Inhaltsverzeichnis
- Vorteile der DATEV Dokumentenschnittstelle
- Einrichtung der Schnittstelle bei DATEV
- Einrichtung der Schnittstelle bei HR WORKS
1. Vorteile der DATEV Dokumentenschnittstelle
Mit der Dokumentenschnittstelle zur DATEV Personalakte bekommen Sie eine weitere starke Funktion an die Hand, um Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung effizienter zu gestalten.
Durch die Anbindung an die DATEV Personalakte zum Austausch lohnrelevanter Dokumente unterstützen wir kollaborative Arbeitsprozesse zwischen Mandanten und Steuerkanzleien. Dokumente können in der digitalen Personalakte von HR WORKS nun als lohnrelevant gekennzeichnet werden und hierdurch automatisiert per Schnittstelle an die DATEV Personalakte übermittelt werden. Hierdurch können manuelle Arbeitsschritte reduziert und kollaborative Prozesse effizienter gestaltet werden. Lohnrelevante Dokumente stehen Ihnen und Ihrem Steuerbüro jederzeit übersichtlich und strukturiert zur Verfügung. Die Schnittstelle gewährleistet zudem Prozesstransparenz, da der Prozessfortschritt jederzeit durch Statusinformationen innerhalb des Protokolls nachvollzogen werden kann.
2. Einrichtung der Schnittstelle bei DATEV
DATEV Personal bestellen und einrichten
Zunächst bitten wir Sie bzw. Ihren Steuerberater, die Bereitstellung von DATEV Personal bei der DATEV zu beauftragen und die Einrichtung der DATEV Personalakte dort zu veranlassen. Bitte beachten Sie, dass durch die Freischaltung Zusatzkosten pro abgerechnetem Mitarbeiter gegenüber DATEV entstehen können. Weitere Informationen zu den Kosten für DATEV Personal können Sie hier nachlesen.
Welche Schritte zur Bereitstellung und Einrichtung von DATEV Personal notwendig sind, erfahren Sie in folgendem Artikel.
Hinweis: Wie Sie als selbstbuchender Mandant DATEV Personal selbst in Betrieb nehmen können, erfahren Sie in folgendem Dokument: MyDATEV Mandantenregistrierung
Vergabe der Berechtigungen für das DATEV-Anmeldemedium
Die Zugriffsrechte für die Nutzung von der DATEV Personalakte müssen nach der Bestellung konfiguriert werden. Zu diesem Zweck müssen Sie auf dem SmartLogin / der SmartCard Ihres Mandanten das Zugriffsrecht für die DATEV Personalakte aktivieren. Wie Sie bei der Konfiguration der Zugriffsrechte vorgehen, erfahren Sie im folgenden Artikel.
3. Einrichtung der Schnittstelle bei HR WORKS
Selektieren Sie im Reiter „Grundlagen“ unter "Grundlagen/Integrationen/DATEV-Datenservices“ die Schnittstelle „Export in die DATEV Personalakte“ und ordnen dem Mandanten die entsprechenden Organisationseinheiten zu.
Führen Sie im nächsten Schritt die Autorisierung des Mandanten gegenüber DATEV durch, um HR WORKS die Erlaubnis zu erteilen, Daten an DATEV übermitteln zu dürfen. Wechseln Sie hierfür in den Reiter "Autorisierung". Halten Sie für die Autorisierung bitte das von Ihrer Steuerberatung zur Verfügung gestellte DATEV-Anmeldemedium bereit. Die Autorisierung muss für jeden Mandanten separat erfolgen. Um die Autorisierung durchzuführen, klicken Sie auf „DATEV-Autorisierung starten“.
Sie haben nach erfolgreicher Autorisierung die Möglichkeit, neu angelegte oder bestehende Personalakteneinträge als lohnrelevant zu markieren. Diese Markierung stößt den automatischen Prozess zur Übertragung der Dokumente innerhalb des Personalakteneintrags zu DATEV an, sofern Sie die Schnittstelle für einen DATEV-Mandanten eingerichtet haben.
Innerhalb des Protokolls können Sie Details zur Übermittlung des Dokuments an DATEV einsehen.
Hinweis: Über die Schnittstelle werden die Dokumente und deren Bezeichnung aus dem Personalakteneintrag aus HR WORKS an DATEV übermittelt. Eine Zuordnung zu Personen oder eine Kategorisierung der Dokumente in DATEV erfolgt nicht.
Neuanlage eines Personalakteneintrags
- Innerhalb der Personalakte einer Person („Mitarbeiter-Menü/Personalverwaltung/Personalakteneinträge“) oder über die firmenweite Dokumentenübersicht („Admin-Menü/Personalverwaltung/Personalakte/Dokumentenübersicht“) können Sie via „Neu“ einen Personalakteneintrag anlegen.
- Befüllen Sie im Fenster „Neuanlage eines Personalakteneintrages“ die Eingabefelder und fügen via „Anhängen“ das lohnrelevante Dokument dem Personalakteneintrag bei.
- Mit Aktivierung der Checkbox „Lohnrelevanter Personalakteneintrag“ markieren Sie den Eintrag als solchen.
- Via „Speichern“ sichern sie den Eintrag und übertragen das beigefügte Dokument an DATEV.
Bestehender Personalakteneintrag
- Innerhalb der Personalakte einer Person („Mitarbeiter-Menü/Personalverwaltung/Personalakteneinträge“) oder über die firmenweite Dokumentenübersicht („Admin-Menü/Personalverwaltung/Personalakte/Dokumentenübersicht“) können bestehende Personalakteneinträge bearbeitet werden.
- Nachdem ein Personalakteneintrag ausgewählt wurde, können Sie im rechten Bereich unter „Details“ die Markierung der Lohnrelevanz vornehmen.
- Via „Speichern“ sichern sie die Änderung und übertragen das beigefügte Dokument an DATEV.
