Inhaltsverzeichnis
- Grundeinstellungen und Besonderheiten
- Modul Zeitwirtschaft - Abwesenheiten
- Modul Zeitwirtschaft - Zeiterfassung
- Modul Reisemanagement
- Modul Personalverwaltung
- Modul Lohn und Gehalt
- Modul Arbeitsmittel
- Modul Grundlagen
1. Grundeinstellungen und Besonderheiten
Für einen erfolgreich vonstattengehenden Import in HR WORKS müssen im Admin-Menü "Grundlagen/Einstellungen" im Reiter "Import" zunächst die für Trennzeichen hinterlegten Symbole überprüft werden. Für Windows-Betriebssysteme ist für das "Trennzeichen für Felder" ein Semikolon vorgesehen.
Hinweis: Sollten Sie statt Excel ein anderes Tabellenkalkulationsprogramm wie beispielsweise Libre Office verwenden, stellen Sie bitte sicher, dass in diesem für die Trennoptionen "Getrennt" sowie "Semikolon" ausgewählt sind.
Für MAC-Geräte mit dem Betriebssystem macOS müssen die Felder mit einem Komma getrennt werden:
Generell können Sie sich für den Aufbau von Import-Dateien über das Fragezeichen-Symbol oben rechts in HR WORKS den "Hilfetext anzeigen" lassen, um so ein Beispiel für die zu befüllenden Spalten erhalten.
Beachten Sie bei der Verwendung von Excel, dass Sie bei Personalnummern, welche mit mindestens einer Null beginnen, ein Apostroph vor die Zahl setzen '001 oder das Format von "Standard" zu "Text" abändern.
Sollten Sie eine Liste über beispielsweise die Personalnummern der in Ihrem System angelegten Personen benötigen, können Sie sich einen solchen Bericht unter "Grundlagen/Listen/Erstellen" ziehen.
Hinweis: Sollten Ihnen nach dem Upload der Import-Datei Umlaute mit einem Fragezeichen angezeigt werden, setzen Sie vor der Datei-Auswahl noch den Haken "Datei ist UTF-8-kodiert".
2. Modul Zeitwirtschaft - Abschnitt Abwesenheiten
Alle hier aufgezeigten Importmöglichkeiten sind im Admin-Menü unter "Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Import" zu finden. Hierbei stehen Ihnen für die zu importierenden Werte Abwesenheiten, Urlaubsarten, Urlaubskorrekturen und Krankmeldungen jeweils eine CSV-Datei zum Downloaden zur Verfügung. Klicken Sie hierfür auf den Button "CSV-Vorlage" und wählen den entsprechenden Wert aus.
Import von Abwesenheiten
Der Import von Abwesenheiten ermöglicht es Ihnen, für Ihre Mitarbeitenden Abwesenheiten basierend auf die in Ihrem System angelegten Abwesenheitsarten zu interlegen, ohne dass Sie jede Abwesenheit entsprechend für jeden Mitarbeiter einzeln anlegen müssen. In diesem Fall handelt es sich um den Import eines Betriebsurlaubs, bei dem die Mitarbeiter am 24.12. den halben Tag nachmittags und den ganzen Tag des 31.12. freigestellt sind.
Nachdem die Import-Datei vollständig ausgefüllt ist, kann sie in HR WORKS hochgeladen werden und die Abwesenheiten können importiert werden.
Da die verwendete Datei eine Kopfzeile enthält, wird der Haken "Datei enthält Kopfzeile" gesetzt. Wählen Sie als nächstes Ihre befüllte CSV-Datei aus und laden diese hoch.
Ihnen werden nun die Daten zur nochmaligen Überprüfung angezeigt. Finalisieren Sie den Import, indem Sie auf den Button "Alle importieren" klicken.
Import von Urlaubsarten
Wenn Sie für mehrere Personen gleichzeitig die Urlaubsart ändern möchten, können Sie dies neben der Mehrfachänderung zusätzlich über einen Import vornehmen. Voraussetzung hierfür ist es, dass die entsprechenden Urlaubsarten bereits im System angelegt sind. Wie Sie Urlaubsarten anlegen können, erfahren Sie in diesem Artikel.
Nachdem die Import-Datei vollständig ausgefüllt ist, kann sie in HR WORKS hochgeladen werden und die Urlaubsarten können importiert werden.
Da die verwendete Datei eine Kopfzeile enthält, wird der Haken "Datei enthält Kopfzeile" gesetzt. Wählen Sie als nächsten Ihre befüllte CSV-Datei aus und laden diese hoch.
Ihnen werden nun die Daten zur nochmaligen Überprüfung angezeigt. Finalisieren Sie den Import, indem Sie auf den Button "Alle importieren" klicken.
Import von Urlaubskorrekturen
Wenn Sie für mehrere Personen gleichzeitig eine Urlaubkorrektur in Tagen vornehmen wollen, können Sie dies neben der Eintragung im Urlaubskonto des entsprechenden Mitarbeiters unter "Zeitwirtschaft/Abwesenheiten" auch über einen Import durchführen.
Nachdem die Import-Datei vollständig ausgefüllt ist, kann sie in HR WORKS hochgeladen werden und die Urlaubskorrekturen können importiert werden.
Da die verwendete Datei eine Kopfzeile enthält, wird der Haken "Datei enthält Kopfzeile" gesetzt. Wählen Sie als nächsten Ihre befüllte CSV-Datei aus und laden diese hoch.
Ihnen werden nun die Daten zur nochmaligen Überprüfung angezeigt. Finalisieren Sie den Import, indem Sie auf den Button "Alle importieren" klicken.
Import von Krankmeldungen
Um für mehrere Personen gleichzeitig Krankmeldungen anzulegen, können Sie dies neben der Eintragung im Abwesenheitskonto des entsprechenden Mitarbeiters unter "Zeitwirtschaft/Abwesenheiten" ebenso über einen Import durchführen.
Nachdem die Import-Datei vollständig ausgefüllt ist, kann sie in HR WORKS hochgeladen werden und die Krankmeldungen können importiert werden.
Da die verwendete Datei eine Kopfzeile enthält, wird der Haken "Datei enthält Kopfzeile" gesetzt. Wählen Sie als nächsten Ihre befüllte CSV-Datei aus und laden diese hoch.
Ihnen werden nun die Daten zur nochmaligen Überprüfung angezeigt. Finalisieren Sie den Import über den Button "Alle importieren".
3. Modul Zeitwirtschaft - Zeiterfassung
Alle hier aufgezeigten Importmöglichkeiten sind im Admin-Menü unter "Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Import" zu finden. Hierbei stehen Ihnen für die zu importierenden Werte Arbeitszeiten und Zeitkorrekturen jeweils eine CSV-Datei zum Downloaden zur Verfügung. Klicken Sie hierfür auf den Button "CSV-Vorlage" und wählen den entsprechenden Wert aus.
Import von Arbeitszeiten
Wenn Sie für ein oder mehrere Mitarbeitende Arbeitszeiten anlegen möchten, ohne diese für jede Person bzw. die einzelnen Tage separat unter "Zeitwirtschaft/Arbeitszeiten" vorzunehmen, können Sie einen Arbeitszeiten-Import durchführen.
In diesem Beispiel wird eine Arbeitszeit für eine Person importiert, welche am 01.03.2024 von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr gearbeitet hat. Hierbei gilt es zu beachten, für die ein- sowie ausgestempelte Zeit jeweils eine Zeile zu verwenden.
Nachdem die Import-Datei vollständig ausgefüllt ist, kann sie in HR WORKS hochgeladen werden und die Arbeitszeiten können importiert werden.
Wählen Sie als Ihre befüllte CSV-Datei aus und laden diese hoch.
Für den Arbeitszeiten-Import haben Sie zusätzlich noch die Möglichkeit, den Haken "Arbeitszeiten am gleichen Tag löschen" zu setzen. Dieser bewirkt, dass für einen Tag bereits erfasste Arbeitszeiten gelöscht werden, wenn für genau denselben Tag neue Arbeitszeiten importiert werden sollen.
Ihnen werden nun die Daten zur nochmaligen Überprüfung angezeigt. Finalisieren Sie den Import über den Button "Alle importieren".
Import von Zeitkorrekturen
Wenn Sie für ein oder mehrere Mitarbeitende Zeitkorrekturen anlegen möchten, ohne diese für jede Person bzw. die einzelnen Monate separat unter "Zeitwirtschaft/Zeitkonto" vorzunehmen, können Sie einen Zeitkorrekturen-Import durchführen.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass der Korrekturbetrag im Format SS:MM sowie mit einem + oder - erfasst werden muss. Dabei muss vor dem Korrekturbetrag ein Apostroph stehen, so dass keine Excel-Formel angewendet und das Vorzeichen erkannt wird: '-30:00
Nachdem die Import-Datei vollständig ausgefüllt ist, kann sie in HR WORKS hochgeladen werden und die Zeitkorrekturen können importiert werden.
Wählen Sie als Ihre befüllte CSV-Datei aus und laden diese hoch.
Ihnen werden nun die Daten zur nochmaligen Überprüfung angezeigt. Finalisieren Sie den Import über den Button "Alle importieren".
4. Modul Reisemanagement
Innerhalb des Reisemanagement-Tools gibt es die Möglichkeit, Kreditkartendaten, Belegdaten geknüpft an Reisen sowie Reisekostenabrechnungen für Personen zu importieren.
Kreditkartenimport
Zum Import von Kreditkartendaten gibt es einen eigenen Artikel, welchen Sie über diesen Link aufrufen können.
Belegimport
Der Import von Belegdaten ermöglicht es Ihnen, für mehrere Personen gleichzeitig Belege zuzuweisen. Diese befinden sich nach dem Import im entsprechend aufgerufenen Mitarbeiter unter "Reisemanagement/Zuzuordnende Belege".
Der Import wird im Menü "Reisemanagement/Import/Belegimport" vorgenommen. Hierfür kann eine CSV- oder TXT-Datei mit dem folgenden Aufbau verwendet werden.
Ist die Import-Datei vollständig ausgefüllt, klicken Sie auf den Button "Upload", um die Import-Datei hochzuladen.
Da die verwendete Datei eine Kopfzeile enthält, wird der Haken "Datei enthält Kopfzeile" gesetzt. Wählen Sie als nächsten Ihre befüllte CSV-Datei aus und laden diese hoch.
Ihnen werden nun die Daten zur nochmaligen Überprüfung angezeigt. Finalisieren Sie den Import über den Button "Alle importieren".
Reisekostenabrechnungsimport
Um für mehrere Personen gleichzeitig Reisekostenabrechnungen anzulegen, ohne die Reisekostenabrechnungen für jede Person einzeln unter "Reisemanagement/Reisekostenabrechungen" anzulegen, besteht die Möglichkeit, im Admin-Menü unter "Reisemanagement/Import/Reisekostenabrechnungsimport" einen Massenimport durchzuführen.
Verwenden Sie hierfür eine CSV-Datei.
Ist die Import-Datei vollständig ausgefüllt, klicken Sie auf den Button "Upload", um die Import-Datei hochzuladen.
Da die verwendete Datei eine Kopfzeile enthält, wird der Haken "Datei enthält Kopfzeile" gesetzt. Wählen Sie als nächsten Ihre befüllte CSV-Datei aus und laden diese hoch.
Ihnen werden nun die Daten zur nochmaligen Überprüfung angezeigt. Finalisieren Sie den Import über den Button "Alle importieren".
5. Modul Personalverwaltung
Innerhalb des Personalverwaltungstools haben Sie die Möglichkeit, Personalakteneinträge und private Krankenversicherungen für Mitarbeiter-Menüs zu importieren. Dies geschieht im Admin-Menü "Personalverwaltung/Personalakte/Import" bzw. unter "Personalverwaltung/Stammdatenpflege/Import für private Krankenassen".
Import von Personalakten
Zum Import von Personalakteneinträgen gibt es einen separaten Artikel, auf den Sie über diesen Link zugreifen können.
Import für private Krankenkassen
Im Menü "Personalverwaltung/Stammdatenpflege/Import für private Krankenversicherungen" haben Sie die Möglichkeit, die Daten zur privaten Krankenversicherung Ihrer Mitarbeiter über einen Import zu pflegen.
Hierzu können Sie sich im Menü die vorhandene CSV-Vorlage herunterladen und die Datei entsprechend befüllen.
Ist die Import-Datei vollständig ausgefüllt, klicken Sie auf den Button "Upload", um die Import-Datei hochzuladen.
Da die verwendete Datei eine Kopfzeile enthält, wird der Haken "Datei enthält Kopfzeile" gesetzt. Wählen Sie als nächsten Ihre befüllte CSV-Datei aus und laden diese hoch.
Ihnen werden nun die Daten zur nochmaligen Überprüfung angezeigt. Finalisieren Sie den Import über den Button "Alle importieren".
6. Modul Lohn und Gehalt
Im Menü "Lohn und Gehalt/Gehaltszahlungen" haben Sie die Möglichkeit, Einmalzahlungen sowie kontinuierliche Zahlungen für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zu importieren.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass in den Import-Dateien für die Gehaltsimporte kein Währungssymbol gewählt werden darf - das System generiert diese automatisch aus dem Land der gesetzlichen Regelungen, welches für die Person ausgewählt ist.
Weiter finden Sie Ihre Lohnartenschlüssel unter "Lohn und Gehalt/Lohnarten".
Import von Einmalzahlungen
Unter "Lohn und Gehalt/Gehaltszahlungen/Import Einmalzahlungen" können Sie Einmalzahlungen wie beispielsweise Boni für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig ins System laden.
Laden Sie sich zunächst die CSV-Vorlage herunter und füllen diese aus.
Nachdem die Import-Datei vollständig ausgefüllt ist, kann sie in HR WORKS hochgeladen werden und die Einmalzahlungen können importiert werden.
Ihnen werden nun die Daten zur nochmaligen Überprüfung angezeigt. Finalisieren Sie den Import, indem Sie auf den Button "Alle importieren" klicken.
Import von kontinuierlichen Zahlungen
Unter "Lohn und Gehalt/Gehaltszahlungen/Import kontinuierliche Zahlungen" können Sie kontinuierliche Zahlungen wie beispielsweise Monatsgehälter für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig ins System laden.
Laden Sie sich zunächst die CSV-Vorlage herunter und füllen diese aus.
Nachdem die Import-Datei vollständig ausgefüllt ist, kann sie in HR WORKS hochgeladen werden und die kontinuierlichen Zahlungen können importiert werden.
Optional können Sie noch den Haken "Bestehende Zahlungen schließen" setzen, um bestehende unbegrenzte Zahlungen der gleichen Lohnart zu schließen.
Ihnen werden nun die Daten zur nochmaligen Überprüfung angezeigt. Finalisieren Sie den Import, indem Sie auf den Button "Alle importieren" klicken.
Import von Gehaltsdokumenten
Für das gleichzeitige Hochladen und Zuordnen aller Gehaltsdokumente können Sie den Massenimport unter verwenden. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie dies funktioniert.
7. Modul Arbeitsmittel
Arbeitsmittelimport
Über "Arbeitsmittel/Übersicht/Import" ist es Ihnen möglich, mehrere Arbeitsmittel mit und/oder ohne Personenzuordnung gleichzeitig anzulegen.
Klicken Sie hierfür zunächst auf den Button "Import", um die auszufüllende CSV-Vorlage herunterladen zu können.
Wählen Sie über den Button "CSV-Vorlage" die zu importierende Arbeitsmittelart aus.
Hinweis: Sollten Ihnen die gewünschte alle Arbeitsmittelart nicht zur Verfügung stehen, müsste Sie entweder neu angelegt oder Ihnen in Ihrer Rolle als Arbeitsmittel-Administrator freigeschaltet werden (Mitarbeiter-Menü/Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/Reiter "Rollen"):
Die befüllte CSV-Datei könnte wie folgt aussehen. Beachten Sie hierbei bitte, dass in der Spalte "Name" der Name des Arbeitsmittels und in der Spalte "Personalnummer" die des Mitarbeiters. welchem das Arbeitsmittel zugeordnet werden soll, stehen muss.
Nachdem die Import-Datei vollständig ausgefüllt ist, kann sie in HR WORKS hochgeladen werden und die Arbeitsmittel können importiert werden.
Da die verwendete Datei eine Kopfzeile enthält, wird der Haken "Datei enthält Kopfzeile" gesetzt. Wählen Sie als nächsten Ihre befüllte CSV-Datei aus und laden diese hoch.
Nach Upload der Datei haben Sie die Möglichkeit die Haken "Arbeitsmittel mit gleicher Nummer überschreiben [...]?" und "Felder, die in der Datei leer sind, beim Import ignorieren?" zu setzen. Mit Setzen des ersteren Hakens würden Arbeitsmittel, welche mit einer bestimmten Nummer bereits existieren und in der Import-Datei vorkommen, überschrieben werden. Der letztere Haken kann ohne Bedenken gesetzt werden.
Klicken Sie abschließend auf "Import".
8. Modul Grundlagen
Innerhalb des Grundlagen-Moduls besteht die Möglichkeit, mehrere Organisationseinheiten, Kostenträger sowie Kostenstellen auf einmal zu importieren.
Import von Organisationseinheiten
Unter "Grundlagen/Organisationseinheiten" können über den Button "Import" mehrere Organisationseinheiten gleichzeitig angelegt werden.
Sie erhalten hier Informationen über den Aufbau der Datei, ein Beispiel für die Befüllung sowie die Möglichkeit, die zugehörige CSV-Vorlage herunterzuladen.
Nachdem die CSV-Datei ausgefüllt wurde, kann sie hochgeladen und die Organisationseinheiten können importiert werden.
Da die verwendete Datei eine Kopfzeile enthält, wird der Haken "Datei enthält Kopfzeile" gesetzt. Wählen Sie als nächsten Ihre befüllte CSV-Datei aus und laden diese hoch.
Ihnen werden nun die Daten zur nochmaligen Überprüfung angezeigt. Finalisieren Sie den Import, indem Sie auf den Button "Import" klicken.
Die importierten Organisationseinheiten werden Ihnen nun in der Übersicht an entsprechender Stelle angezeigt.
Import von Kostenträgern und Kostenstellen
Im Menü "Grundlagen/Kostenrechnung/Kostenträger bzw. Kostenstellen" ist es Ihnen möglich, über den Button "Import" mehrere Kostenträger bzw. Kostenstellen ins System zu spielen und diese bei Bedarf auch einzelnen Organisationseinheiten oder Personen zuzuordnen.
Laden Sie sich über den Button "CSV-Vorlage" zunächst die für Ihr Vorhaben entsprechende Beispiel-Datei herunter und füllen diese aus.
Beispieldatei Neuimport
Beim Neuimport werden neue Kostenträger/ Kostenstellen in HR WORKS angelegt. Dabei genügt es, die Datei mit dem Namen sowie der Nummer des Kostenträgers/ der Kostenstelle zu versehen.
Sobald die Datei befüllt ist, können Sie diese für den Import hochladen.
Beim Neuimport von Kostenrechnungsobjekten haben Sie die Möglichkeit zwei Checkboxen zu aktivieren.
Das Aktivieren der Checkbox "Namen bestehender Kostenträger/ Kostenstellen beim Import überschreiben" hat zur Folge, dass Kostenrechnungsobjekte mit einer bereits vergebenen Nummer durch den Import überschrieben werden.
Die zweite Checkbox "Alle Kostenrechnungsobjekte vor dem Import löschen?" verursacht die Löschung aller bestehenden Kostenrechnungsobjekte vor dem Import.
Nach Upload der Datei werden Ihnen die zu importierenden Kostenrechnungsobjekte aufgelistet. Finalisieren Sie den Import über den Button "Import".
Beispieldatei Zuordnung zu Organisationseinheiten
Die manuelle Zuordnung von Kostenträgern und Kostenstellen findet im Menü "Grundlagen/Organisationseinheiten" in den Reitern "Kostenrechnung/Kostenträger bzw. Kostenstellen" statt. Über den Import kann diese manuelle Zuweisung umgangen werden, indem die Import-Datei mit der Nummer der entsprechenden Organisationseinheit sowie mit der Kostenträger-Nummer des zuzuordnenden Kostenträgers befüllt wird.
Setzen Sie den Haken "Alle Kostenträger/ Kostenstellen-Zuordnungen vor dem Import und der Zuordnung zu Organisationseinheiten löschen?", wenn alle vorher zugeordneten Kostenrechnungsobjekte für die in der Import-Datei vorhandenen Organisationseinheiten gelöscht werden sollen.
Nach Upload der Datei werden Ihnen die zu importierenden Organisationseinheiten-Zuordnungen der Kostenrechnungsobjekte aufgelistet. Finalisieren Sie den Import über den Button "Import".
Beispieldatei Zuordnung zu Personen
Wenn nicht gewünscht ist, dass bestimmte Kostenträger/ Kostenstellen der gesamten Organisationseinheit, sondern nur einzelnen Personen zugeordnet werden sollen, kann dies neben der Zuordnung in der entsprechend aufgerufenen Person unter "Stammdaten/Kostenrechnung" auch über den Import realisiert werden.
Dabei ist für das Befüllen der Import-Datei die Personalnummer der betroffenen Person sowie die Nummer des jeweiligen Kostenträgers/ der jeweiligen Kostenstelle vonnöten.
Setzen Sie den Haken "Alle Kostenträger/ Kostenstellen-Zuordnungen vor dem Import und der Zuordnung zu Personen löschen?", wenn alle vorher zugeordneten Kostenrechnungsobjekte für die in der Import-Datei vorhandenen Personen gelöscht werden sollen.
Nach Upload der Datei werden Ihnen die zu importierenden Personen-Zuordnungen der Kostenrechnungsobjekte aufgelistet. Finalisieren Sie den Import über den Button "Import".
