DATEV Lohnaustauschdatenservice

Inhaltsverzeichnis

1. Lernvideo
2. Vorteile des DATEV Lohnaustauschdatenservice
3. Welche Daten können übertragen werden
4. Voraussetzungen für die Nutzung des Lohnaustauschdatenservice
5. Rollen zuweisen
6. Einrichtung des DATEV Lohnaustauschdatenservice
7. Stammdatenimport
8. Festbezüge-Abruf
9. Durchführung des Exports
10. Validierungsfehler
11. Häufig gestellte Fragen

 

1. Lernvideo 

Schauen Sie hier das Video zum Artikel, um zu erfahren ...

• ...  wie Sie die Schnittstelle DATEV Lohnaustauschdatenservice aktivieren und einrichten. 

 

2.  Vorteile des DATEV Lohnaustauschdatenservice

Der DATEV Lohnaustauschdatenservice stellt die neue Generation der Lohnschnittstellen dar und bietet eine moderne, effiziente Lösung für den Datenaustausch zwischen HR WORKS und DATEV.

Ein zentrales Merkmal ist die Datensicherheit: Alle übertragenen Informationen werden zuverlässig und geschützt zwischen beiden Systemen ausgetauscht. Darüber hinaus ermöglicht der Service flexible Exporte im laufenden Lohnmonat. Bis zum jeweiligen Stichtag können Exporte beliebig oft durchgeführt werden, ohne den Prozess zu unterbrechen.

Grundlage des Datenaustauschs ist das Änderungsdaten-Prinzip: Nach dem ersten Export werden in der Regel ausschließlich geänderte Daten übertragen, was den Prozess deutlich schlanker und effizienter gestaltet. Für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit sorgen detaillierte Historien und Statusanzeigen, über die alle Export- und Importläufe transparent dokumentiert und jederzeit einsehbar sind. Zusätzlich übernimmt DATEV die Validierung der übermittelten Daten und meldet etwaige Fehler direkt zurück – so wird eine hohe Datenqualität von Anfang an sichergestellt.

 

3. Welche Daten können übertragen werden?

Welche Datenbereiche Ihnen angezeigt werden, hängt von Ihrer Konfiguration und Ihren Rollen und Berechtigungen ab. 

3.1 Datenexport (HR WORKS →  DATEV)

Je nach aktivierten Bereichen können Sie folgende Datenbereiche an DATEV übermitteln:

• Personen-/Stammdaten (z. B. Neueintritt, Datenänderung, Austritt)
• Lohn- & Gehaltsdaten
• Bewegungsdaten (z. B. Einmalzahlungen)
• Festbezüge (regelmäßige Zahlungen mit Festbezugs-ID)
• Fehlzeiten/Abwesenheiten
• Reisekosten & Auslagen
  
  

3.2 Datenabruf (DATEV → HR WORKS)

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Personenstammdaten direkt aus DATEV abzurufen und in HR WORKS zu übernehmen – sei es zur Ersterfassung neuer Mitarbeiter oder zur Harmonisierung bereits bestehender Datensätze.

 

4. Voraussetzungen für die Nutzung des Lohnaustauschdatenservice

Voraussetzungen in HR WORKS

• Sie arbeiten mit einer Steuerberatung oder sind selbstbuchender Mandant.
• Ihnen liegen die DATEV-Personalnummern Ihrer Mitarbeitenden vor.

Voraussetzungen für die Autorisierung

• Sie verfügen über ein DATEV-Anmeldemedium (SmartCard oder SmartLogin) zur Autorisierung der Schnittstelle.
• Der Datenservice „DATEV Lohnaustauschdatenservice“ ist in DATEV bestellt/freigeschaltet und eingerichtet.

Einrichtung der Schnittstelle in DATEV

Bestellung DATEV Lohnaustauschdatenservice und Anmeldemedium

Im ersten Schritt muss der DATEV Lohnaustauschdatenservice durch Ihre Steuerberatung bestellt werden. Welche Schritte zur Bereitstellung notwendig sind, erfahren Sie in folgendem DATEV-Artikel. Beachten Sie, dass durch die Freischaltung des DATEV Lohnaustauschdatenservice gegebenenfalls Zusatzkosten gegenüber DATEV entstehen können. 

Die Zugriffsrechte für die Nutzung des DATEV Lohnaustauschdatenservice werden bereits in der Mandantenregistrierung konfiguriert.

Einrichtung DATEV Lohnaustauschdatenservice

Im zweiten Schritt muss der Lohnaustauschdatenservice durch Ihre Steuerberatung eingerichtet werden. Welche Schritte zur Einrichtung notwendig sind, erfahren Sie in folgendem DATEV-Artikel. 

 

 

5. Rollen zuweisen

Weisen Sie als Master-Administrator den Personen, die für die Konfiguration der Schnittstellen zuständig sind, die entsprechende Rolle zu. Öffnen Sie hierzu als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick die gewünschten Personen und navigieren in das Menü “Rollen und Berechtigungen”. Setzen Sie hier unter “Grundlagen” den Haken bei “Exportformat-Administrator”. Um den Export mit vollständigen Daten ausführen zu können, benötigen Sie außerdem die Administratorenrollen “Gehalts-Administrator”, “Lohnabrechnungs-Administrator” sowie "Lohnmonat-Administrator" unter "Lohn und Gehalt“, den “Personen-Administrator” unter "Personen“ sowie die Rolle "Abwesenheits-Administrator" unter "Zeitwirtschaft".

Den Vorgang schließen Sie mit dem “Speichern” Button ab. 

6. Einrichtung des DATEV Lohnaustauschdatenservice

6.1  Lohnaustauschdatenservice (LAUDS) oder Lohnimportdatenservice (LIDS) 

6.2 Mandant anlegen

Legen Sie in der Registerkarte "Grundlagen" unter “Grundlagen/Integrationen/DATEV-Datenservices” durch klicken auf "Neuer DATEV-Mandant" zuerst Ihren Mandanten an. Geben Sie dazu die Mandanten- und Beraternummer an (Pflichtfelder), wählen Sie die Schnittstelle "Lohnaustauschdatenservice" aus wählen Sie ihr Zielsystem “LODAS” oder “Lohn und Gehalt”. 

Ordnen Sie Ihrem Mandanten die entsprechenden (deutschen) Organisationseinheiten zu. Mit diesem Schritt werden die Mitarbeiter der Organisationseinheit dem jeweiligen Mandanten zugeordnet. Anschließend speichern Sie Ihre Angaben.

6.3 Autorisierung des Mandanten

Führen Sie im nächsten Schritt im Reiter “Autorisierung” die Autorisierung durch. Klicken Sie zunächst unter "Status der Einrichtung" auf "Autorisierung starten" und anschließend auf "DATEV-Autorisierung starten". Melden Sie sich daraufhin mit Ihrem SmartLogin oder Ihrer SmartCard an und bestätigen Sie die erforderlichen Berechtigungen. Nach erfolgreicher Autorisierung wechselt der Status des Mandanten automatisch auf "aktiv". 

 

6.4 Datenkonfiguration

Klicken Sie im Reiter "Grundlagen" im Bereich "Status der Einrichtung" auf "Datenkonfiguration starten” 

Im Reiter "Datenkonfiguration" nehmen Sie alle relevanten Einstellungen für den Datenaustausch vor. Hier legen Sie fest, welche Stammdatenattribute übertragen bzw. abgerufen werden sollen, welche Lohnarten und Exportschlüssel für Lohn- und Gehaltsdaten zum Einsatz kommen und welche Fehlzeitenarten, einschließlich der zugehörigen Exportschlüssel, übertragen werden. Darüber hinaus definieren Sie an dieser Stelle den Stichtag für die Lohnbuchhaltung. 

Stammdatenattribute für den Datenaustausch

Setzen Sie Häkchen ausschließlich bei jenen Attributen, für die HR WORKS als führendes System gelten soll. Bei Attributen, bei denen DATEV die führende Rolle übernimmt, beispielsweise steuer- oder sozialversicherungsnahe Daten, sollte kein Häkchen gesetzt werden.

Folgende Stammdatenattribute stehen für den Austausch zur Verfügung: 

Nachdem Sie alle relevanten Stammdatenattribute festgelegt haben, klicken Sie auf "Konfigurationsschritt 1/4 abschließen".

Lohn- und Gehaltsdaten für die Lohnbuchhaltung

Sofern Sie Lohn- und Gehaltsdaten über den DATEV Lohnaustauschdatenservice austauschen möchten, aktivieren Sie zunächst die Checkbox "Lohn- und Gehaltsdaten mit DATEV austauschen". Wählen Sie anschließend die gewünschten Lohnarten aus und pflegen Sie die entsprechenden Exportschlüssel in numerischer Form. Weitere Lohnarten können bei Bedarf im Admin-Menü unter "Lohn und Gehalt/Lohnarten" angelegt werden. Bitte stimmen Sie die Lohnarten, Exportschlüssel und Bearbeitungsschlüssel vorab mit Ihrem Lohnabrechner ab, bevor die Daten an DATEV übertragen werden. Die Festbezugs-IDs werden zu einem späteren Zeitpunkt der Einrichtung automatisch abgerufen.

Auszahlung von Reisekostenabrechnungen per Lohnbuchhaltung:

Für die Auszahlung von Reisekosten über die Lohnbuchhaltung stehen Ihnen die folgenden Systemlohnarten zur Verfügung:

• Steuerfreie Verpflegungszuschüsse
• Steuerfreie Fahrtkostenpauschale
• Steuerfreie Übernachtungspauschale
• Reisenebenkosten (Belege)
• Pauschal steuerpflichtige 25 %
• Voll steuerpflichtig

Zur Selektion der entsprechenden Lohnarten wählen Sie unter “Datenkonfiguration/Konfiguration” die Option “Lohn- und Gehaltsdaten für die Lohnbuchhaltung” aus.

Per DATEV-Export kann der erforderliche Ausweis der steuerfreien Verpflegungszuschüsse und steuerfreien Fahrtkostenpauschale auf der Lohnsteuerbescheinigung automatisch erzeugt werden. Folgende Exportschlüssel sind zu hinterlegen, damit der Ausweis auf der Lohnsteuerbescheinigung automatisch durch DATEV erzeugt wird:

• Steuerfreie Verpflegungszuschüsse: 9979
• Steuerfreie Fahrtkostenpauschale: 9978

Für den Fall, dass Sie die Reisekostenabrechnungen primär über die Finanzbuchhaltung auszahlen, haben Sie die Möglichkeit, über den Lohn-Export den Ausweis auf der Lohnsteuerbescheinigung automatisch zu erzeugen, eine zusätzliche Auszahlung über die Lohnbuchhaltung jedoch zu unterbinden. Selektieren Sie in diesem Anwendungsfall zunächst die Lohnarten für die steuerfreien Verpflegungszuschüsse und die steuerfreie Fahrtkostenpauschale. Anschließend wählen Sie die Checkbox “Keine Auszahlung über Abrechnung” aus. Geben Sie nachfolgend die mit Ihrem Lohnabrechner abgestimmten Netto-Abzugsnummern ein. Hierdurch werden Nettoabzüge mit negativem Vorzeichen in Höhe der korrespondierenden steuerfreien Lohnart per DATEV-Export übermittelt und somit eine weitere Auszahlung über die Lohnbuchhaltung unterbunden.

Nachdem die Lohn- und Gehaltsdaten festgelegt wurden, klicken Sie auf "Konfigurationsschritt 2/4 abschließen".

Fehlzeiten für die Lohnbuchhaltung

Möchten Sie Fehlzeiten an Ihr DATEV-Abrechnungssystem übertragen, aktivieren Sie die Checkbox "Fehlzeiten an DATEV übertragen". Für die Übertragung stehen Ihnen alle Fehlzeiten zur Verfügung, die im Admin-Menü unter "Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Abwesenheitsarten bzw. Krankheitsarten" hinterlegt sind. Hinterlegen Sie anschließend für jede Fehlzeit- bzw. Krankheitsart den entsprechenden Exportschlüssel.

Werden an DATEV exportierte Fehlzeiten nach der Übertragung gelöscht, storniert oder Änderungen am Zeitraum vorgenommen, so erhalten Sie als zuständiger Administrator eine Rollenaufgabe. Eine Übergabe von Änderungsdaten per API ist nicht möglich. Kommunizieren Sie entsprechende Anpassungen daher an Ihren Steuerberater bzw. Lohnabrechner.

Um Fehlzeiten mit den Gründen “Kinderpflege mit Krankengeld”, “Kinderpflege ohne Krankengeld” und “Kinderpflege mit Entgeltfortzahlung” erfassen zu können, müssen entsprechende Kinderdaten in DATEV LODAS angelegt sein.

Nachdem die Fehlzeiten festgelegt wurden, klicken Sie auf "Konfigurationsschritt 3/4 abschließen".

Stichtag festlegen

Legen Sie hier fest, zu welchem Stichtag Ihr Lohnmonat bzw. Ihre Lohnmonate geschlossen werden sollen. Bis zu diesem Stichtag können Exporte im laufenden Lohnmonat beliebig oft ausgeführt werden. Sobald der Stichtag erreicht ist, wird der entsprechende Lohnmonat automatisch geschlossen und die Daten werden festgeschrieben. Bitte beachten Sie dabei, dass ausschließlich Stichtage für den aktuellen sowie für zukünftige Lohnmonate eingestellt werden können. Beim Abrechnungsmonat haben Sie zudem die Möglichkeit, zwischen dem aktuellen Kalendermonat und dem Folgemonat zu wählen. 

Nachdem die Stichtage festgelegt wurden, klicken Sie auf "Konfigurationsschritt 4/4 abschließen".

7. Stammdatenimport (DATEV → HR WORKS) 

Vor dem ersten produktiven Export empfehlen wir, einen Stammdatenabgleich durchzuführen. Wählen Sie hierfür nach abgeschlossener Datenkonfiguration den Button "Synchronisation Stammdaten starten".

Sie werden anschließend in die Datenimport-Ansicht des Lohnaustauschdatenservice weitergeleitet. Starten Sie den Abruf, indem Sie auf den Button "Abruf starten" klicken. Bitte beachten Sie, dass der Datenabruf einige Minuten in Anspruch nehmen kann. Sie können die Maske in der Zwischenzeit verlassen. Sobald der Abruf erfolgreich abgeschlossen ist, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.

7.1 Was macht der Import

Der Abruf überträgt Personenstammdaten aus DATEV in HR WORKS. Dabei werden beim initialen Abruf keine Daten automatisch geändert oder übernommen. Sie behalten die vollständige Kontrolle und entscheiden individuell pro Person und pro Feld, welche Daten in HR WORKS übernommen werden sollen.

7.2 Ablauf in HR WORKS

Öffnen Sie hierfür unter "DATEV-Datenservices" den Lohnaustauschdatenservice und wechseln Sie in den Reiter "Datenimport". Wählen Sie den gewünschten Mandanten aus und klicken Sie auf "Abruf starten". Prüfen Sie die betreffenden Personen mithilfe der Status-Filter um die verifizierten Daten anschließend über "Daten übernehmen" zu übernehmen.

Nutzen Sie den Status-Filter um Personen gezielt zu prüfen:

• Alle Daten = Alle Personen (als Standard hinterlegt)
• Ersterfassung = Personen, die in HR WORKS noch nicht existieren und neu angelegt werden können
• Datenänderung = Personen, bei denen sich Werte zwischen HR WORKS und DATEV unterscheiden
• Keine Datenänderung = bedeutet, dass alle Stammdaten synchron sind
• Daten übernommen = Personen inkl. Werte, welche nach “Daten übernehmen” ins HR WORKS System übernommen wurden.

7.3 Prüfung und Datenübernahme 

Datenänderung

 Im Prüffenster der jeweiligen Person haben Sie die Möglichkeit, die Personendaten detailliert zu überprüfen. Dabei werden Ihnen sowohl die Daten aus DATEV (Quelle) als auch der aktuelle Wert aus HR WORKS gegenübergestellt. Datenänderungen sind zur besseren Übersichtlichkeit farblich in Orange hervorgehoben. Pro Person können Sie individuell festlegen, welche Felder übernommen werden sollen, indem Sie die entsprechenden Checkboxen selektieren. Bestätigen Sie Ihre Auswahl abschließend über "Speichern", um das Prüffenster zu schließen. 

Mehrfachänderung

Wenn Sie mehrere Personen gleichzeitig auf "Geprüft“ setzen möchten, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und wählen Sie die gewünschten Zeilen aus. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Personendaten geprüft“. Danach stehen die Personendaten zur Übernahme bereit.

Ersterfassung

Im Prüffenster der Person können Sie die Personendaten überprüfen und ergänzen:

• Benutzerkennung: Wenn dieses Feld leer bleibt, wird es automatisch befüllt
• Personalnummer: Diese kann von der DATEV-Personalnummer abweichen. Alternativ können Sie die Checkbox "DATEV Personalnummer“ auswählen, um diese zu übernehmen

Mehrfachänderung

Wenn Sie Daten für die Erstanlage bei mehreren Personen gleichzeitig erfassen möchten, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und markieren Sie die gewünschten Zeilen. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Mehrfachänderung“. Erfassen Sie dann die gewünschten Änderungen für die ausgewählten Personen. Anschließend stehen die Personendaten zur Übernahme bereit.

Keine Daten übernehmen

Wenn Sie eine Person nicht in Ihr HR WORKS System übernehmen möchten, wählen Sie im Pop-up-Fenster der Person die Aktion "Keine Datenübernahme“ oder nutzen Sie per Rechtsklick die Funktion "Status ändern“. Der Status der Person wird anschließend auf "Keine Datenübernahme“ gesetzt. 

Stellen Sie sicher, dass alle Personen geprüft wurden, um eine vollständige Datensynchronität zu gewährleisten, und klicken Sie anschließend auf "Daten übernehmen". Erst mit diesem Schritt werden die geprüften Datensätze tatsächlich in Ihr HR WORKS System übernommen.

Wichtig: Sofern Sie Daten innerhalb einer gefilterten Ansicht geprüft haben, wechseln Sie vor der Übernahme zurück auf "Alle Daten". Andernfalls werden ausschließlich die Datensätze übernommen, die im aktuell ausgewählten Filter angezeigt werden.

Nach erfolgreicher Übernahme wechselt der Status in der Importhistorie auf "Datenübernahme erfolgreich" – die geprüften Personendaten sind damit in Ihrem HR WORKS System hinterlegt. Möchten Sie die übernommenen Daten zu einem späteren Zeitpunkt erneut einsehen, ändern Sie den Status des Datenimports auf "Daten übernommen", wählen Sie die gewünschte Person aus und rufen Sie über "Personendaten überprüfen" die übernommenen Attribute ab.

Sollte der Status auf "Datenübernahme fehlgeschlagen" oder "Datenübernahme teilweise erfolgreich" wechseln, lesen Sie bitte die zugesandte E-Mail mit der entsprechenden Begründung und Handlungsempfehlung sorgfältig durch.

Nach erfolgreicher Datenübernahme setzen Sie die Einrichtung fort, indem Sie auf "Synchronisation abschließen" klicken.

 

8. Festbezüge-Abruf (DATEV → HR WORKS) 

Zum Abschluss der Einrichtung synchronisieren Sie die Festbezugs-ID’s mit den bestehenden Zahlungen Ihrer Mitarbeiter.

Nach dem Klick auf "DATEV Festbezüge importieren“ erscheint ein Hinweis zur Aktualität der Gehaltsdaten:

Klicken Sie auf "Ja“, wenn die Gehaltsdaten in HR WORKS aktuell sind. HR WORKS prüft dann, ob für mindestens eine zugeordnete Organisationseinheit Gehaltszahlungen hinterlegt sind.

• Sind Gehaltsdaten vorhanden, startet die Synchronisation der Festbezüge im Hintergrund. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. Die Maske können Sie in dieser Zeit schließen.
• Sind keine Gehaltsdaten vorhanden, startet die Synchronisation nicht. Sie erhalten stattdessen einen Hinweis, dass zunächst Gehälter importiert werden müssen.

Klicken Sie auf "Nein“, wird ebenfalls keine Synchronisation gestartet. Sie werden automatisch zur Maske "Import kontinuierliche Zahlungen“ im Admin-Menü unter "Lohn und Gehalt/Gehaltszahlungen weitergeleitet. Importieren Sie dort zunächst die Gehälter und starten Sie anschließend den Festbezüge-Import erneut.

Beim Import werden bestehende, noch offene kontinuierliche Zahlungen, in HR WORKS mit den Festbezügen aus DATEV verknüpft. Dabei wird nur die Festbezugs-ID aus DATEV übernommen. Beträge, Intervalle und weitere Eigenschaften bleiben unverändert in HR WORKS bestehen.

Zahlungen, die in DATEV vorhanden sind, aber noch nicht in HR WORKS angelegt wurden, werden durch die Synchronisation nicht automatisch erstellt. Legen Sie diese bei Bedarf zuerst in HR WORKS an und starten Sie den Import anschließend erneut.

Nach Abschluss der Synchronisation erhalten Sie automatisch eine E-Mail: bei erfolgreicher Synchronisation enthält diese eine Übersicht der synchronisierten Werte pro Mitarbeiter, bei einer fehlgeschlagenen Synchronisation werden Ihnen die entsprechenden Fehlerinformationen mitgeteilt.

Sobald die Synchronisation der Festbezüge erfolgreich abgeschlossen ist, ist auch die Ersteinrichtung des Lohnaustauschdatenservice abgeschlossen. Im Bereich "Status der Einrichtung“ erkennen Sie dies am Merkmal "Abgeschlossen“.

 

9. Durchführung des Exports (HR WORKS → DATEV)

Voraussetzung für den Datenexport ist, dass der Mandant aktiv und die Datenkonfiguration vollständig abgeschlossen ist.

Nach der Einrichtung des DATEV Lohnaustauschdatenservice können Sie den Datenexport im Admin-Menü unter "DATEV-Datenservices/Lohnaustauschdatenservice" durchführen. Öffnen Sie hierzu den Reiter "Datenexport" und gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie zunächst den gewünschten Mandanten aus und legen Sie über die Datenauswahl den zu exportierenden Datenbereich fest. Prüfen Sie anschließend die Daten und starten Sie den Export mit einem Klick auf "Daten senden". Das Ergebnis sowie den aktuellen Status können Sie abschließend in der Exporthistorie nachverfolgen.

Empfehlung: Beim ersten Export empfiehlt es sich, zunächst ausschließlich den Datenbereich "Personendaten" zu exportieren, um die Konfiguration schrittweise zu validieren.

9.1 Export: Personendaten (Stammdaten)

Der Statusfilter unterstützt Sie bei der Filterung und hilft dabei, Personen gezielt zu prüfen. So können Sie zum Beispiel nach Neueintritten, Datenänderungen oder Austritten filtern und die relevanten Personendaten vor dem Export kontrollieren.

Über "Personendaten überprüfen“ können Sie die Änderungen einer Person im Detail einsehen. Falls Anpassungen erforderlich sind, können Sie diese direkt in der Personenmaske vornehmen.

Hinweis: Prüfen Sie insbesondere bei neu eingetretenen Personen, ob diese mit dem Status "Neueintritt“ gekennzeichnet sind. Falls nötig, können Sie den Status per Rechtsklick über "Person für den Export als Neueintritt markieren“ manuell setzen.

Beim Erstexport werden alle Personendaten an DATEV übergeben. Änderungen, die nach dem Erstexport entstehen, werden anschließend als Datenänderungen angezeigt und bei den folgenden Exporten übertragen.

Besonderheiten beim Löschen von Stammdatenfeldern

Beim Export von Personendaten über den DATEV Lohnaustauschdatenservice ist zu beachten, dass nicht alle Stammdatenfelder über den Export in DATEV gelöscht werden können. Das Verhalten ist für DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt (LuG) identisch. 

Bevor Sie einen Export ausführen, können Sie im Dialog "Personendaten überprüfen" erkennen, ob ein Wert in DATEV gelöscht wird:

• In der Exportvorschau wird in der Spalte "Neuer Wert" der Hinweis "Wert wird in DATEV gelöscht" angezeigt
• In der Exporthistorie (nach einem bereits durchgeführten Export) wird in der Spalte "Exportiert" der Hinweis "Wert wurde in DATEV gelöscht" angezeigt

Prüfen Sie die Hinweise daher sorgfältig, bevor Sie den Export abschließen, und stimmen Sie sich bei Unsicherheiten bitte mit Ihrer Steuerberatung ab.

9.2 Export von Lohn- und Gehaltsdaten

Im Exportreiter der Lohn- und Gehaltsdaten können Sie zwischen folgenden Datenbereichen unterscheiden:

• Bewegungsdaten: zum Beispiel Einmalzahlungen
• Festbezüge: regelmäßige Zahlungen mit DATEV-Verknüpfung

Praxis-Tipp: Wenn Sie den Schalter "Nur Änderungsdaten anzeigen“ deaktivieren, werden Ihnen alle Zahlungen des Monats angezeigt.

9.3 Export von Fehlzeiten

Exportiert werden ausschließlich Fehlzeiten, die in der Datenkonfiguration aktiviert sind, für die ein Exportschlüssel hinterlegt wurde und deren Status auf "Geprüft, OK" gesetzt ist.

Einzelne Fehlzeiten können per Rechtsklick als "dauerhaft ausgeschlossen" markiert werden und werden in diesem Fall nicht exportiert. Bei Bedarf können diese jedoch zu einem späteren Zeitpunkt wieder für den Export freigegeben werden.

9.4 Export von Reisekosten und Auslagen

Exportiert werden abgerechnete Reisekosten und Auslagen, die bisher noch nicht übertragen wurden.

In der Vorschau sehen Sie die summierten Beträge je Person. Die Detailansicht finden Sie im Lohnmonat.

9.5 Datenexport durchführen

Wenn Sie alle Daten geprüft haben, klicken Sie auf "Daten senden“.

Die Daten werden anschließend automatisch in Ihr DATEV-Abrechnungssystem übertragen. Eine aktive Datenübernahme durch Ihren Lohnabrechner ist nicht erforderlich.

In der Exporthistorie können Sie jeden abgeschlossenen Export nachvollziehen. Dort sehen Sie den Exportzeitpunkt, den Status und die übertragenen Daten.

Nach dem Export prüft DATEV die übermittelten Daten automatisch. Falls dabei Validierungsfehler auftreten, werden Sie per E-Mail darüber informiert und in HR WORKS angezeigt.

10. Validierungsfehler

DATEV prüft die übermittelten Daten nach dem Export. Sollte es bei den Datenexporten zu einem Fehler gekommen sein, werden Sie als Admin per E-Mail darüber benachrichtigt.

In der Exporthistorie, werden Fehler in der Spalte “Validierungsfehler” mit diesem Symbol gekennzeichnet.

10.1 Was bedeutet ein Validierungsfehler?

In der Regel sind bei Validierungsfehler lediglich einzelne Personen oder Felder betroffen, während der übrige Export erfolgreich verarbeitet wurde. Bei technischen Verarbeitungs- oder Verbindungsfehlern besteht jedoch die Möglichkeit, dass der Export vollständig fehlschlägt. 

10.2 Validierungsfehler prüfen und beheben

Gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor: Öffnen Sie die Exporthistorie und wählen Sie den betroffenen Export aus. Wechseln Sie anschließend in den Reiter "Validierungsfehler" und öffnen Sie den jeweiligen Fehler über "Fehler prüfen". Korrigieren Sie die betroffenen Daten in HR WORKS und markieren Sie den Fehler abschließend als korrigiert. 

10.4 Vorgehen bei unbekannten Validierungsfehlern

Wenn im Reiter "Validierungsfehler“ die Meldung erscheint:
"Es ist ein unbekannter Validierungsfehler aufgetreten, bitte wenden Sie sich an den HR WORKS Support“, bedeutet das, dass der Fehler von DATEV noch nicht übersetzt wurde.

Öffnen Sie in diesem Fall per Rechtsklick "Fehler prüfen“, um die genaue Meldung einzusehen. Wenden Sie sich anschließend mit dieser Meldung an den HR WORKS Support. Wenn der Validierungsfehler einer Person zugeordnet ist, senden Sie bitte zusätzlich die Lizenznummer und den Exportzeitpunkt mit, damit wir Ihnen schnell weiterhelfen können.

 

11. Häufig gestellte Fragen

Welche Daten kann ich aktuell mit dem LAUDS übertragen?

Das hängt von Ihrer Konfiguration ab. Möglich sind Stammdaten sowie Lohn-/Gehaltsdaten, Fehlzeiten und Reisekosten/Auslagen.

Wie oft kann ich Daten exportieren?

Bis zum Stichtag können Sie pro Lohnmonat beliebig oft exportieren. In der Regel werden nur Änderungsdaten übertragen.

Kann ich Exporte rückgängig machen?

Nein. Korrekturen werden durch einen neuen Export übermittelt.

Kann ich Validierungsfehler "erneut senden“?

Nur bei Stammdaten. Bei Bewegungsdaten müssen Sie nach Korrektur einen neuen Export starten.

Können der Lohnaustauschdatenservice und der Lohnimportdatenservice parallel genutzt werden?

Nein, pro Mandant ist nur die Nutzung einer der beiden Schnittstellen möglich.

Muss die DATEV-Personalnummer mit der HR WORKS-Personalnummer identisch sein und wo wird diese erfasst?

Die DATEV-Personalnummer kann von der in HR WORKS hinterlegten Personalnummer abweichen, muss innerhalb eines Mandanten jedoch eindeutig sein. Die DATEV-Personalnummer kann innerhalb der lohnspezifischen Stammdaten eines Mitarbeiters hinterlegt werden. Die lohnspezifischen Stammdaten sind bearbeitbar, nachdem die Organisationseinheit eines Mitarbeiters einem Mandanten zugeordnet wurde.

Bis wann kann der Stichtag bearbeitet werden?

Den Stichtag des aktuellen Lohnmonats können Sie bis max. einen Tag davor anpassen. Eine rückwirkende Anpassung des Stichtages ist nicht möglich. Haben Sie bspw. den 15. eines Monats als Stichtag festgelegt, so können Sie den Stichtag noch bis zum 14. des Monats anpassen.

Warum sehe ich bestimmte Datenbereiche (z. B. Fehlzeiten) nicht?

Prüfen Sie Rollen/Berechtigungen und Ihre Datenkonfiguration.

Welche Rolle spielt der Datenimport aus DATEV?

Er hilft, die Stammdatenbasis zu harmonisieren und Differenzen zu reduzieren – besonders vor dem ersten produktiven Export.