Import von DATEV Lohnergebnisdaten (Lohnergebnisdatenservice)

Im folgenden Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie von dem DATEV Lohnergebnisdatenservice profitieren und welche Schritte zur Einrichtung notwendig sind.

Inhaltsverzeichnis 

1. Lernvideo
2. Vorteile des DATEV Lohnergebnisdatenservice
3. Voraussetzungen für die Nutzung des Lohnergebnisdatenservice
4. Administratorenrollen zuweisen
5. Einrichtung des DATEV Lohnergebnisdatenservice
6. Durchführung des Datenimports

1. Lernvideo

Schauen Sie hier das Video zum Artikel: 

2. Vorteile des DATEV Lohnergebnisdatenservice

Mit Hilfe des DATEV Lohnergebnisdatenservice können die im DATEV-Abrechnungsprozess entstandenen Ergebnisdaten (Stamm- & Lohndaten) in HRworks importiert und weiterverarbeitet werden.
Der DATEV Lohnergebnisdatenservice unterstützt damit Prozesse zwischen Kanzlei und Mandant in Bezug auf den Austausch und die Übermittlung von Auswertungsdaten aus der Brutto/Netto-Abrechnung, des Lohnkontos und dem Lohnjournal aus DATEV LODAS sowie DATEV Lohn und Gehalt. Hierdurch können Prozesskosten und Medienbrüche reduziert, die Datenqualität verbessert und die Entscheidungsfindung im Unternehmen unterstützt werden. 

3. Voraussetzungen für die Nutzung des Lohnergebnisdatenservice

Bitte informieren Sie zunächst Ihre Steuerberatung, dass Sie den DATEV Lohnergebnisdatenservice nutzen möchten. Im Anschluss kann Ihre Steuerberatung die Schnittstelle für Sie bestellen und freischalten. Beachten Sie hierbei, dass durch die Freischaltung dieses Zusatzservices gegebenenfalls Zusatzkosten gegenüber DATEV entstehen können.

Des Weiteren benötigen Sie als Administrator ein DATEV-Anmeldemedium mit den dazugehörenden Rechten zur Aktivierung der DATEV-Integration in HRworks. Die Bereitstellung des DATEV-Anmeldemediums erfolgt durch Ihre Steuerberatung. Beachten Sie daher, dass die Inbetriebnahme der DATEV-Integration stets über Ihre Steuerberatung erfolgen muss. Hinweise zur Freischaltung und Einrichtung des DATEV Lohnergebnisdatenservice können Sie dem folgenden Artikel entnehmen. 

4. Adminstratorenrollen zuweisen

Weisen Sie als Master-Administrator den Personen, die für die Konfiguration der Schnittstellen zuständig sind, zunächst die entsprechende Rolle zu. Öffnen Sie hierzu als Master-Administrator unter Admin-Menü "Personen/Personen” mit Doppelklick die gewünschten Personen und navigieren in das Menü “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen”. Setzen Sie hier unter “Grundlagen” den Haken bei “Exportformat-Administrator”. 

Um per API Stammdaten importieren und Usern zuweisen zu können, benötigen Sie zudem die Rolle “Master-Administrator”. Für den Abruf und die Zuweisung von Lohn- und Gehaltsdaten wird die Rolle “Gehalts-Administrator” vorausgesetzt. 

Den Vorgang schließen Sie mit dem “Speichern” Button ab. 

5. Einrichtung des DATEV Lohnergebnisdatenservice

Um den Lohnergebnisdatenservice nutzen zu können, konfigurieren Sie die Schnittstelle bitte zunächst im Menü “Grundlagen/Integrationen/DATEV-Datenservices”. Im Reiter “Grundlagen” werden die Eckdaten des Mandanten verwaltet. Neben den beiden Pflichtangaben Beraternummer und Mandantennummer muss der Mandant den zugehörigen Organisationseinheiten zugeordnet werden. Aktivieren Sie zusätzlich die Checkbox “Import von Lohnergebnisdaten” zur Nutzung der Schnittstelle.

Bei bestehenden Mandanten, welche bereits im Rahmen des Lohnimportdatenservice oder Lohnauswertungsdatenservice verwaltet werden, muss lediglich die Checkbox “Import von Lohnergebnisdaten” ergänzt werden.

Autorisierung

Führen Sie im nächsten Schritt die Autorisierung Ihres Mandanten gegenüber DATEV durch, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Daten abrufen können. Halten Sie für die Autorisierung bitte das zur Verfügung gestellte DATEV-Anmeldemedium bereit. Die Autorisierung muss durch jeden Administrator und für jeden Mandanten erfolgen. Dabei kann der Lohnergebnisdatenservice einzeln oder in Kombination mit den weiteren DATEV-Integrationen autorisiert werden.

Um die Autorisierung durchzuführen, klicken Sie auf “DATEV-Autorisierung starten”. Anschließend öffnet sich eine neue Registerkarte mit der DATEV Login-Seite, auf der Sie sich zunächst mit dem Anmeldemedium autorisieren. Stimmen Sie anschließend den erforderlichen Berechtigungen zu, um mit der Autorisierung fortfahren zu können. 

Nach einer erfolgreichen Autorisierung erhalten Sie eine entsprechende Erfolgsmeldung und der Status Ihres Mandanten wechselt unmittelbar auf “aktiv”. Sie können den Status Ihrer Autorisierung jederzeit einsehen und diese gegenüber DATEV widerrufen. Sobald sich ein Mandant im Status “aktiv” befindet, können abrechnungsrelevante Daten an das DATEV-Rechenzentrum übermittelt werden.

Datenkonfiguration

Im dritten Schritt haben Sie die Möglichkeit, die zu importierenden Lohneregbnisdaten zu definieren. Wählen Sie hierzu im Reiter “Datenkonfiguration” unter “Auswahl Datenservice” die Option “Import Lohnergebnisdaten”. Mit Selektion der Checkbox “Lohn- und Gehaltsdaten importieren” werden pro DATEV-User stets die gesamten lohnrelevanten Abrechnungsdaten importiert. Folgende Werte werden hierbei abgerufen: 

• Brutto-Bezüge
• Steuerrechtliche Abzüge
  • Lohnsteuer
  • Kirchensteuer
  • Solidaritätszuschlag
• SV-rechtliche Abzüge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge) 
  • KV-Beitrag
  • AV-Beitrag
  • PV-Beitrag
  • RV-Beitrag
• Netto-Verdienst 
• Nettobezüge
• Nettoabzüge
• Auszahlungsbetrag 
• Umlagen 
  • Umlage U1 (Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall)
  • Umlage U2 (Mutterschutz)
  • Umlage U3 (Insolvenzgeldumlage)
• Pauschalsteuern 
  • Pauschale Lohnsteuer
  • Pauschale Kirchensteuer
  • Pauschaler Solidaritätszuschlag

Zusätzlich können die zu importierenden Stammdaten selektiert werden. Folgende Werte stehen hierbei zur Verfügung: 

6. Durchführung des Datenimports

Nach erfolgreicher Einrichtung des DATEV-Mandanten führen Sie den Import im Admin-Menü "DATEV-Datenservices/Lohnergebnisdatenservice" durch. 

Detaillierte Informationen zum Datenimport und den Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung der Daten erhalten Sie über die in der Hilfe verlinkte Dokumentation (Admin-Menü/Grundlagen/Integrationen/DATEV-Datenservices).