In diesem Artikel beantworten wir häufige Fragen zu E-Signaturen in HR WORKS
Welche Kosten fallen für die Verwendung des Add-ons “E-Signatur” an?
Sie können das Add-on jederzeit kostenlos aktivieren. Die aktuellen Preise, die pro E-Signatur-Verfahren anfallen, entnehmen Sie der Preisliste, welche Sie im Admin-Menü unter "Grundlagen/Integrationen/E-Signaturen" im Reiter "Grundlagen" finden.
Welche Dokumente können digital unterzeichnet werden?
Beispiele für Anwendungsbereiche der digitalen Signatur finden Sie in unserem Blogbeitrag “4 Gründe, warum die E-Signatur in der Personalverwaltung unverzichtbar ist”.
Auch wenn alle Inhalte des Blogs sorgfältig und gewissenhaft recherchiert sind, bietet der Beitrag keine verbindliche Rechtsberatung. Bitte wenden Sie sich daher bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt. HR WORKS übernimmt keine Haftung für die Aktualität, Vollständigkeit oder Richtigkeit der dort angeführten Informationen.
Wie verhält sich die Gültigkeit der E-Signatur bei Arbeitsverträgen?
Durch das beschlossene Bürokratieentlastungsgesetz IV treten zum 1. Januar 2025 Änderungen im Nachweisgesetz in Kraft. Das Nachweisgesetz soll die Beschäftigung für Arbeitnehmende transparenter und vorhersehbarer machen.
Mit dem BEG IV wird das Nachweisgesetz dahingehend geändert, dass künftig die wesentlichen Arbeitsbedingungen im Sinne des § 2 NachwG in Textform abgefasst und elektronisch an die Arbeitnehmenden übermittelt werden können. Dies gilt allerdings nur dann, wenn:
- das Dokument für die Arbeitnehmenden zugänglich ist
- das Dokument gespeichert und ausgedruckt werden kann und
- der Arbeitgeber die Arbeitnehmenden mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
Weitere Informationen dazu finden Sie hier in einem gesonderten Helpcenter-Artikel.
Sind digitale Unterschriften rechtssicher?
Detaillierte Informationen erhalten Sie im Blogeintrag unseres Partners Yousign zu diesem Thema.
Welche Stufen der elektronischen Signatur bietet HR WORKS an?
Es gibt drei Stufen bei elektronischen Signaturverfahren, welche wir Ihnen ebenfalls in unserem Blogbeitrag vorstellen.
HR WORKS bietet hierbei die einfache und fortgeschrittene E-Signatur an.
Wer darf Signaturen anfordern? Von wem?
Mit Aktivierung des Add-ons “E-Signatur” werden automatisch alle Compliance Management-, Personalakten- sowie Stellenadministratoren berechtigt, Signaturen von Personen in den ihnen zugewiesenen Organisationseinheiten anzufordern.
Zusätzlich können interne Personen festgelegt werden, die von den Administratoren unabhängig der Organisationseinheit um Signaturen gebeten werden können.
Können Unterschriften von Personen, die nicht in HR WORKS angelegt sind, angefordert werden?
Ja, Sie haben die Option, auch von externen Personen, die keinen HR WORKS-Zugang haben, digitale Unterschriften anzufordern.
Ist gewünscht, dass ausschließlich externe Personen unterzeichnen und sich ein Dokument somit auch nicht z.B. in der Personalakte einer Person befindet, kann der Dokumentensammelkorb verwendet werden, um das Dokument hochzuladen und Unterschriften anzufordern.
Was passiert, wenn die in HR WORKS angegebene Frist zur elektronischen Signatur nicht eingehalten wird?
Wenn die Frist nicht eingehalten wird, wird das Verfahren abgebrochen und die Unterschrift muss neu angefordert werden.