In folgendem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie Compliance Management Dokumente hochladen und verwalten.
Inhaltsverzeichnis
- Lernvideo
- Administrator-Rolle zuweisen
- Dokumente hochladen und bearbeiten
- Neuer Mitarbeiter betritt Organisationseinheit
- Bestehender Mitarbeiter wechselt Organisationseinheit
- Compliance Management Dokumente entfernen
1. Lernvideo
Das integrierte Compliance-Management System von HR WORKS unterstützt Sie dabei, die Einhaltung von Gesetzen, Vereinbarungen und internen Richtlinien in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. Insbesondere im Zuge der Umsetzung der DSGVO sind zahlreiche Dokumente von der Personalabteilung aufzusetzen, zu distribuieren und deren Unterzeichnung zu dokumentieren. Dazu gehören beispielsweise Verfahrensanweisungen, Datenschutzrichtlinien und Vertraulichkeitsverpflichtungen.
Mit dem Compliance-Management bilden Sie diesen kompletten Prozess digital und effizient ab, vom Upload des Dokuments bis zur sicheren Speicherung. Die Einführung und Implementierung des Systems gestaltet sich dabei selbsterklärend. Mit HR WORKS können Sie so die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Richtlinien ohne großen Mehraufwand sicherstellen.
Um Compliance Management Dokumente verwalten zu können, weisen Sie zunächst der dafür zuständigen Person die entsprechende Administrator-Rolle zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter „Admin/Personen/Personen“ mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend in den „Rollen und Berechtigungen“ den Haken unter „Personalverwaltung“ in das Feld „Compliance Management Administrator“. Wählen Sie im unteren Bereich, für welche Organisationseinheiten die zugewiesene Rolle gelten soll. Setzen Sie die Häkchen in die gewünschten Felder und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf „Speichern“.
3. Dokumente hochladen und bearbeiten
Im Admin-Menü „Personalverwaltung/Compliance Management Dokumente“ können Sie Dateien im PDF- oder ODT-Format (OpenDocument-Textformat) hochladen und bearbeiten. Klicken Sie zunächst auf „Neu“ und laden Sie mit Klick auf „Anhängen“ die erforderlichen Dokumente hoch.
Hinweis:
Die hochgeladenen Dokumente können beliebig benannt und anschließend den einzelnen Personen, Organisationseinheiten oder dem gesamten Unternehmen zugewiesen werden. Definieren Sie zudem, ob das Dokument auch neuen Mitarbeitern im Onboarding Formular zur Bestätigung vorliegen soll.
Um nur bestimmte Organisationseinheiten oder Personen auszuwählen, sollte die Checkbox "Dem gesamten Unternehmen zugewiesen" deaktiviert sein.
Im Reiter "Organisationseinheiten" können Sie nun die gewünschten Bereiche selektieren, die das Dokument zur Bestätigung vorliegen haben. Sofern die Checkbox "Dokument im Onboarding anzeigen" zudem angehakt ist, werden Personen im Onboarding mit der gleichen Organisationseinheit das Dokument im Onboarding-Formular zur Bestätigung erhalten.
Hinweis: Sofern Sie nur einzelne Personen für das Dokument selektieren möchten, ist es zunächst wichtig, dass die zugehörige Organisationseinheit im Reiter "Organisationseinheit" nicht selektiert ist. Die Organisationseinheiten Selektion überschreibt hier die Personenselektion.
Bei Dokumenten im ODT-Format können Textbefehle als Platzhalter verwendet werden, um Daten der zugewiesenen Personen einzubinden und die Dokumente damit zu personalisieren. Vorname, Nachname, Personalnummer oder auch Adressinformationen werden automatisch ergänzt und müssen nicht manuell eingefügt werden (siehe auch Beschreibung im Bild).
Sobald Sie die Dokumente zugewiesen haben, speichern Sie den Vorgang mit Klick auf "Speichern".
Jede Person, der ein Dokument zugewiesen wurde, wird im Menü „Eingang/Zu erledigen“ per Aufgabe beauftragt, dieses zu bestätigen.
Mit Doppelklick in die Zeile werden Mitarbeiter in das entsprechende Mitarbeiter-Menü „Personalbereich/Compliance Management Dokumente“ weitergeleitet.
Per Klick prüfen hier Mitarbeiter die Annahme von Richtlinien, Anweisungen und Verträgen und stimmen damit dem Inhalt der jeweiligen Dokumente zu. HR WORKS speichert die Bestätigung nachvollziehbar mit entsprechendem Zeitstempel.
Mitarbeiter können zugeordnete Compliance Management Dokumente auch nach der Bestätigung jederzeit einsehen.
Als Administrator erhalten Sie im Admin-Menü „Personalverwaltung/ Compliance Management Dokumente“ im Reiter „Unbestätigt/Bestätigt“ eine Übersicht über bereits erteilte und ausstehende Bestätigungen, die auch ausgedruckt werden kann.
Außerdem können Sie pro Dokument eine Erinnerungsmail an alle Mitarbeiter senden, die das Dokument noch nicht bestätigt haben.
So werden die Mitarbeiter aufgefordert, das Dokument zu bestätigen.
Dokumente automatisch zuweisen
Ordnen Sie Ihre Compliance Management Dokumente dem gesamten Unternehmen oder bestimmten Organisationseinheiten zu, werden die entsprechenden Dokumente allen zugehörigen Mitarbeitern automatisch zur Bestätigung zugewiesen.
Neue Mitarbeiter, welche im System lizenzpflichtig angelegt wurden, erhalten automatisch alle für ihre Organisationseinheit hinterlegten Dokumente zur Bestätigung.
Neue Mitarbeiter, welche sich noch im Onboarding befinden, erhalten nur die Dokumente, welche für das Onboarding freigegeben wurden.
Beendet ein Mitarbeiter seine Tätigkeit in einer Organisationseinheit und wechselt in eine neue Abteilung, werden ihm alle bisher bestätigten sowie Dokumente der neuen Organisationseinheit angezeigt.
6. Compliance Management Dokumente entfernen
Achtung! Bestätigte Compliance Management Dokumente können nicht mehr gelöscht, sondern nur deaktiviert werden (Rechtsklick auf Dokument). Mitarbeiter, welche das Dokument bereits bis dahin bestätigt haben, können es weiterhin einsehen.
Um Compliance Management Dokumente beim Mitarbeiter zu entfernen, öffnen Sie als Master-Administrator „Personalverwaltung/Compliance Management Dokumente“, wählen Sie mit einem Klick das entsprechende Dokument aus.
Entfernen Sie anschließend im unteren Bereich des Reiters „Grundlagen“ den Haken „dem gesamten Unternehmen zugewiesen“.
Wechseln Sie nun, im unteren Bereich zum Reiter „Personen“ und gehen Sie auf den Button "Alle entfernen". Sichern Sie Ihre Anpassungen mit Klick auf "Speichern".
Hinweis: Das Compliance-Dokument wird für den Mitarbeiter nur dann entfernt, sofern dieser es noch nicht bestätigt hat. Dies gilt lediglich für Compliance-Dokumente, die über den Reiter "Personen" Mitarbeitern direkt zugewiesen wurden.