In folgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie individuelle Spesengruppen aktualisieren.
Inhaltsverzeichnis
1. Lernvideo
Schauen Sie sich hier das Video zum Artikel an:
Verwalten Sie in Ihrem Unternehmen eigene Spesengruppen, können Sie diese jederzeit nach eigenen Anforderungen anpassen bzw. nach der jährlichen gesetzlichen Aktualisierung bearbeiten. Die vom Bundesfinanzministerium aktualisierten Pauschalbeträge werden innerhalb der gesetzlichen Spesengruppen in HRworks automatisch aktualisiert. Auf eine firmenindividuelle Spesengruppe hat ein HRworks Update keinen Einfluss. Achten Sie daher darauf, Ihre eigene Spesengruppe jährlich selbst an die gesetzlichen Änderungen anzupassen und ggf. die firmenspezifischen Abweichungen neu einzutragen.2. Länder
Nach der jährlichen Aktualisierung der Pauschalen und Länder durch das Bundesfinanzministerium, können Sie im Admin-Menü unter “Reisemanagement/Grundlagen/ Spesengruppen” im Reiter “Länder” unten im Bereich „nicht zugeordnete Länder“ erkennen, ob neue Länder hinzugekommen sind.
Falls gewünscht, verschieben Sie diese per Drag & Drop oder mit dem Button "Hinzufügen" in den oberen Bereich und hinterlegen eigene Pauschalenwerte. Öffnen Sie dafür den Reiter “Pauschalen” und wählen Sie einzeln die entsprechenden Länder aus dem Dropdown-Menü zur Bearbeitung aus. Mit Doppelklick in die Zeile tragen Sie Ihre eigenen Werte ein und speichern Sie den Vorgang.
3. Transformer
Möchten Sie in den jeweiligen Ländern von den gesetzlich hinterlegten Pauschalbeträgen ausgehen, rufen Sie diese im Reiter “Transformer” auf. Markieren Sie mit gedrückter Steuerungstaste (strg) die entsprechenden Länder und wählen unter “Art der Änderung” die Möglichkeit “Auf gesetzlichen Betrag zurücksetzen”.
Achten Sie darauf, die vom Bundesfinanzministerium entfernten Länder von eigener Spesengruppe zu löschen und klicken Sie dafür auf “Alle aktiven Länder selektieren”. Somit werden die aktiven von nicht aktiven Ländern farblich unterschieden. Entfernen Sie die nicht bzw. weiß markierten Länder, indem Sie diese im Reiter “Länder” in den unteren Bereich zu den “nicht zugeordneten Ländern” verschieben.
Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen für alle oder nur für bestimmte Länder sowohl gesetzliche als auch firmenspezifische Pauschalenwerte, ist es erforderlich, diese nach der jährlichen BMF-Aktualisierung auf den gesetzlichen Betrag zurückzusetzen und die individuellen Abweichungen neu einzutragen.
Beispiel: Ihre Mitarbeiter sollen außer einer firmenindividuellen Übernachtungspauschale in allen Ländern gesetzliche Pauschalbeträge zugewiesen haben.
Klicken Sie dafür auf “Alle aktiven Länder selektieren” und wählen aus dem Dropdown-Menü der Pauschalenarten “Alle” aus. Um die Pauschalenwerte der gesetzlichen Aktualisierung anzupassen, wählen Sie unter der “Art der Änderung” die Möglichkeit “Auf gesetzlichen Betrag zurücksetzen”. Anschließend lösen Sie die Änderung mit Klick auf "Transformer starten" aus.
Somit haben alle Länder aktuelle gesetzliche Werte hinterlegt und können von Ihnen weiter bearbeitet werden.
Legen Sie nun den firmenindividuellen Betrag für eine Übernachtungspauschale fest. Markieren Sie nochmals alle Länder mit Klick auf “Alle aktiven Länder selektieren” und wählen anschließend unter Art der Änderung “Betrag setzen”. Schließen Sie die Bearbeitung mit “Transformer starten” ab und bestätigen Sie Ihre Einstellungen im nachfolgenden Fenster mit Klick auf “Ok”.