In folgendem Artikel erfahren Sie als Administrator, welche Schritte zur Einrichtung des DATEV Lohnauswertungsdatenservice notwendig sind und wie Sie die Lohnauswertungen in HRworks importieren sowie Ihren Mitarbeitern zuordnen können.
Inhaltsverzeichnis
- Lernvideo
- Vorteil des DATEV Lohnauswertungsdatenservice
- Voraussetzungen für die Nutzung des Lohnauswertungsdatenservice
- Rollen zuweisen
- Einrichtung des DATEV Lohnauswertungsdatenservice
- Abruf und Zuordnung der Lohnauswertungen
- Webinar zum Thema
1. Lernvideo
Schauen Sie hier das Video zum Artikel:
2. Vorteil des DATEV Lohnauswertungsdatenservice
Mit Hilfe des DATEV Lohnauswertungsdatenservice können HRworks Anwender direkt auf die in DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt erstellten Lohnauswertungen zugreifen und diese importieren. Hierbei stehen Ihnen sowohl Arbeitgeber- als auch Mitarbeiterdokumente zum Abruf und Download bereit. Die abgerufenen Mitarbeiterdokumente können Ihren Mitarbeitern nach dem Abruf zudem automatisch zugeordnet und zur Verfügung gestellt werden. Die Arbeitgeberdokumente stehen Ihnen zum Download zur Verfügung.
Die Dokumente werden dabei über eine sichere Schnittstelle aus dem DATEV Rechenzentrum abgerufen.
3. Voraussetzungen für die Nutzung des Lohnauswertungsdatenservice
Die Voraussetzungen in Kürze:
- Sie verfügen über ein DATEV-Anmeldemedium zur Autorisierung der Schnittstelle in HRworks
- Die DATEV-Personalnummern Ihrer Mitarbeiter wurden Ihnen durch die Steuerberatung zur Verfügung gestellt und in den Stammdaten Ihrer Mitarbeiter hinterlegt
- Die Bestellung und Einrichtung der Schnittstelle Lohnauswertungsdatenservice wurde durch Ihre Steuerberatung in DATEV ausgeführt
Bitte beauftragen Sie bzw. Ihre Steuerberatung, im ersten Schritt die Bereitstellung des Lohnauswertungsdatenservice bei DATEV. Beachten Sie hierbei, dass durch die Freischaltung des Lohnauswertungsdatenservice zusätzliche Kosten entstehen. Welche Schritte zur Bereitstellung des Lohnauswertungsdatenservice notwendig sind erfahren Sie in folgendem Dokument.
Des Weiteren benötigen Sie ein DATEV-Anmeldemedium mit den entsprechenden Rechten zur Autorisierung der DATEV-Integration in HRworks. Stellen Sie zusätzlich sicher, dass Ihnen bei Einrichtung der Schnittstelle die DATEV-Personalnummern Ihrer Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Die Bereitstellung des DATEV-Anmeldemediums und der DATEV-Personalnummern kann durch Ihre Steuerberatung erfolgen. Weitere Informationen zur Rechtevergabe zur Nutzung des Lohnauswertungsdatenservice finden Sie in folgendem Dokument.
Zusätzlich kann in den DATEV-Anwendungen definiert werden, ab welchem Zeitpunkt die Lohnauswertungen über die Schnittstelle bereitgestellt werden. Abhängig von den getätigten Einstellungen, können die Dokumente unter Umständen erst mit einem Zeitversatz von mehreren Tagen nach der Lohnabrechnung bezogen werden. In folgendem Artikel erhalten Sie ergänzende Informationen zu den vorhanden Einstellungsoptionen in DATEV LODAS sowie DATEV Lohn und Gehalt.
Hinweis: Wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung einer DATEV-Schnittstelle benötigen, können Sie über das DATEV-Partner-Onboarding einen Termin für ein kostenfreies Online-Gruppen-Training buchen.
Weitere Informationen zum initialen Bestellprozess der Datenservices für die DATEV-Integration in HRworks finden sich im hier verlinkten Video (seitens DATEV). Hier wird anhand des Lohnaustauschdatenservice gezeigt, wie entsprechende Datenservices bei der DATEV bestellt werden können und wie die allgemeine Rechtevergabe funktioniert.
4. Rollen zuweisen
Weisen Sie als Master-Administrator den für die Zuordnung der Lohnauswertungen zuständigen Personen, zunächst die Rolle zur Konfiguration der Schnittstelle zu. Öffnen Sie hierzu als Master-Administrator im Admin-Menü unter “Personen/Personen” mit Doppelklick die gewünschten Personen und navigieren Sie in das Menü “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen”. Setzen Sie hier unter “Grundlagen” den Haken bei “Exportformat-Administrator”.
Um den Abruf der Lohnauswertungen durchführen zu können, benötigen Sie außerdem die Administratorenrolle “Gehalts-Administrator”. Den Vorgang schließen Sie mit dem “Speichern” Button ab.
5. Einrichtung des DATEV Lohnauswertungsdatenservice
Konfiguration der Schnittstelle
Die Konfiguration des Lohnauswertungsdatenservice kann im Admin-Menü “Grundlagen/Integrationen/DATEV-Datenservices” durchgeführt werden. Im Reiter “Grundlagen” werden die Eckdaten des Mandanten verwaltet. Neben den beiden Pflichtangaben Beraternummer und Mandantennummer muss der Mandant den zugehörigen Organisationseinheiten zugeordnet werden. Aktivieren zusätzlich die Checkbox “Import von Lohnauswertungen” zur Nutzung der Schnittstelle.
Bei bestehende Mandanten, welche bereits im Rahmen des Lohnimportdatenservice verwaltet werden, muss lediglich die Checkbox “Import von Lohnauswertungen” ergänzt werden.
Autorisierung des Mandanten
Führen Sie im nächsten Schritt die Autorisierung Ihres Mandanten gegenüber DATEV durch, um HRworks die Erlaubnis zu erteilen, die Lohnauswertungen aus DATEV abrufen zu dürfen. Halten Sie für die Autorisierung bitte das zur Verfügung gestellte DATEV-Anmeldemedium bereit. Die Autorisierung muss durch jeden Administrator und für jeden Mandanten erfolgen. Dabei kann der Lohnauswertungsdatenservice einzeln oder in Kombination mit den weiteren DATEV-Integrationen autorisiert werden.
Achtung! Die Einrichtung und Autorisierung des DATEV Mandanten in HRworks muss von jedem Administrator individuell vorgenommen werden.
Die Einstellungen in den Reitern Grundlagen und Datenkonfiguration können hierbei individuell hinterlegt werden und müssen mit den Berechtigungen in DATEV übereinstimmen.
Um die Autorisierung durchzuführen klicken Sie auf “DATEV-Autorisierung starten”. Anschließend öffnet sich eine neue Registerkarte mit der DATEV Login-Seite, auf der Sie sich zunächst mit dem Anmeldemedium authentifizieren. Stimmen Sie anschließend den erforderlichen Berechtigungen zu, um mit der Autorisierung fortfahren zu können.
Nach einer erfolgreichen Autorisierung erhalten Sie eine entsprechende Erfolgsmeldung und der Status Ihres Mandanten wechselt unmittelbar auf “aktiv”. Sie können den Status Ihrer Autorisierung jederzeit einsehen und diese gegenüber DATEV widerrufen. Sobald sich ein Mandant im Status “aktiv” befindet können abrechnungsrelevante Daten an das DATEV Rechenzentrum übermittelt werden.
Hinweis: Bei Änderungen an den selektierten Datenservices muss die Autorisierung gegenüber DATEV stets erneut durchgeführt werden.
Konfiguration der zu importierenden Dokumente
In einem dritten Schritt haben Sie die Möglichkeit die zu importierenden Lohnauswertungen zu definieren. Insgesamt stehen Ihnen 29 mitarbeiterbezogene und arbeitgeberbezogene Lohnauswertungen zum Import zur Verfügung.
Hinweis: Beachten Sie, dass Sie nur Dokumente abrufen können, die Ihre Steuerkanzlei für Sie freigeschaltet hat. Wie Ihr Steuerberater Dokumente in DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt für Sie freigeben kann, erfahren Sie in folgendem Dokument.
Folgende Dokumente stehen Ihnen um Import zur Verfügung:
Mitarbeiterdokumente:
- Entgeltabrechnung (LOBN)
- Lohnsteuerbescheinigung (LSTB)
- Lohnsteuerbescheinigung (engl.) (LSTE)
- SV-Nachweis (SVNW)
- SV-Nachweis (engl.) (SVNE)
- Mitarbeiterstammdaten (PDAT)
- Pfändungswerte (PFAN)
- Darlehenswerte (DAWE)
- Lohnkonto (LKTO)
Arbeitgeberdokumente:
- Buchungsbeleg (BUBE)
- Lohnjournal (LOJO)
- Lohnjournal (Einzelaufstellung) (LOJE)
- Lohnjournal (Einzelaufstellung engl.) (LJOE)
- Lohnsteueranmeldung (LSTA)
- Beitragsnachweis (KBNW)
- Beitragsnachweis-Erläuterung (SBNW)
- Meldeverlauf Unfallversicherung (UVMV)
- Übersicht Zahlungen (ZAKF)
- DÜ Zahlungen (PRZA)
- Barauszahlungswerte (ZABR)
- Überzahlungen-Werte (ZAUW)
- Personalkostenübersicht (LOPS)
- Personalkostenübersicht (engl.) (LOPE)
- Kostenstellenwerte (KOST)
- Kostenträgerwerte (KOTR)
- Lohnartenwerte einfach (LOWE)
- Lohnartenwerte erweitert (LOPN)
- Personalreport (LORE)
- Wertguthaben je Arbeitnehmer (WEAN)
6. Abruf und Zuordnung der Lohnauswertungen
Nach erfolgter Autorisierung des DATEV Lohnauswertungsdatenservice, können Sie im Admin-Menü “DATEV-Datenservices/Lohnauswertungsdatenservice” die selektierten Lohnauswertungen abrufen, Ihren Mitarbeitern zuordnen und herunterladen.
Wählen Sie im ersten Schritt den gewünschten Mandanten, den entsprechenden Monat und das Jahr der betreffenden Lohnauswertungen aus. Nach der Auswahl werden Sie darüber informiert, ob für den gewählten Zeitraum Lohnauswertungen verfügbar sind. Klicken Sie anschließend auf den Button “Abruf starten”.
Hinweis: Beachten Sie, dass bei Abschluss der Lohnabrechnung in DATEV ein Zeitraum für eventuelle Anpassungen festgelegt werden kann und dass der Abruf von Dokumenten unter Umständen erst nach Ablauf dieser Frist möglich ist.
Während des Datenabrufs werden Sie laufend über den Status des Imports informiert. Nach dem erfolgreichen Abruf werden Ihnen die Mitarbeiterdokumente unter “Dokumentenzuordnung” zur Verteilung an Ihre Mitarbeiter angeboten. Hierbei erfolgt anhand der in den Stammdaten hinterlegten DATEV-Personalnummer eine automatische Zuordnung zu Ihren Mitarbeitern. Die einzelnen Dokumente können dabei selektiert und in der Voransicht eingesehen und geprüft werden. Um die Verteilung der Dokumente an Ihre Mitarbeiter durchzuführen klicken Sie auf den Button “Lohndokumente zuweisen”. Bei der Zuweisung werden ausschließlich Dokumente berücksichtigt, die den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet sind.
Im Reiter “Dokumentendownload” stehen Ihnen sowohl die Mitarbeiter- als auch die Arbeitgeberdokumente zum Download zur Verfügung. Hierbei können Sie einzelne Dokumententypen oder alle Dokumente gesammelt als ZIP-Datei herunterladen.
Hinweis: Es werden stets alle Dokumente abgerufen, die in einem DATEV-Mandanten enthaltenen sind, unabhängig davon, ob die dazugehörigen Personen auch als User in HRworks angelegt sind. Stellen Sie daher bitte sicher, dass Sie auf die Lohnauswertungen aller im DATEV-Mandant enthaltenen Mitarbeiter Einsicht nehmen dürfen. Welche Mitarbeiter und Organisationseinheiten hierbei abgerufen werden, können Sie in DATEV selbst steuern.
7. Webinar zum Thema
Weitere Informationen zum Datenaustausch zwischen HRworks und DATEV finden Sie in unserem kostenlosen Webinar zum Thema Lohn & Gehalt DATEV.