Im folgenden Artikel erfahren Sie als Administrator, welche Schritte zur Nutzung der eAU Integration notwendig sind.
Inhaltsverzeichnis
1. Vorteile der DATEV eAU Integration
2. Voraussetzung für die Nutzung der DATEV eAU Integration
a. Schritt 1 - Bestellen des Lohnaustauschdatenservice
b. Schritt 2 - Vergabe der notwendigen Berechtigungen für das DATEV Anmeldemedium
c. Schritt 3 - Vervollständigung der notwendigen Stammdaten in HRworks
3. Administratorenrolle zuweisen
4. Einrichtung der DATEV eAU Integration bei HRworks
1. Vorteile der DATEV eAU Integration
Die DATEV eAU Integration ermöglicht einen automatisierten Abruf der eAU bei der gesetzlichen Krankenversicherung. Durch eine Gesamtübersicht und entsprechende Statusinformationen stellen wir Ihnen einen transparenten Prozess zur Verfügung. Der Abruf der eAU lässt sich nahtlos in die bestehenden Workflows für Krankmeldungen integrieren, wodurch sich der Verwaltungs- und Prüfaufwand für Ihr HR-Team reduziert.
Nähere Details zum Prozess für den Abruf der eAU mit HRworks können Sie hier nachlesen.
2. Voraussetzungen für die Nutzung der DATEV eAU Integration
Die Voraussetzungen in Kürze:
- Sie verwenden DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt
- Sie verfügen über ein DATEV-Anmeldemedium zur Autorisierung der Schnittstelle in HRworks
- Die Bestellung und Einrichtung des DATEV Lohnaustauschdatenservice wurde durch Ihre Steuerberatung in DATEV durchgeführt
- Die DATEV-Personalnummern Ihrer Mitarbeiter wurden Ihnen durch die Steuerberatung zur Verfügung gestellt und in den Stammdaten Ihrer Mitarbeiter in HRworks hinterlegt
- Die Versicherungsdaten (Versicherungsart und die entsprechende Krankenversicherung) Ihrer Mitarbeiter wurden in den Stammdaten in HRworks hinterlegt
Schritt 1 - Bestellen des Lohnaustauschdatenservice
Bitte beauftragen Sie Ihren Steuerberater im ersten Schritt mit der Bereitstellung des DATEV Lohnaustauschdatenservice bei DATEV. Der Datenaustausch zur eAU ist Bestandteil dieses DATEV-Datenservices. Bitte beachten Sie, dass durch die Freischaltung gegebenenfalls Zusatzkosten gegenüber DATEV entstehen können. Welche Schritte zur Bereitstellung des DATEV Lohnaustauschdatenservice notwendig sind, erfahren Sie in folgendem Artikel oder Hilfe-Video.
Hinweis: Wie Sie als selbstbuchender Mandant den DATEV Lohnaustauschdatenservice selbst in Betrieb nehmen können, erfahren Sie in folgendem Dokument: MyDATEV Mandantenregistrierung
Schritt 2 - Vergabe der notwendigen Berechtigungen für das DATEV Anmeldemedium
Des Weiteren benötigen Sie ein DATEV-Anmeldemedium mit den entsprechenden Rechten zur Autorisierung der DATEV-Integration in HRworks. Die Bereitstellung des DATEV-Anmeldemediums und der DATEV-Personalnummern kann durch Ihre Steuerberatung erfolgen. Weitere Informationen zur Rechtevergabe zur Nutzung des Lohnaustauschdatenservice finden Sie in folgendem Artikel.
Tipp: Wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung einer DATEV-Schnittstelle benötigen, können Sie über das DATEV-Partner-Onboarding einen Termin für ein kostenfreies Online-Gruppen-Training buchen.
Hinweis: Informationen zum initialen Bestellprozess der Datenservices für die DATEV-Integration in HRworks finden sich im hier verlinkten Video (seitens DATEV). Hier wird anhand des Lohnaustauschdatenservice gezeigt, wie entsprechende Datenservices bei der DATEV bestellt werden können und wie die allgemeine Rechtevergabe funktioniert.
Schritt 3 - Vervollständigung der notwendigen Stammdaten in HRworks
Stellen Sie zusätzlich sicher, dass Ihnen bei Einrichtung der Schnittstelle die DATEV-Personalnummern Ihrer Mitarbeiter zur Verfügung stehen und von Ihnen in HRworks in den Stammdaten hinterlegt wurden. Weiterhin müssen die Versicherungsart sowie die Krankenversicherung des Mitarbeiters gepflegt werden. Fehlende Stammdaten können Sie problemlos per Import vervollständigen.
3. Administratorenrolle zuweisen
Weisen Sie als Master-Administrator den Personen, die für die Konfiguration der Schnittstellen zuständig sind, zunächst die entsprechende Rolle zu. Öffnen Sie hierzu als Master-Administrator unter Admin-Menü "Personen/Personen” mit Doppelklick die gewünschten Personen und navigieren in das Menü “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen”. Setzen Sie hier unter “Grundlagen” den Haken bei “Exportformat-Administrator”.
Den Vorgang schließen Sie mit dem “Speichern” Button ab.
Tipp: Wir empfehlen Ihnen die Rolle des Exportformat-Administrators an eine Person zu vergeben, die bereits die Rolle “Abwesenheits-Administrator” innehat.
4. Einrichtung der DATEV eAU Integration bei HRworks
Um die DATEV eAU Integration nutzen zu können, konfigurieren Sie die Schnittstelle bitte zunächst im Admin-Menü unter Grundlagen/Integrationen/DATEV-Datenservices. Im Reiter “Grundlagen” werden die Eckdaten des Mandanten verwaltet. Neben den beiden Pflichtangaben Beraternummer und Mandantennummer muss der Mandant den zugehörigen Organisationseinheiten zugeordnet werden. Aktivieren Sie zusätzlich die Checkbox “Austausch eAU Daten” und wählen Sie das Zielsystem für die Lohnbuchhaltung aus.
Hinweis: Bei bestehenden Mandanten, welche bereits für die Lohnbuchhaltung angelegt sind, muss lediglich die Checkbox “Austausch eAU-Daten” ergänzt werden
Autorisierung
Führen Sie im nächsten Schritt die Autorisierung Ihres Mandanten gegenüber DATEV durch, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Daten abrufen können. Halten Sie für die Autorisierung bitte das zur Verfügung gestellte DATEV-Anmeldemedium bereit. Die Autorisierung muss durch jeden Administrator und für jeden Mandanten erfolgen. Dabei kann der Lohnaustauschdatenservice einzeln oder in Kombination mit den weiteren DATEV-Integrationen autorisiert werden.
Um die Autorisierung durchzuführen, klicken Sie auf “DATEV-Autorisierung starten”. Anschließend öffnet sich eine neue Registerkarte mit der DATEV Login-Seite, auf der Sie sich zunächst mit dem Anmeldemedium autorisieren. Stimmen Sie anschließend den erforderlichen Berechtigungen zu, um mit der Autorisierung fortfahren zu können.
Nach einer erfolgreichen Autorisierung erhalten Sie eine entsprechende Erfolgsmeldung und der Status Ihres Mandanten wechselt unmittelbar auf “aktiv”. Sie können den Status Ihrer Autorisierung jederzeit einsehen und diese gegenüber DATEV widerrufen. Sobald sich ein Mandant im Status “aktiv” befindet, können eAU Daten mit dem DATEV-Rechenzentrum ausgetauscht werden.
Hinweis: Bei Änderungen an den selektierten Datenservices muss die Autorisierung gegenüber DATEV stets erneut durchgeführt werden.
Achtung! Die Einrichtung und Autorisierung des DATEV Mandanten in HRworks muss von jedem Administrator individuell vorgenommen werden.
Die Einstellungen in den Reitern Grundlagen und Datenkonfiguration können hierbei individuell hinterlegt werden und müssen mit den Berechtigungen in DATEV übereinstimmen.
5. Häufig gestellte Fragen
Welche Daten sollten in HRworks sinnvoll gepflegt sein, um die DATEV eAU Integration nutzen zu können?
Um die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) Ihrer Mitarbeiter automatisiert abrufen zu können, muss zunächst die DATEV-Personalnummer als Pflichtfeld in den Stammdaten Ihrer Mitarbeiter hinterlegt werden. Zudem ist die Pflege der Versicherungsdaten (Versicherungsart, gesetzliche Krankenversicherung) Ihrer Mitarbeiter notwendig, da eine eAU nur für gesetzlich versicherte Mitarbeiter abgerufen werden kann. Fehlende Stammdaten können Sie problemlos per Import vervollständigen.
Muss die DATEV-Personalnummer mit der HRworks-Personalnummer identisch sein und wo wird diese erfasst?
Die DATEV-Personalnummer kann von der in HRworks hinterlegten Personalnummer abweichen, muss innerhalb eines Mandanten jedoch eindeutig sein. Die DATEV-Personalnummer kann innerhalb der lohnspezifischen Stammdaten eines Mitarbeiters hinterlegt werden. Die lohnspezifischen Stammdaten sind bearbeitbar, nachdem die Organisationseinheit eines Mitarbeiters einem Mandanten zugeordnet wurde.
Unsere Steuerberatung nutzt ein anderes Abrechnungssystem als DATEV, können wir die eAU dennoch über HRworks abrufen?
Die eAU DATEV Integration ist lediglich für Nutzer der DATEV Abrechnungssysteme “LODAS” sowie “Lohn und Gehalt” verfügbar.
Kann man die eAU abrufen, auch wenn man keine der anderen DATEV Schnittstellen nutzt?
Um die eAU mit HRworks über die DATEV abrufen zu können, ist es nur notwendig die Schnittstelle für den Abruf der eAU im Admin-Menü unter Grundlagen/Integraitonen/DATEV-Datenservices zu nutzen.
Bisher ruft der Steuerberater über DATEV die eAUs ab. Entfällt das für den Steuerberater durch die Nutzung der DATEV eAU Integration?
Durch die eAU Integration wird die Abfrage der eAUs künftig durch den HR-Administrator in HRworks ausgelöst. Die aktive Abfrage durch den Steuerberater entfällt hierdurch.
Wie funktioniert die DATEV eAU Integration?
Nach Einrichtung der Funktion in DATEV und HRworks wird die eAU bei einer Krankmeldung mit dem Zusatz “eAU digital übermittelt” automatisch durch HRworks über DATEV bei den gesetzlichen Krankenkassen abgefragt. Über entsprechende Statusinformationen und Benachrichtigungen werden Sie fortlaufend über den Status der Abfrage informiert. Vorliegende eAUs werden in HRworks gespeichert und stehen Ihnen in einer Gesamtübersicht zur weiteren Verwaltung und Prüfung zur Verfügung.
Wann findet eine eAU Abfrage über die DATEV Integration statt?
HRworks ruft die eAU einmal täglich - unabhängig von der Einstellung, ab wann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt werden muss - automatisch für jede Krankmeldung eines gesetzlich versicherten Mitarbeitenden ab, bei der die Checkbox “eAU digital übermittelt” aktiviert ist und die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.
Wie lange dauert es, bis eine eAU nach dem automatischen Abruf über die DATEV Integration in HRworks vorliegt?
Wenn die eAU noch am Tag der Krankmeldung durch den Arzt an die Krankenkasse übermittelt wird, kann sie bereits am Folgetag in HRworks vorliegen. Dies hängt jedoch auch von der Verarbeitungsgeschwindigkeit der eAU durch die Krankenkassen ab.
Gibt es einen Hinweis, wenn nach dem automatischen Abruf über die DATEV Integration keine eAU vorliegt?
Sie erhalten entsprechende Statusmeldungen sowie Benachrichtigungen in HRworks über den Status der eAU Abfrage. Hierzu gehört auch eine Benachrichtigung, wenn keine eAU vorliegt.
Das die eAU nicht vorliegt, kann folgende Ursachen haben:
- Der Mitarbeiter war noch nicht beim Arzt
- Der Mitarbeiter hat die Krankenkasse gewechselt und diese Angabe noch nicht an die Personalverwaltung weitergegeben
- Der Arzt hat die eAU noch nicht an die Krankenkasse gesendet
- Es liegt eine technische Störung vor
- Fehlerhafte Bearbeitung durch die Krankenkasse
- Fehlerhafte Bearbeitung durch die Arztpraxis
Hinweis: Sollte es sich nicht um eine technische Störung handeln, empfehlen wir bei dem betroffenen Mitarbeitenden nachzufragen, ob dieser beim Arzt war und die eAU von seinem Arzt an die Krankenkasse übermittelt wurde.
Bei Störfällen (z. B. Internetausfall) erhalten Arbeitnehmer eine unterschriebene Papierbescheinigung zur Vorlage beim Arbeitgeber, sofern beim Arztbesuch bekannt ist, dass eine Übermittlung an die Krankenkasse nicht stattfinden kann.
Ist ein rückwirkender Abruf der eAU möglich?
Arbeitgeber können die eAU ab dem 01.10.2021 innerhalb der Verjährungsfrist auch nachträglich abrufen. Dies ist jedoch nur für die Dauer des Beschäftigungszeitraums - also für den Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer auch tatsächlich bei Ihnen beschäftigt war - möglich.
Bei Nutzung der DATEV Integration zum Abruf der eAU muss für einen rückwirkenden Abruf die Krankmeldung erneut in HRworks erstellt oder der Status einer bestehenden Krankmeldung auf “eAU ausstehend” geändert werden.
Wie sollten Folgebescheinigungen bei der eAU abgebildet werden?
Der Arzt muss bei einer eAU für die Folgebescheinigung immer den nächsten Tag auswählen.
Beispiel: Ein Mitarbeiter meldet sich ursprünglich von Montag - Freitag krank. Anschließend wird der Mitarbeiter für eine weitere Woche krankgemeldet.
--> Der Arzt muss die Folgebescheinigung ab Samstag eingeben, damit die Krankmeldung ohne Unterbrechung ist. Dies muss der Mitarbeitende bei der Verlängerung seiner Krankmeldung in HR WORKS entsprechend erfassen, damit der automatische Abruf der eAU nicht fehlschlägt.
In diesem Zusammenhang sollte der Mitarbeiter seine bestehende Krankmeldung bearbeiten und diese um eine weitere Woche verlängern, sodass sich eine zweiwöchige zusammenhängende Krankmeldung ergibt.