Wie importiere ich Gehaltsdokumente?

Um die Funktion für Lohn und Gehalt in HRworks nutzen zu können, weisen Sie zunächst den für die Gehaltsverwaltung zuständigen Personen die entsprechenden Admin-Rollen zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf die entsprechenden Namen die Menüs der jeweiligen Personen. Setzen Sie anschließend in den “Rollen und Berechtigungen” die Haken unter “Lohn und Gehalt” in den Feldern der Gehalts- und Gehaltsgrundlagen-Administrator- Rollen. Wählen Sie im unteren Bereich, für welche Organisationseinheiten die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.

Öffnen Sie das Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Einstellungen”, um über den Haken „Funktion für Lohn und Gehalt verwenden“ die Funktion zu aktivieren. Somit wird Ihnen ermöglicht, die Gehaltsdaten zu erfassen und zu verwalten. Sie erstellen, bearbeiten oder löschen die Lohnarten (wie Bonus, Gehalt, Provision), die bei den Zahlungen in Ihrem Unternehmen zur Auswahl stehen sollen.

Die “System-Lohnarten” für die Lohnbuchhaltung sind in HRworks im Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Lohnarten” fest hinterlegt. Um diese innerhalb der Reisekostenabrechnung an die Lohnbuchhaltung oder an Ihren Steuerberater übermitteln zu können, tragen Sie in der Spalte “Exportschlüssel” die entsprechenden Lohnarten-Schlüssel aus Ihrem Lohnprogramm ein. Nachdem Sie alle Werte mit Doppelklick in die Felder eingetragen haben, speichern Sie den Vorgang.

Neben den vordefinierten Lohnarten können Sie mit Klick auf “Neu” beliebig viele eigene Lohnarten anlegen. Dadurch erleichtern Sie die Kategorisierung der Zahlungen an Ihre Mitarbeiter. Um Beträge aus eigenen Lohnarten in HRworks importieren zu können, tragen Sie Ihre Importschlüssel in die entsprechende Spalte ein. Um die Lohnarten an Fremdsysteme weiterzuleiten, tragen Sie in der Spalte “Exportschlüssel” die entsprechenden Lohnarten-Schlüssel aus Ihrem Lohnprogramm ein.

5. Gehaltsdokumente importieren

Manuelle Zuweisung

Um die Gehaltsdokumente für Ihre Mitarbeiter hochzuladen, öffnen Sie das Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Gehaltsdokumente/Übersicht und Import”. Legen Sie zuerst den Monat und das Jahr fest, für welche die Dokumente angelegt werden sollen. Standardmäßig ist hier der aktuelle Monat vorbelegt. Um Dokumente hochzuladen, ziehen Sie diese auf die weiße Fläche oben links oder klicken Sie auf den Button „Anhängen“. Nachdem die Dokumente hochgeladen wurden, können Sie den Monat und das Jahr bei Bedarf noch ändern.

Um die Dokumente den entsprechenden Personen zuzuordnen, doppelklicken Sie in das Feld „Person“ und wählen den gewünschten Mitarbeiter aus. Alternativ können Sie auch den Namen oder die Personalnummer eintragen.

Automatische Zuweisung 

Sie können Dokumente auch durch den Aufbau des Dateinamens automatisch zuweisen lassen. Den Aufbau des Namens können Sie unter "Auto-Zuweisung-Einstellungen" konfigurieren (Mehr hierzu unter Massenimport).

Bevor die Dokumente endgültig zugewiesen werden, erhalten Sie noch einmal eine Gesamtübersicht. Bestätigen Sie die Zuweisung mit Klick auf “Speichern”.

Um ältere, zugewiesene Dokumente anzuzeigen, aktivieren Sie die Checkbox „Zugewiesene Dokumente suchen“.

Massenimport

Für das gleichzeitige Hochladen und Zuordnen aller Gehaltsdokumente können Sie den Massenimport verwenden. Wechseln Sie hierzu in das Menü "Gehaltsdokumente/Massenimport". Die einzelnen PDF-Dateien werden innerhalb eines Zip-Archivs hochgeladen.

Die Gehaltsdokumente können beim Upload des Archivs anhand des Dateinamens erkannt und direkt den entsprechenden Personen zugeordnet werden. Die Anpassung an Ihren Dateinamenaufbau nehmen Sie im Menü "Lohn und Gehalt/Gehaltsdokumente/Auto-Zuweisung Einstellungen" vor. Geben Sie einen Datei-Namen eines Gehaltsdokuments als Beispiel in das obere Feld ein und testen Sie, wie HR WORKS nach den unteren Einstellungen das Dokument erkennt und zuordnet. Mit Klick auf "Regeln mit Beispiel testen" gibt HR WORKS in der Spalte "Wert für Beispiel" die erkannten Attribute aus. 

Die einzelnen PDF-Dateien sollten für eine erfolgreiche Zuordnung in HRworks die folgenden Attribute im Dateinamen enthalten: Personalnummer, Monat, Jahr. Sobald Sie die Einrichtung der Automatischen-Zuweisung abgeschlossen haben, wechseln Sie in das Menü "Massenimport". Mit Klick auf "Upload" laden Sie das Zip-Archiv hoch. Im unteren Bereich "Import" erhalten Sie Statusmeldung zu Ihrem Dokumentenimport. 

Das zugewiesene Dokument finden Sie im Menü des jeweiligen Mitarbeiters unter “Lohn und Gehalt/Gehaltsdokumente”.

Die Mitarbeiter werden über neue Dokumente informiert und finden dieses im gleichen Menü “Lohn und Gehalt/Gehaltsdokumente” bzw. in der FLOW-Oberfläche unter "Lohn und Gehalt/Gehalt".

Stellen Sie im Admin-Menü “Lohn und Gehalt/Gehaltsdokumente/Auto-Zuweisung Einstellungen” die Zuweisungseinstellungen für Ihre Gehaltsdokumente ein.

Tragen Sie unter “Beispiel-Dateiname” den Dateinamen entsprechend ein, wie er von Ihrem Lohnprogramm geliefert wird.

Anschließend fügen Sie die einzelnen Felder hinzu, die befüllt werden sollen. Klicken Sie dazu auf den Button „Neu“ oder ändern Sie ein bestehendes Feld ab. Die Reihenfolge der Felder kann mit Klick auf die Pfeile rechts beliebig geändert werden.

Erhalten Sie von Ihrem Lohnprogramm die Personalnummer mehrstellig, wobei z. B. drei Felder mit Nullen aufgefüllt sind, wählen Sie den Typ „Feste Länge“ aus. Tragen Sie anschließend die Länge sowie den Inhalt der Beschreibung in die jeweiligen Felder ein.

Unterscheidet sich die Personalnummer in HRworks von der in Ihrem Lohnprogramm, weil im Lohnprogramm führende Nullen ausgewiesen werden, fügen Sie dementsprechend eine Null im Feld „Links aufgefüllt mit“ oder „Rechts aufgefüllt mit“ ein.

Typ „Trennzeichen“ bedeutet, dass die Felder mit einem Trennzeichen getrennt werden. Tragen Sie hierzu das jeweilige Trennzeichen in das dazugehörige Feld ein. Typ „Gesamter Rest“ bedeutet, dass der gesamte Rest des Dateinamens in dieses Feld geschrieben wird.

Enthält der Dateiname Bezeichnungen, die von HRworks nicht beachtet werden sollen, wählen Sie unter „Inhalt“ die Option „Ignorieren“ aus. Der Inhalt, der dort ausgelesen wird, wird nicht in HRworks importiert.

Mit Klick auf “Regeln mit Beispiel testen” wenden Sie die definierten Felder auf den angegebenen Beispiel-Dateinamen an.

Aus folgendem Beispiel können Sie den Aufbau einer Autozuweisung mit der SBS Schnittstelle entnehmen: