In diesem Artikel werden häufig gestellte Fragen zur aktuellen deutschen Urlaubsanspruchsberechnung in HRworks dargestellt und beantwortet.
Nach welcher gesetzlichen Grundlage wird der Urlaubsanspruch einer Person in HR WORKS berechnet?
Der von HR WORKS berechnete Urlaubsanspruch für deutsche Personen basiert auf den gesetzlichen Vorgaben des Bundesurlaubsgesetzes (BurlG). Inwiefern die gesetzliche Urlaubsberechnung für Personen anderer Länderzugehörigkeit in HR WORKS zur Verfügung steht, können Sie hier überprüfen.
Anhand welcher Faktoren bzw. Einstellungen wird der individuelle Urlaubsanspruch einer Person in HR WORKS berechnet?
Die Urlaubsansprüche berechnen sich nach Urlaubsart, Arbeitsplan, Eintritts- und Austrittsdatum sowie die Regelarbeitstage aus dem System (Admin/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Einstellungen/Reiter “Urlaubsparameter”). Hierbei rechnet HR WORKS korrekt und automatisch nach BurlG. Das bedeutet, dass ein Teilzeit-Arbeitsplan (< 5 Arbeitstage) den Anspruch automatisch nach BurlG runterrechnet, da i.d.R. fünf (5x) Regelarbeitstage zur Berechnung gezogen werden.
Als Beispiel:
Oliver Born ist zum 01.01.2022 unbefristet eingestellt worden und hätte bei fünf Arbeitstagen einen vollen Urlaubsanspruch von 30 Tagen (Urlaubsart mit 30 Tagen Anspruch). Da sein tatsächlicher Arbeitsplan allerdings nur an vier Tagen Sollarbeitsstunden hinterlegt hat, rechnet HR WORKS automatisch den Urlaubsanspruch anteilig auf 24 Tage im Jahr runter.
Wie verhält es sich bei Ein- und Austritten von deutschen Personen hinsichtlich der Urlaubsberechnung?
Ihnen stehen in den Einstellungen der Urlaubsarten für deutsche Personen erweiterte Optionen zur Verfügung, um die Berechnung des Urlaubsanspruches zu steuern.
Nach Angabe des Mindestanspruches und des Anspruches, welchen Sie zusätzlich vertraglich gewähren, können Sie definieren, wie der Urlaub bei einem Eintritt in der ersten Jahreshälfte (bis 30.06.) oder einem Austritt in der zweiten Jahreshälfte (ab 01.07.) berechnet wird.
Es stehen Ihnen folgende Berechnungsoptionen zur Verfügung:
Anteilige Berechnung
Der Urlaubsanspruch, bestehend aus Mindest- und zusätzlichem Anspruch, wird mit 1/12 pro vollem Kalendermonat angerechnet.
Bitte beachten Sie: Diese Berechnungsoption steht Ihnen nur bezüglich des Eintrittes zur Verfügung, da hier über eine Urlaubsbescheinigung sichergestellt werden kann, dass der gesetzliche Mindestanspruch nicht unterschritten wird.
Bei einem Austritt kann dies nicht garantiert werden, weshalb in HR WORKS immer min. der Mindestanspruch gewährt wird.
Beispiel: Mindestanspruch 20 Tage + zusätzl. Anspruch 10 Tage bei 7 Monaten Firmenzugehörigkeit im Kalenderjahr:
(20 + 10)/12*7 = 2,5*7 = 17,5
Anteilige Berechnung (min. Mindestanspruch)
Der Urlaubsanspruch, bestehend aus Mindest- und zusätzlichem Anspruch, wird mit 1/12 pro vollem Kalendermonat angerechnet. Liegt das Ergebnis unterhalb des Mindestanspruches, so wird stattdessen dieser gewährt.
Beispiel: Mindestanspruch 20 Tage + zusätzl. Anspruch 10 Tage bei 7 Monaten Firmenzugehörigkeit im Kalenderjahr:
(20 + 10)/12*7 = 2,5*7 = 17,5
Der berechnete Anspruch liegt unter dem Mindestanspruch von 20 Tagen, somit werden stattdessen 20 Tage gewährt
Mindestanspruch
Es erfolgt keine anteilige Berechnung. Es wird unabhängig von der Länge der Firmenzugehörigkeit im Ein- oder Austrittsjahr ausschließlich der Mindestanspruch gewährt.
Beispiel: Mindestanspruch 20 Tage + zusätzl. Anspruch 10 Tage
Es wird der volle Mindestanspruch von 20 Tagen gewährt.
Mindestanspruch + zusätzlicher Anspruch
Es erfolgt keine anteilige Berechnung. Es wird unabhängig von der Länge der Firmenzugehörigkeit im Ein- oder Austrittsjahr der volle Mindest- und zusätzliche Anspruch gewährt.
Beispiel: Mindestanspruch 20 Tage + zusätzl. Anspruch 10 Tage
Es wird der volle Mindest- plus zusätzlicher Anspruch von in Summe 30 Tagen gewährt.
Rundung von Urlaubstagen bei Eintritt/Austritt
Nach § 5 Abs. 2 BUrlG bestimmt, dass Urlaubstage ab einem halben Tag aufzurunden sind. Ergeben sich also beispielsweise durch das Zwölftelungsprinzip 12,5 Urlaubstage, so ist auf 13 Tage aufzurunden. Bruchteile von weniger als ,5 Tagen bleiben unangetastet und werden nicht auf- oder abgerundet.
Wie kann bei einer Person in Teilzeit der volle Urlaubsanspruch gewährt werden?
In HR WORKS kann es nur eine globale Regel im Urlaubsparameter geben. Sie können aber eine zugehörige Urlaubsart (Admin-Menü/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Einstellungen/Reiter “Urlaubsarten”/Button “Neu”) so anlegen, dass diese einen erhöhten Tagessatz aufweist. Die Berechnung basiert auf einem einfachen Dreisatz.
Der gewünschte Urlaubsanspruch von X Tagen wird errechnet, wenn Sie die "Anzahl Tage" mit X (X/4x5) einstellen und dann der Person zuweisen (Mitarbeiter-Menü/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Feld “Urlaubsart”).
Als Beispiel:
Oliver Born arbeitet 4 Tage in der Woche, soll aber dennoch einen vollen Urlaubsanspruch von 30 Tagen angerechnet bekommen. Hierfür wird ihm eine eigene Urlaubsart angelegt und zugeordnet, welche im Feld “Anzahl Tage” mit 37,5 Tagen befüllt wird. Diese Zahl ergibt sich durch folgenden Dreisatz:
30 Tage gewünschter Urlaubsanspruch / 4 Arbeitstage = 7,5
7,5 x 5 Arbeitstage als Vollzeit = 37,5 Urlaubsanspruch
Weshalb kann es beim Urlaubsanspruch einer Person zu einem Anspruch mit Nachkommastellen kommen?
Die Urlaubsansprüche berechnen sich nach Urlaubsart, Arbeitsplan, Eintritts- und Austrittsdatum sowie die Regelarbeitstage aus dem System (Admin-Menü/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Einstellungen/Reiter “Urlaubsparameter”). Wenn hierbei ein Faktor eine Zahl mit Nachkommastellen erzeugt, wirkt sich dies auf die Berechnung des Urlaubsanspruchs aus.
Folgende Beispiele könnten dazu führen:
- Wenn die grundlegende Einstellung der Urlaubsanspruchsberechnung nach Stunden und nicht nach Tagen eingerichtet wurde (Admin-Menü/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Einstellungen/Reiter “Urlaubsparameter”/Feld “Die Berechnung der Urlaubstage erfolgt nach Stunden”) oder der Arbeitsplan die Checkbox “Urlaub nach Arbeitszeit” aktiviert hat, kann es durch das sukzessive Hochrechnen des Urlaubsanspruchs zu Zahlen mit Nachkommastellen kommen.
- Wenn innerhalb des Arbeitsplans Sollarbeitsstunden mit mehreren Nachkommastellen angelegt werden.
- Wenn die Person in einem bereits angebrochenen Monat eintritt und/oder austritt.
Weshalb wird der Urlaubsanspruch bei einer deutschen Person vom System automatisch aufgerundet?
Es gibt zwei Optionen, weshalb HR WORKS Urlaubsanspruch bei Personen aufrundet:
- Im Admin-Menü/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Einstellungen/Reiter “Urlaubsparameter” ist die Checkbox “Urlaubsansprüche auf ganze Zahl aufrunden” aktiviert.
- Wenn die Checkbox in den grundlegenden Einstellungen nicht aktiviert ist, rundet HR WORKS bei der Person auf den zustehenden Mindesturlaubsanspruch auf (§ 5 Abs. 2 BUrlG).
Wieso weist HR WORKS Personen darauf hin, den Urlaub bis zum Ende des Jahres einzureichen, obwohl das Verfallsdatum im nächsten Jahr liegt?
Zu jedem Jahresende (ab Oktober) gibt es bei Personen, welche über 40 % ihres Urlaubsanspruchs noch nicht eingereicht haben, einen Hinweis, diesen möglichst bis zum 31.12. zu verbrauchen. Dieser Hinweis ist unabhängig vom Verfallsdatum des Resturlaubs für das Folgejahr. Der Hinweis, die noch verfügbaren Urlaubstage bis zum 31.12. aufzubrauchen, wird ab Oktober in 3 Intervallen angezeigt.
- Intervall - 01.10.2024 0:00 Uhr - 31.10.2024 24:00 Uhr
Hinweis, wenn 40 % des Urlaubsanspruchs noch nicht eingereicht wurde - Intervall - 01.11.2024 0:00 Uhr - 30.11.2024 24:00 Uhr
Hinweis, wenn 25 % des Urlaubsanspruchs noch nicht eingereicht wurde - Intervall - 01.12.2024 0:00 Uhr - 31.12.2024 24:00 Uhr
Hinweis, wenn 15 % des Urlaubsanspruchs noch nicht eingereicht wurde
In folgendem Beispiel befinden wir uns im Dezember (3. Intervall). Die Person hat einen Urlaubsanspruch von 20 Tagen pro Jahr, wovon 5 Tage noch verfügbar sind bzw. nicht eingereicht wurden. Somit hat die Person über 15 % seines Urlaubsanspruchs noch nicht eingereicht, weshalb der Hinweis erscheint:
Sobald die Person mit seinem Anspruch unter die jeweilige Prozentzahl des Intervalls kommt, wird der Hinweis nicht mehr eingeblendet.
Der Hinweis zum Urlaubsverfall im Folgejahr unterscheidet sich in der Formulierung:
