprüfen Sie die Angaben, ggf. auch die vom Lohnprogramm oder sv.net zurückgemeldete eAU und bestätigen Sie die Meldung mit “Geprüft, OK”.
Bei Bedarf können Sie Daten aus der eAU im Feld “Interne Bemerkungen” erfassen (sofern in den grundlegenden Einstellungen aktiviert).
Krankmeldungen den Krankheitsfällen zuweisen
Wird einer der Mitarbeiter häufig oder für längere Zeit krank, überprüfen Sie die Anzahl der erfassten Krankheitstage. Überschreitet die krankheitsbedingte Abwesenheit die Anzahl von 42 Tagen, informieren Sie sich bei der zuständigen Krankenkasse über den Krankengeldfall.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass für die Lohnfortzahlung halbe Krankheitstage nicht berücksichtigt werden - eine entsprechende Ansicht erhalten Sie über den Filter "Nur für die Lohnfortzahlung relevante Tage anzeigen".
Wird Ihnen bestätigt, dass der Mitarbeiter aus gleichen Gesundheitsgründen krank gewesen ist, können Sie die Krankmeldungen einem Krankengeldfall zuweisen. Beantragen Sie danach bei der zuständigen Krankenkasse die Übernahme der Lohnfortzahlung.
Öffnen Sie dafür das Admin-Menü "Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Lohnfortzahlungen”
und wählen aus dem Dropdown-Menü die jeweilige Person aus. Markieren Sie hier mit
gedrückter Steuerungstaste (Strg) die entsprechenden Krankmeldungen und wählen mit
einem Rechtsklick die Option “Krankengeldfall zuweisen”.
Anschließend erhalten Sie folgende Meldung:
Definieren Sie hier den Krankengeldfall und schließen Sie die Zuweisung mit Klick auf “Speichern” ab. Sollten zukünftig noch weitere Krankmeldungen dazukommen, verschieben Sie diese von der nicht zugeordneten Ansicht per Drag & Drop in den Bereich des hinterlegten Krankengeldfalls.
5. Krankheitstage der Mitarbeiter auswerten
Das Vorgehen können Sie im generellen Artikel zur Verwaltung von Krankmeldungen nachlesen.