In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie individuelle Felder in verschiedenen Funktionen von HRworks anlegen.
Inhaltsverzeichnis
1. Lernvideo
Schauen Sie hier das Video zum Artikel:
2. Freie Felder anlegen
Im Admin-Menü “Grundlagen/Freie Felder” legen Sie eigene freie Felder für Personendaten (Stammdaten und Onboarding), Reisekostenabrechnungen, Belege, Kilometerangaben und Reiseanträge an. Markieren Sie eine Kategorie, für die Sie ein freies Feld anlegen wollen und klicken auf den Button “Neu”. Innerhalb des Bereichs "Freie Felder für Personen" können Sie zudem eigene Kategorien anlegen.
Per Drag and Drop können Sie die Sortierung der Freien Felder bestimmen und an gewünschter Position anordnen.
Im unteren Bildschirmbereich können Sie anschließend die Eigenschaften des Feldes, wie Name, Typ und Standardwert, definieren.
Als Typ des Feldes stehen Ihnen die Optionen Wahrheitswert, Datum, Liste, Zahl, Text, Textbereich und Uhrzeit zur Verfügung. Damit definieren Sie die Füllweise des Feldes.
Hinweis: Der Typ "Liste" ist automatisch und stets ein Pflichtfeld, da hier eine definitive Befüllung durch die unterschiedlichen Auswahloptionen garantiert sein muss.
Definieren Sie einen Namen mit zusätzlichem Hover-Text, welcher das Feld näher erläutern kann.
Pflichtfelder müssen von den Mitarbeitern ausgefüllt werden, damit die Angaben gespeichert werden können (Checkbox "Pflichtfeld").
Die Checkbox "Im Telefonverzeichnis anzeigen" ist im Bereich "Freie Felder für Personen" verfügbar, um das Freie Feld auch im Telefonverzeichnis auszugeben.
Mit Aktivieren der Checkbox "Link" signalisieren Sie dem System, dass das Freie Feld eine Verlinkung ist.
Der "Defaultwert" definiert den Standardwert, um welches das Feld automatisch befüllt wird.
3. Freie Felder verketten
Die Option “Gleichnamige freie Felder verketten” ermöglicht es, die freien Felder von unterschiedlichen Bereichen zu verbinden, wenn diese jeweils den gleichen Namen haben. So wird z. B. eine Eingabe in einem freien Feld beim Reiseantrag in das gleichlautende freie Feld bei der Reisekostenabrechnung automatisch übernommen.
4. Zugriffseinstellung
In der Registerkarte “Zugriffseinstellung” lässt sich festlegen, welche Rollen Lese- und/oder Schreibrechte haben und in welchen Berichten das jeweilige Feld erscheinen soll.
Hinweis: Der Listen-Administrator sollte aktiviert werden, sofern die Freien Feldern innerhalb der Listen verfügbar sein sollen.