In folgendem Artikel informieren wir Sie als Administrator über die grundlegenden Einstellungen des Bewerbermanagements.
Weisen Sie zunächst der für das Bewerbermanagement zuständigen Person die entsprechende Admin-Rolle "Stellenadministrator" zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Klappen Sie anschließend in den “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen” die “Personalverwaltung” auf und setzen den Haken auf “Stellenadministrator”. Wählen Sie im unteren Bereich, für welche Organisationseinheiten die zugewiesene Rolle gelten soll. Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.
2. Grundlagen- und Sichtbarkeitseinstellungen
Öffnen Sie das Admin-Menü “Personalverwaltung/Bewerbermanagement/Einstellungen”.
Legen Sie im Reiter “Grundlagen” fest, nach wie vielen Tagen eine Bewerbung
nach einer Absage gelöscht werden soll. Über solche Bewerbungen (Status "Abgesagt" oder "In Talentpool verschoben"), die den eingetragenen Schwellwert überschreiten, werden Sie oder andere zuständige Stellenadministratoren informiert und zur Löschung dieser Daten beauftragt.
Grundsätzlich müssen Bewerbungsdaten nach 6 Monaten gelöscht werden, sofern keine Zustimmung des Bewerbers zur weiteren Datenaufbewahrung vorliegt. Optional können Sie auch eine Aufgabe zum Löschen von Bewerbern aus dem Talentpool aktivieren, welche der Datenaufbewahrung zugestimmt haben.
Wählen Sie „Erinnerungs-Emails für nicht bearbeitete Freigaben versenden“, wenn die Person, für die eine oder mehrere Bewerbungen freigegeben wurden, über die nicht bearbeiteten Bewerbungen nach der festgelegten Anzahl der Tage informiert werden soll. Mit dem Ampel-System wird die Bearbeitungs-Aktivität der jeweiligen Bewerbungen angezeigt. Legen Sie fest, nach wie vielen Tagen die nicht bearbeiteten Bewerbungen gelb oder rot markiert werden sollen. Sie können auch eine E-Mail-Adresse hinterlegen, die bei den automatisch gesendeten Nachrichten als Antwortadresse genutzt wird. Diese Adresse können Sie für jede E-Mail-Kommunikation mit Bewerbern als Standard hinterlegen. Entscheiden Sie, ob die Namen in der Bewerberübersicht in der Reihenfolge “Vorname Nachname” oder “Nachname, Vorname” angezeigt werden.
Setzen Sie die letzten zwei Haken, wenn folgende Aufgaben erstellt werden sollen:
1. Aufgabe bei neuer Bewertung erstellen: Hat ein zuständiger Mitarbeiter seine Bewertung zum Bewerber erstellt, erhält der Bearbeiter der Bewerbung eine Aufgabe, sich diese Bewertung anzusehen.
2. Aufgabe bei abgeschlossener Beurteilung einer Bewerbung: Setzt ein Mitarbeiter, dem eine Bewerbung freigegeben wurde, den Status auf „Bewerber geeignet“ oder „Bewerber nicht geeignet“, wird für den Bearbeiter der Bewerbung ebenfalls eine Aufgabe erstellt.
hinterlegt.
Im Reiter “Freigabe-Berechtigungen” können Sie entscheiden, ob Sie den zusätzlichen Bearbeitern der eingegangenen Bewerbungen für ausgewählte Bereiche nur Lese- oder auch Schreibzugriff erteilen. Bei “Freigaben” können Sie festlegen, ob ein Mitarbeiter, dem eine Bewerbung freigegeben wurde, auch sehen darf, wem die Bewerbung noch freigegeben wurde.
Der Mitarbeiter sieht dann die gesamte Freigaben-Übersicht im Menü “Mitarbeiter/
Personalbereich/Bewerbungsfreigaben” im Menüunterpunkt “Freigaben”.
Hinweis: Alle weiteren Informationen zu Bewerbungsfreigaben erhalten Sie in diesem Artikel.
Hier haben Sie die Möglichkeit, Vorlagen für verschiedene Kommunikationsarten (E-Mail,
Anruf, persönliches Gespräch) anzulegen.
Diese sind beim Erstellen einer Kommunikation mit dem Bewerber auswählbar.
Standardmails (z. B. Einladung zum Bewerbungsgespräch, Zu- oder Absagen) erstellen
Sie mit professionellen E-Mailvorlagen und versenden diese direkt aus HRworks. Die Kommunikation ist automatisch in HRworks gespeichert. So sind Sie und Ihre Kollegen zu jeder Zeit über Inhalte von E-Mails informiert.
Bearbeiten Sie im Reiter “Kommunikationsvorlagen” entweder die bereits
hinterlegten Vorlagen oder legen Sie mit Klick auf “Neu” eigene Texte an. Eine Zuordnung
der Vorlagen zu bestimmten Stellen ist ebenfalls möglich.
Die Vorlagen können von Ihnen jederzeit weiter bearbeitet, kopiert oder gelöscht werden.
Haben Sie die Änderungen durchgeführt, sichern Sie Ihre Textangaben mit “Speichern”.
Textbefehle können wahlweise in den Text oder in den Betreff der Nachricht eingefügt werden:
Um den gesamten Bewerbungsworkflow noch übersichtlicher zu machen, haben Sie die Möglichkeit, eigene Status anzulegen und somit die eingereichten Bewerbungen zu unterscheiden.
Die Status werden anschließend in den einzelnen Bewerbungen angezeigt sowie die Bewerbungen in der Bewerbungsübersicht nach diesen Status sortiert. Um einen neuen Status zu hinterlegen, klicken Sie auf den Button „Neu“. Wählen Sie das passende Icon aus und tragen Sie den Namen des Status ein. Selektieren Sie aus dem Dropdown-Menü den Status-Typ und speichern Sie die Angaben mit “OK”.
Wird ein Status nicht mehr gebraucht, können Sie diesen deaktivieren oder löschen. Markieren Sie dazu den jeweiligen Status und klicken Sie entweder auf den entsprechenden Button oder löschen Sie diesen mit Rechtsklick.
Hinweis: Beachten Sie dabei, dass immer mindestens ein “Eingestellt” und “Nicht eingestellt” Status im System vorhanden bleiben muss.
Im Admin-Menü “Personalverwaltung/Bewerbermanagement/Bewerbungsübersicht” erhalten Sie eine Übersicht aller eingereichten Bewerbungen, die nach beliebigem Status sortiert und farblich nach der Überfälligkeit Ihrer Aufgaben unterschieden sind. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, nach bestimmten Bewerbungen zu suchen, indem Sie den Suchfilter nach Ihren Anforderungen anpassen und diese mit „Suche zurücksetzen“ bestätigen.
Tipp: Die jeweiligen Bewerbungen können in unterschiedliche Spalten per Drag & Drop
verschoben werden. Dadurch wird der Status (z. B. Beworben, Angerufen, Eingestellt) der jeweiligen Bewerbungen geändert sowie die Ampelfarbe der Bearbeitungs-Aktivität
angepasst (rot, gelb, grün).
6. Webinar zum Thema
Weitere Informationen zu den Einstellungen im Bewerbermanagement als Administrator finden Sie in unserem aktuellen kostenlosen Webinar.