Digitale Führerscheinkontrolle

In folgendem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie Ihre persönlichen Führerscheinnachweise zur Kontrolle einrichten und verwalten.

Inhaltsverzeichnis

Halterpflicht

1. Kontrollintervall und Art der Kontrolle festlegen
2. Personenspezifische Kontrolle
3. Erinnerung an ausstehende Kontrollen
4. Führerschein einreichen
5. Das Bilder-Upload- Verfahren
6. Sicherheitsmerkmale prüfen
7. Dokumentation und Datenschutz

Halterpflicht

Als Arbeitgeber und Fahrzeughalter von Firmenwagen gehört die regelmäßige Führerscheinkontrolle zu Ihrer Pflicht (§ 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG). Mit dem integrierten Führerscheincheck von HRworks wickeln Sie die Überprüfung der Führerscheine Ihrer Mitarbeiter mühelos digital ab. HRworks minimiert den manuellen Kontroll- und Dokumentationsaufwand und erinnert Sie automatisch an anstehende Führerscheinprüfungen.

1. Kontrollintervall und Art der Kontrolle festlegen

Im Admin-Menü unter “Reisemanagement/Führerscheinkontrolle/Einstellungen” legen Sie den Kontrollintervall fest, in welchem Ihre Mitarbeiter zum Nachweis der gültigen Fahrerlaubnis aufgefordert werden sollen.

Entscheiden Sie sich als Administrator für eine der drei Arten der Führerscheinkontrolle, indem Sie das gewünschte Feld markieren und auf den Button “Speichern” klicken. 

1.)

2.)

3.)

2. Personenspezifische Kontrolle

Definieren Sie individuell in den Berechtigungen der einzelnen Personen (Bsp. “Oliver Behrens/Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/Reiter "Berechtigungen”), für welche Mitarbeiter eine regelmäßige Führerscheinkontrolle im angegebenen Intervall verpflichtend ist.

Bei erstmaliger Aktivierung der Funktion werden alle Mitarbeiter, deren Führerscheine fortan kontrolliert werden sollen, per E-Mail darüber benachrichtigt. 

Beim Video-Verfahren erhalten Sie im Anhang der E-Mail eine PDF-Vorlage mit
Kontrollcode, der zur Durchführung der Videoaufnahme erforderlich ist:

Bei den individuellen Kontrollen werden die Mitarbeiter über eine Aufgabe im Bereich “Zu erledigen” einzeln benachrichtigt:

3. Erinnerung an ausstehende Kontrollen

An überfällige Führerscheinkontrollen können Sie Ihre Mitarbeiter auch per E-Mail erinnern, indem Sie diese mit einem Rechtsklick im Admin-Menü "Reisemanagement/Führerscheinkontrolle/Zu kontrollierende Personen” auslösen.

So werden die Mitarbeiter aufgefordert, ihren Führerscheinnachweis einzureichen.

4. Führerschein einreichen

Die digitale Führerscheinkontrolle mit HRworks erfolgt in nur wenigen Schritten. Führerscheine können mit jedem Endgerät (PC, Smartphone oder Tablet) eingereicht werden, das über eine Kamerafunktion sowie einen aktuellen Webbrowser verfügt. 

Der Prozess selbst funktioniert selbsterklärend: Mitarbeiter werden Schritt für Schritt durch den nachfolgend dokumentierten Kontrollvorgang geleitet. Als Administrator haben Sie in den Einstellungen festgelegt, in welcher Art die Führerscheine eingereicht werden sollen: 

Nachdem die Mitarbeiter benachrichtigt wurden, ihre Führerscheine zur Kontrolle einzureichen, laden sie die erforderlichen Dateien im Mitarbeiter-Menü “Reisemanagement/Führerscheinkontrolle/Neuer Nachweis” hoch.

5. Das Bilder-Upload- Verfahren

Vorderseite fotografieren

Bei den ersten zwei Arten der Führerscheinkontrolle ist zunächst ein Foto der Vorderseite des Führerscheins notwendig, auf dem alle Daten gut leserlich erkennbar sind.

Rückseite mit Nummer im Hologramm fotografieren

Im zweiten Kontrollschritt wird das Hologramm auf der Rückseite des Führerscheins geprüft. Der Mitarbeiter wird dazu aufgefordert das Foto so zu erstellen, dass die Nummer im Hologramm gut leserlich erkennbar.

Rückseite mit Icons im Hologramm fotografieren

Im dritten Schritt der Kontrolle wird der Mitarbeiter dazu aufgefordert, die Führerscheinrückseite so zu fotografieren, dass die Icons im Hologramm zu sehen sind. Bei jedem Kontrollschritt hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, die Aufnahme zu verwerfen und erneut aufzunehmen, bis ein gut lesbares Bild zur Einreichung angefertigt ist.

Führerscheinkontrolle einreichen

Sind alle drei Aufnahmen zur Zufriedenheit und die erforderlichen Merkmale gut sichtbar, reicht der Mitarbeiter den Nachweis mit einem Klick ein.

Video-Verfahren

Zur Durchführung des Video-Verfahrens nutzen Sie die Kamerafunktion Ihres Aufnahmegerätes. Beachten Sie, dass der Kontrollcode bei jedem Schritt mit gefilmt werden muss. Folgen Sie dabei den nachstehenden Anweisungen:

6. Sicherheitsmerkmale prüfen

Eingereichte Führerscheine prüfen Sie im Admin-Menü “Reisemanagement/ Führerscheinkontrolle/Kontrolle”. Jeder Video- und Bildnachweis ist zudem mit einem zu kontrollierenden Datums- und Uhrzeitstempel versehen. 

Je nach Qualität der eingereichten Führerscheinbilder sowie der Gültigkeit der zu überprüfenden Merkmale, wird der Nachweis entweder mit dem Status “Nicht lesbar” oder “Geprüft, abgelehnt” zurückgewiesen oder als “Geprüft, Ok” im System gespeichert.

Als Administrator werden Sie bei der Prüfung der Videoaufnahme von folgenden Schritten unterstützt:

7. Dokumentation und Datenschutz

Sämtliche Führerscheinkontrollen werden in HRworks dokumentiert und können, mit den entsprechenden Zugriffsrechten, durch den Administrator bearbeitet oder gelöscht werden. Alle Statusänderungen sind für den Administrator im zugehörigen Protokoll nachvollziehbar. Die in HRworks angefertigten Führerscheinnachweise werden AES-256 verschlüsselt gespeichert. Das von HRworks genutzte Rechenzentrum ist ISO 27001 zertifiziert und befindet sich innerhalb der Europäischen Union. Die Kommunikation zwischen Browser und Server erfolgt über eine SSL-Verschlüsselung, ähnlich wie beim Online Banking.

Nach erfolgreicher Prüfung der Führerscheinnachweise haben Administratoren zudem die Möglichkeit, die eingereichten Dokumente (Bilder, Videos) ihrer Mitarbeiter mit Rechtsklick zu löschen, ohne dabei den eigentlichen Nachweis zu löschen. Mit Löschen der Dokumente bleibt der Nachweis mit allen notwendigen Angaben im Protokoll dokumentiert und zugänglich. Somit können Administratoren selbständig entscheiden, wie sie nach durchgeführter Prüfung mit den Nachweisen hinsichtlich des Grundsatzes der Datenminimierung (gemäß Artikel 5 DSGVO) umgehen.