In diesem Artikel erfahren Sie, welche Schritte als Steuerkanzlei zur Aktivierung der DATEV Integration für Ihren Mandanten durchzuführen sind. Sowie allgemeine Hintergrundinformationen über den Nutzen & Ablauf der Lohnabrechnung.
Inhaltsverzeichnis
- Vorteile des DATEV Lohnimportdatenservice
- Einrichtung der DATEV Integration
- Datenharmonisierung
- Welche Daten müssen dem Mandaten zur Verfügung gestellt werden?
- Übertragung und Verarbeitung der Daten in den DATEV Lohnprogrammen
1. Vorteile des DATEV Lohnimportdatenservice
Mithilfe des Lohnimportdatenservice können mit nur einem Knopfdruck für die Lohnabrechnung relevante Stamm- und Bewegungsdaten (Fixgehälter sowie variable Vergütungsanteile) aus HRworks heraus an das DATEV Rechenzentrum übertragen werden. Die Daten werden hierbei über eine verschlüsselte Direktverbindung an DATEV gesendet. Mithilfe des Lohnimportdatenservice verbessern und beschleunigen Sie gemeinsam mit Ihrem Mandanten den gesamten Abrechnungsprozess.
Hinweis: Wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung einer DATEV-Schnittstelle benötigen, können Sie über das DATEV-Partner-Onboarding einen Termin für ein kostenfreies Online-Gruppen-Training buchen.
2. Einrichtung der DATEV Integration
Damit Ihr Mandant die Integration zu DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt nutzen kann, müssen folgende Einrichtungsschritte in DATEV durchgeführt werden:
- MyDATEV Mandantenregistrierung – Bestellung des Lohnimportdatenservice
- Öffnen Sie die Mandantenübersicht in DATEV
- Starten Sie die MyDATEV Mandantenregistrierung
- Autorisieren Sie sich mit Ihrer SmartCard oder Ihrem SmartLogin
- Bestellen Sie das Zusatzprodukt “Lohnimportdatenservice”
- Legen Sie für Ihren Mandanten eine neue mandantengenutzte Beraternummer an, oder wählen Sie eine bestehende aus
- Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, bereits in der Mandantenregistrierung die Rechte für Ihren Mandanten zu vergeben oder für Ihren Administrator vorzumerken
- Schließen Sie anschließend die Bestellung ab
- Ergänzende Artikel: Info-Dokument 1018641 & Info-Dokument 1002326
- Die Mandantenregistrierung darf nicht auf die Hauptberaternummer der Kanzlei durchgeführt werden, sondern es muss auf eine entsprechende mandantengenutzte Beraternummer („Unterberaternummer“) ausgeführt werden Info-Dokument 1018641
- Für die Mandantenregistrierung werden spezifische Rechte vorausgesetzt. Am besten führen Sie die Registrierung als Administrator aus.
2. Freischaltung der Kanzlei-Rechte
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- Öffnen Sie die Rechteverwaltung online
- Navigieren Sie in die Mitarbeiter Registerkarte
- Wählen Sie den für den Datenabruf vorgesehen Kanzlei Mitarbeiter und dessen SmartCard aus
- Wählen Sie unter dem Punkt „Cloud-Services Personalwirtschaft“ den “Lohnimportdatenservice” aus und fügen Sie die Datenfreigabe hinzu
- Berater- und Mandantennummer hinterlegen
- Je nach DFÜ-Profil was in Nutzung ist, müssen die Rechte auf dem DATEV-Benutzer des entsprechenden Kanzlei Mitarbeiters vergeben werden, um als Kanzlei die Daten aus dem Rechenzentrum abrufen zu können. TIPP: Wir empfehlen, dass Sie die Rechte sowohl auf dem DATEV- Benutzer als auch auf die SmartCard oder SmartLogin vergeben, um vor Änderung in Ihrem DFÜ-Profil in Zukunft gesichert zu sein (Info-Dokument 1019726).
3. Datenharmonisierung
Vor Durchführung des ersten Exports per API empfehlen wir, einen Abgleich der in DATEV und HRworks hinterlegten Stammdaten durchzuführen. Durch den Datenabgleich können fehlende Stammdaten in HRworks ergänzt als auch Differenzen ausgeglichen werden.
Für eine schnelle und korrekte Datenharmonisierung empfehlen wir Ihnen auf den DATEV Lohnergebnisdatenservice zurückzugreifen. Weitere Informationen und Einrichtungshinweise finden Sie in folgendem Artikel.
4. Welche Daten müssen dem Mandanten zur Verfügung gestellt werden?
Um die Aktivierung der DATEV Integration in HRworks durchführen zu können, müssen dem Mandanten folgende Daten bereitgestellt werden:
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- DATEV Personalnummern
- Mandanten- & Beraternummer des Mandanten
- DATEV-Anmeldemedium z.B. SmartCard oder SmartLogin
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- Erster abzurechnender Monat des Mandanten (Bei Nutzung von DATEV Lohn und Gehalt)
Übertragung und Verarbeitung der Daten in den DATEV Lohnprogrammen
Die Pflege und Übertragung der Abrechnungsdaten an die DATEV Lohnprogramme wird in HRworks angestoßen. Vor Durchführung des Datenexports an DATEV können die zu übertragenden Stamm- und Bewegungsdaten in HRworks im Rahmen eines transparenten Prozesses auf deren Korrektheit und Vollständigkeit geprüft werden. Nach Durchführung des Exports in HRworks werden die Daten zunächst an das DATEV Rechenzentrum zur weiteren Verarbeitung übertragen. Unmittelbar nach der Datenübertragung können Sie in Ihrem Lohnabrechnungsprogramm die Datenübernahme aus dem Rechenzentrum durchführen.
Hinweis: Beim Import der Bewegungsdaten in DATEV Lohn und Gehalt ist zu beachten, dass als Herstellerinformation „Bewegungsdaten (Standard)“ ausgewählt ist, um den Datenabruf durchführen zu können.
Nähere Informationen zur Datenübernahme erhalten Sie in den Supportartikeln zu DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt.
In den Helpcenter-Artikeln zu DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt können Sie sich über die in HRworks erforderlichen Einrichtungsschritte, den Übertragungsprozess und die verfügbaren Attribute informieren.