In folgendem Artikel erfahren Sie, wie Sie einmalige und kontinuierliche Zahlungen importieren, Gehälter Ihrer Mitarbeiter verwalten und diese über Berichte auswerten und exportieren.
Inhaltsverzeichnis
- Lernvideo "Lohnbuchhaltungsexport erstellen"
- Administrator-Rollen zuweisen
- Kontinuierliche Zahlungen importieren
- Einmalzahlungen importieren
- Gehälter der einzelnen Mitarbeiter verwalten
- Gehaltsentwicklung auswerten
- Gehaltszahlungen auswerten und Daten exportieren
- Webinar zum Thema
1. Lernvideo "Lohnbuchhaltungsexport erstellen"
Schauen Sie hier, wie Sie den Lohnbuchhaltungsexport erstellen und den Lohnmonat darüber schließen:
Um die Funktion für Lohn und Gehalt in HRworks nutzen zu können, weisen Sie zunächst den für die Gehaltsverwaltung zuständigen Personen die entsprechenden Admin-Rollen zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf die zuständige Person das zugehörige Mitarbeiter-Menü. Setzen Sie anschließend unter "Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/Reiter "Rollen" die gewünschten Haken unter “Lohn und Gehalt”. Für die Verwaltung der Gehaltszahlungen wird die Administrator-Rolle "Gehalts-Administrator" benötigt. Wählen Sie im unteren Bereich, für welche Organisationseinheiten die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.
3. Kontinuierliche Zahlungen importieren
Im Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Gehaltszahlungen/Import kontinuierliche Zahlungen” können Sie die regelmäßig bzw. wiederholend vorkommenden Zahlungen für Mitarbeiter importieren. Um eine Vorlagedatei zu erhalten, klicken Sie auf den Button „CSV-Vorlage“. In der heruntergeladenen Datei können Sie die monatlichen Zahlungen der Mitarbeiter einfügen.
Die Datei muss folgendermaßen aufgebaut sein:
Personalnummer; Beginn Jahr; Beginn Monat; Ende Jahr; Ende Monat; Intervall; Bruttobetrag; Lohnartenschlüssel
Beispiel: 1;2017;01;unbegrenzt;;1;5500;GH
Tragen Sie in der Spalte „Intervall“ ein, wie oft die Zahlung stattfindet. Zur Auswahl steht hier 1 (monatlich) , 3 (vierteljährlich), 6 (halbjährlich) oder 12 (jährlich). Die Lohnartenschlüssel finden Sie im Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Lohnarten”.
Haben Sie alle erforderlichen Gehaltsdaten in Ihrer CSV-Datei gespeichert, laden Sie diese hoch. Klicken Sie zunächst auf den Button “Datei auswählen” und wählen anschließend den “Upload”.
Sind nun alle Zahlungen im System vorhanden, klicken Sie auf den Button „Alle importieren“, um die Zahlungen den Personen zuzuweisen.
Die Checkbox „Bestehende Zahlungen schließen“ bedeutet, dass Zahlungen, die momentan fortlaufend sind (ohne ein Ende Datum), automatisch geschlossen werden, sofern eine neue Zahlung derselben Lohnart importiert wird.
Möchten Sie unregelmäßige Zahlungen wie z. B. Prämien für mehrere Personen gleichzeitig importieren, öffnen Sie das Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Gehaltszahlungen/Import Einmalzahlungen”. Um eine Vorlagedatei zu erhalten, klicken Sie auf den Button „CSV-Vorlage“. In der heruntergeladenen Datei können Sie die monatlichen Zahlungen der Mitarbeiter einfügen.
Haben Sie alle erforderlichen Gehaltsdaten in Ihrer CSV-Datei gespeichert, laden Sie diese hoch. Klicken Sie zunächst auf den Button “Datei auswählen” und wählen anschließend den “Upload”.
Sind nun alle Zahlungen im System vorhanden, klicken Sie auf den Button „Alle importieren“, um die Zahlungen den Personen zuzuweisen.
Um die Gehälter Ihrer Mitarbeiter einzeln zu verwalten, öffnen Sie das Admin-Menü “Personen/Personen” und wählen mit Doppelklick den gewünschten Mitarbeiter aus.
Anschließend können Sie im Mitarbeiter-Menü “Lohn und Gehalt/Gehalt” Zahlungen des ausgewählten Mitarbeiters verwalten. Mit Klick auf “Neue kontinuierliche Zahlung” bzw. “Neue Einmalzahlung” legen Sie neue Zahlungen an. Verwenden Sie das “Intervall”, um beispielsweise das Weihnachtsgeld nur einmal pro Jahr zu zahlen.
Im Bereich der kontinuierlichen Zahlungen steht Ihnen der Jahresgehaltsassistent zur Verfügung. Dieser hilft Ihnen, anhand aller eingetragenen kontinuierlichen Zahlungen das Monatsgehalt des Mitarbeiters so auszurechnen, dass das gewünschte Bruttojahresgehalt unverändert bleibt.
Wählen Sie den Button “Jahresgehaltsassistent” und tragen Sie in das Feld “Gesamt Jahresgehalt” das gewünschte Bruttojahresgehalt des Mitarbeiters ein. Mit Klick auf “Aktualisieren” wird dieses auf 12 Monatszahlungen verteilt. Alle zusätzlichen Zahlungen, die Sie mit “Zahlung hinzufügen” in diesem Assistenten anlegen, werden von dem Gesamtbetrag abgezogen, sodass die Summe aller Zahlungen das angegebene Jahresgehalt ergibt.
Für jede unregelmäßige Zahlung muss auch der Monat festgelegt werden, in dem der Betrag ausgezahlt werden soll (z. B. Mai für das Urlaubsgeld und November für das Weihnachtsgeld). Bei jeder Zahlung können Sie die entsprechende Lohnart auswählen.
Regelmäßige, monatliche Zahlungen beginnen im oben ausgewählten Monat, andere Zahlungsintervalle gehen von diesem Monat aus. Tragen Sie beispielsweise halbjährliche Zahlungen im Februar ein, die für Januar und Juli relevant sind, wird der erste Betrag im Juli ausgezahlt.
Hinweis: Wird ein Mitarbeiter zur Mitte des Monats eingestellt, muss auch das vereinbarte Gehalt entsprechend berechnet werden. Tragen Sie den jährlichen Bruttobetrag im Jahresgehaltsassistenten ein, so berücksichtigt dieser das Eintrittsdatum des neuen Kollegen und rechnet die anteilige Summe für den ersten Monat aus.
Haben Sie alle Zahlungen eingetragen, speichern Sie den Vorgang mit “Abschließen & Zahlungen anlegen”. Anschließend bekommen Sie einen Hinweis, dass die bis dahin hinterlegten Zahlungen automatisch beendet und die neuen Zahlungen wirksam werden.
Im Bereich der “Einmalzahlungen” können Zahlungen für die ausgewählte Person über den Button “Import” hochgeladen werden.
Erstellen Sie dafür eine CSV-Datei mit folgendem Aufbau:
Lohnart-Schlüssel;Monat;Jahr;Betrag (ohne Währungszeichen)
Beispiel: 1;3;2017;2500
In der “Übersicht” können Sie durch das Beginn und Ende Datum den Zeitraum der kontinuierlichen Zahlungen eingrenzen. Mit Klick auf „Gehälter vergleichen“ können Sie Zahlungen selektierter Personen gegenüberstellen.
Bereits exportierte Zahlungen bearbeiten
Um eine rückwirkende Korrektur einer bereits exportierten Gehaltszahlung vorzunehmen, öffnen Sie den betroffenen Mitarbeiter über das Admin-Menü “Personen/Personen”. Im sich öffnenden Mitarbeiter-Menü gehen Sie unter “Lohn und Gehalt/Lohnmonate” und klappen den betroffenen Monat sowie die betroffene Zahlung der bereits exportierten Zahlungen auf. Per Rechtsklick können Sie die Zahlung aus dem Lohnmonat löschen.
Anschließend können Sie im Mitarbeiter-Menü unter “Lohn und Gehalt/Gehalt” die rückwirkende Korrektur hinterlegen und Ihre Änderungen speichern.
Achtung! Bitte beachten Sie, dass eine Löschung von Zahlungen aus dem betroffenen Lohnmonat nicht mehr im System nachvollzogen werden kann.
Möchten Sie Diagramme zum Vergleich der Gehaltsentwicklung verschiedener Personen einsehen, öffnen Sie das Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Gehaltszahlungen/Gehaltsentwicklung”.
Um Gehälter zu vergleichen, wählen Sie die gewünschten Personen, Lohnarten und den Zeitraum aus. Die Suche listet nur Personen auf, für die die eingetragenen Zahlungen vorliegen.
Mit HRworks erhalten Sie in wenigen Schritten detaillierte Auswertungen zu den Lohndaten Ihrer Mitarbeiter. Dank direkter Exporte in die Lohnbuchhaltung integriert sich die Verwaltung der Arbeitslöhne optimal in Ihre bestehende Softwarelandschaft und Organisationsstruktur.
Berichte erstellen
Im Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Berichte” können Sie Auswertungen über den aktuellen Abrechnungszeitraum sowie einen manuell ausgewählten Zeitraum erstellen.
Wählen Sie hier den gewünschten Bericht sowie das Dateiformat aus den vorhandenen Dropdown-Menüs aus. Bestimmen Sie gleichzeitig in den nächsten Reitern, welche Organisationseinheiten, Personen, Lohnarten und welcher Zeitraum bei der Auswertung berücksichtigt werden sollen und klicken Sie anschließend auf “Bericht erstellen”.
Steht der Status im unteren Bereich auf “Erfolgreich erstellt”, laden Sie den Bericht mit Klick auf “Download” bzw. mit einem Doppelklick herunter.
Zahlungen in den aktuellen Lohnmonat übertragen
Um die aktuellen Werte der Gehaltszahlungen an Ihr Lohnprogramm übertragen zu können, erstellen Sie zuerst im Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Berichte” eine Lohnliste. Selektieren Sie im Reiter „Bericht“ die Lohnliste und wählen Sie das Dateiformat aus, in dem diese gespeichert werden soll.
Überprüfen Sie anschließend die Einstellungen in den weiteren Reitern. Markieren Sie unter „Organisationseinheiten“ alle Organisationseinheiten, deren Daten Sie auswerten und anschließend in das Lohnprogramm exportieren möchten.
Um die aktuellen Werte an das Lohnprogramm zu übertragen, muss im Reiter “Zeitraum” die Checkbox “Zahlungen in aktuellen Monat übertragen” aktiviert sein.
Klicken Sie anschließend oben rechts auf den Button „Bericht erstellen“, um die Berichterstellung zu starten. Neben diesem Button sehen Sie, wie viele Personen und Werte in der Liste ausgewertet werden.
Sobald im unteren Bereich des Menüs der Status auf “Erfolgreich erstellt” steht, rufen Sie die Lohnliste per Doppelklick oder über den Button “Download” auf und klicken in der nachfolgenden Meldung auf “Bericht downloaden”.
Nachdem Sie den Bericht auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüft haben, können Sie per “Zahlungen übertragen” alle enthaltenen Zahlungen in den aktuellen Lohnmonat übermitteln. Mit Klick auf “Abbrechen” werden die Werte nicht übertragen.
Lohnmonat schließen → Daten in das Lohnprogramm übertragen
Nachdem Sie die Zahlungen in den aktuellen Lohnmonat übertragen haben, führen Sie nun im Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Berichte” den Lohnbuchhaltungsexport durch. Somit werden die Gehaltsdaten für Ihr Lohnprogramm exportiert und der aktuelle Lohnmonat kann geschlossen werden.
Hinweis: Der Lohnbuchhaltungsexport steht nur zur Verfügung, sofern ein Exportformat (Schnittstelle) in HRworks eingerichtet wurde. Wenn kein Export existiert, kann der Bericht "Lohnbuchhaltungsliste" verwendet werden.
Selektieren Sie im Reiter „Berichte“ den Lohnbuchhaltungsexport und wählen Sie die hinterlegte Schnittstelle aus, über die die Gehaltsdaten in Ihr Lohnprogramm übermitteln werden sollen.
Überprüfen Sie anschließend die Einstellungen in den weiteren Reitern.
Markieren Sie unter „Organisationseinheiten“ alle Organisationseinheiten, deren Daten Sie exportieren möchten.
Hinweis: Die Lohnbuchhaltungsliste als auch der Lohnbuchhaltungsexport können derzeit nur für Personen zugehörig zu Organisationseinheiten der Länder Deutschland und Österreich erstellt werden.
Um den Lohnmonat zu schließen und die aktuellen Werte an das Lohnprogramm zu übertragen, aktivieren Sie im Reiter “Zeitraum" die Checkbox “Aktuellen Lohnmonat verwenden und schließen”.
Klicken Sie anschließend oben rechts auf den Button „Bericht erstellen“, um die Berichterstellung zu starten. Neben diesem Button sehen Sie, wie viele Personen und Werte in der Liste ausgewertet werden.
Sobald im unteren Bereich der Maske der Status auf “Erfolgreich erstellt” steht, rufen Sie den Lohnbuchhaltungsexport per Doppelklick oder über den Button “Download” auf.
Sofern Sie den heruntergeladenen Bericht in Ihrem Zielsystem verarbeitet haben und die Daten erfolgreich an die Lohnbuchhaltung übertragen wurden, klicken Sie in der nachfolgenden Meldung auf “Monat schließen”, um den Vorgang zu bestätigen.
Hinweis: Auch zum späteren Zeitpunkt haben Sie die Möglichkeit, die Auswertungen über ausgewählte Berichte zu erstellen. Entfernen Sie dazu im Reiter “Zeitraum” den Haken „Zahlungen in aktuellen Lohnmonat übertragen“ und legen Sie den gewünschten Zeitraum manuell fest.
Einstellungen als Berichtsvorlage speichern
Um Ihre Einstellungen als Berichtsvorlage zu speichern, klicken Sie im oberen Bereich des Menüs auf die Option „+Neu“. Legen Sie einen Namen für die Vorlage fest, sowie die einzelnen Reitereinstellungen. Mit Klick auf "Speichern" werden die Einstellungen in der angelegten Vorlage gesichert. Die Berichtsvorlage wird dann im oberen Dropdown-Menü zur Auswahl bereit gestellt. Wählen Sie diese aus, müssen Sie zum nächsten Mal die Suchkriterien nicht erneut zusammenstellen, sondern wählen direkt den Button “Bericht erstellen”.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass jegliche Änderungen von Suchkriterien in der ausgewählten Vorlage automatisch gespeichert werden.
Bestehende Vorlagen können geändert oder neu sortiert werden, indem Sie auf den Button „Verwalten“ klicken. Per Doppelklick ändern Sie den Namen der Vorlage und per Drag & Drop können Sie die Reihenfolge ändern.
8. Webinar zum Thema
Weitere Informationen zu der Funktion Lohn und Gehalt finden Sie in unserem kostenlosen Webinar.