Wie importiere ich Kreditkartendaten in HRworks?

In folgendem Artikel erfahren Sie, welche Einstellungen für den Kreditkartenimport vorgenommen werden müssen und wie sie den Import durchführen.

Inhaltsverzeichnis

Einführung

1. Vorbereitung

2. Vorgehen beim Upload der Abrechnungsdaten 

3. Verarbeitung der Belege durch die Mitarbeiter

Einführung

Mit dem Kreditkartenimport haben Sie die Möglichkeit jedem Mitarbeiter seine persönlichen Kreditkartenbelege inklusive aller Belegdaten für die Reisekostenabrechnung in HRworks zur Verfügung zu stellen. Die Zuordnung der Belege erfolgt automatisch und per Drag & Drop können die Belege anschließend einfach und komfortabel vom Mitarbeiter selbst in die zugehörige Reise verschoben werden (siehe Punkt 3). 

1. Vorbereitung

Bevor der Import der Kreditkartendaten eingerichtet werden kann, sollten folgende Einstellungen von Ihnen vorgenommen werden:

Anfordern der Abrechnungsdaten bei Ihrem Kreditkartenanbieter

Dateiformat American Express: KR1025 (.txt)
Dateiformat AirPlus: ATX (.atx)
Dateiformat BNP Paribas: (.txt)
(Sollte Ihr Kreditkartenanbieter keinen Aufbau für Abrechnungsdaten zur Verfügung stellen können, kontaktieren Sie uns gerne für eine Aufbaustruktur) 

Bei Verwendung von AirPlus gilt außerdem:
Im Format ATX müssen die Personalnummern numerisch ohne führende Nullen sein. Im Format ATXPlus darf die Personalnummer alphanumerisch sein. Des Weiteren können über das ATXPlus Format Kostenstellen und Kostenträger angegeben werden.

Folgende Zahlungsarten können in HRworks definiert werden:

• Corporate Cards (Privatkonto): Legen Sie eine Zahlungsart mit dem Schlüssel „VIAirPlusAtxKreditkarte“ an für Belege, die mit der Kreditkarte (VISA) bezahlt und deren Zahlungen dem Mitarbeiter belastet werden. –Handelt es sich um eine Mastercard, lautet der Schlüssel „MCAirPlusAtxKreditkarte“.
  • MAirPlusAtxKreditkarte –> Je nach Kunde können beide Schlüssel vorkommen. Der Schlüssel mit einem C ist in HRworks hinterlegt.
• Corporate Cards (Firmenkonto): Legen Sie eine Zahlungsart mit dem Schlüssel „VICompanyPaidAirPlusAtxKreditkarte“ an für Belege, die mit der Kreditkarte (VISA) bezahlt und deren Zahlungen dem Firmenkonto belastet werden. Machen Sie ein Häkchen bei „Mindert Auszahlung“, da diese Beträge dem Mitarbeiter nicht ausbezahlt werden. Handelt es sich um eine Mastercard, lautet der Schlüssel „MCCompanyPaidAirPlusAtxKreditkarte“.

• Reisestellenkarte (Reisebüro): Legen Sie eine Zahlungsart mit dem Schlüssel „ACompanyPaidAirPlusAtxReisestellenkarte“ an für Belege, die mit der Reisestellenkarte bezahlt werden. Machen Sie ein Häkchen bei „Mindert Auszahlung“, da diese Beträge dem Mitarbeiter nicht ausbezahlt werden.

Kreditkartennummern/Personalnummern in HRworks einpflegen:

Bei Kreditkarte pro Mitarbeiter muss die Kreditkartennummer in den Stammdaten eingepflegt werden.

Bei Reisestellenkarten muss die Personalnummer beim Kreditkarteninstitut hinterlegt sein. 

Erstellen Sie bitte eine Zahlungsart “Firmenkreditkarte” mit dem Verrechnungskonto (Kontonummer) des Kreditkarteninstitutes (Admin-Menü/Reisemanagement/Grundlagen/Zahlungsarten). Diese Zahlungsart soll die Auszahlung mindern.

Alternativ gibt es die Möglichkeit die Firmenkreditkarte über das private Konto des Mitarbeiters laufen zu lassen. So setzen Sie einen automatischen Anreiz zur rechtzeitigen Fertigstellung der Reisekostenabrechnungen und vermeiden lange Bearbeitungszeiten. In diesem Fall muss die Einstellung “mindert Auszahlung” nicht ausgewählt werden. 

Umstellung der Beleg- und Zahlungsarten in HRworks auf den jeweiligen Kartentyp

Im Admin-Menü unter "Reisemanagement/Import/Kreditkartenimport" finden Sie den blauen Button “Automatische Einrichtung des Kreditkartenimports”. Durch einen Klick auf den Button kann der jeweilige Datentyp Ihres Kreditkartenanbieters ausgewählt werden. Durch “Schlüssel abändern” werden die Schlüssel der Belegarten und der Zahlungsarten automatisch an Ihren Kreditkartenanbieter angepasst.

2. Vorgehen beim Upload der Abrechnungsdaten 

Sobald Sie die Abrechnungsdaten von Ihrem Kreditkartenanbieter erhalten haben, kann der Import beginnen. Sie können den Upload-Intervall für die Abrechnungsdaten frei wählen. Ein täglicher, wöchentlicher, monatlicher oder jährlicher Import ist möglich. Erfragen Sie die Abrechnungsdaten in dem gewünschten Zeitintervall bei Ihrem Kreditkartenanbieter. 

Im Admin-Menü unter "Reisemanagement/Import/Kartendatenimport" wählen Sie im Feld “Datentyp” das jeweilige Format der Abrechnungsdaten Ihres Kreditkartenanbieters aus.

Im Feld “Datei auswählen” wählen Sie die Abrechnungsdaten-Datei auf Ihrem Laufwerk aus und laden Sie mit dem Button “Upload” hoch. 

Überprüfen Sie eventuelle Fehlermeldungen in der Spalte “Statusmeldung”

Schließen Sie den Import mit dem blauen Button “Alle importieren” ab. Falls nur bestimmte Positionen importiert werden sollen, markieren Sie diese und wählen den blauen Button “ausgewählte importieren”. 

Datentypen für den Import in HRworks

AirPlus XML-Rechnungssatz BTM 

AirPlus Kreditkarten Daten (ATX)

AirPlus Kreditkarten Daten (ATX A.I.D.A. Virtual Card)

AirPlus Kreditkarten Daten (ATX Plus)

AirPlus Kreditkarten Daten (ATX Plus A.I.D.A. Virtual Card)

American Express Corporate Card Unbilled Data

American Express Karte mit GL1025 Format

American Express Reisestellenkarte 

BNP Paribas Corporate Card 

HRworks XML- Format

Santander VISA Business- und Corporate Transaktionsdaten

3. Verarbeitung der Belege durch die Mitarbeiter 

Nachdem der Kartendaten-Import erfolgreich abgeschlossen wurde, finden Mitarbeiter ihre eigenen Belege unter "Mitarbeiter/Reisemanagement/Zuzuordnende Belege". Per Auswahl im Dropdown-Menü können diese einer Reise direkt zugeordnet werden. Alle offenen Reisen sind unter diesem Dropdown-Menü aufgeführt und stehen für die Zuordnung zur Verfügung.