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Beide Menüpunkte befinden sich im "Admin-Menü/Personalverwaltung/Bewerbermanagement" und sind Teil des Bewerbungsprozesses in HR WORKS. Die Menüs ergänzen sich funktional und haben Schnittpunkte zu anderen Bewerbermanagement-Unterpunkten, wie z.B. zum Talentpool.
Um hierbei die Informationen und Einstellungen im richtigen Menü zu finden, ist es wichtig, zu wissen, welche Information/Einstellung man im "Bewerber" und in den "Bewerbungen" findet.
1. Bewerber
Das Menü "Bewerber" befasst sich grundsätzlich mit der Person, welche sich beworben hat. Diese kann sich auf mehrere Stellen bewerben und somit mehrere Bewerbungen im System vorliegen haben, während eine Bewerbung stets auf eine Person zurückzuführen ist.
Sie erhalten hier also eine Übersicht über die Personen, welche sich einmal oder mehrfach beworben haben. Aufgelistet wird pro Person Name, E-Mail-Adresse und die vorliegenden Bewerbungen pro Stelle.
Wenn sich eine Person mehrfach auf die gleiche Stelle beworben hat, können diese per Selektion und Rechtsklick zusammengeführt werden. Dies nennt sich dann "Bewerbungen zusammenführen". Voraussetzung ist hierbei, dass es sich um die gleiche Person und dieselbe zugrundeliegende Stelle handelt.
Im Reiter "Duplikate" werden im Gegensatz Bewerber, also Personen, und keine Bewerbungen zusammengeführt. Das System prüft die individuellen Personen nach Dopplungen in Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Wenn eines der genannten Attribute in unterschiedlichen Personen doppelt vorkommt, werden die betroffenen Personen in diesem Menü zur möglichen Zusammenführung aufgelistet.
Wenn kein Duplikat vorliegt, sondern nur per Zufall ein Attribut doppelt enthalten ist, wählt man nach Auswahl der Personen den Button "Keine Duplikat".
Sofern nach eigener Prüfung ein Duplikat vorliegt, wählt man die entsprechenden Personen aus und geht auf "Bewerber zusammenführen". Im sich öffnenden Fenster kann man überarbeiten, welche Daten final in der zusammengeführten Person übernommen werden sollen. Mit erneutem Klick auf "Bewerber zusammenführen" wird die Fusion umgesetzt. Die zugehörigen Bewerbungen der Personen werden im Anschluss jeweils unter der Person im Reiter "Übersicht" aufgelistet.
Zur Bearbeitung öffnet man stets in einem eigenen Reiter die "Bewerbung", in welcher die Daten der Person enthalten sind. Neben der Verwaltung der Stammdaten kann hieraus nach Einstellung der Person das Onboarding gestartet werden.
2. Bewerbungen
Während Sie in der Bewerberübersicht die Personen im Überblick haben, können Sie unter "Bewerbungen" den gesamten Bewerbungsprozess verwalten.
Bewerbungen beziehen sich auf die konkreten Bewerbungsvorgänge für bestimmte Stellen. In der Bewerbungsübersicht finden Sie alle eingegangenen Bewerbungen mit Informationen wie zugehöriger Bewerber, Stelle, Datum des Einreichens, Status, etc.
Jede Bewerbung ist einer bestimmten ausgeschriebenen Stelle zugeordnet.
Wenn Sie eine Bewerbung via Doppelklick öffnen, verwalten Sie hier alles zum Bewerbungsprozess. Alle weiteren Details hierzu erfahren Sie im zugehörigen Artikel "Bewerbungsprozess durchführen".
Sonderszenario Talentpool
Grundsätzlich werden Bewerbungen in den Talentpool übertragen. Die Kontaktdaten des zugehörigen Bewerbers werden beim Anlegen der Person im Talentpool ebenfalls im Reiter "Person" hinterlegt. Die zugehörigen Bewerbungen befinden sich im Reiter "Bewerbungen" und sind Verknüpfungen aus dem Menü "Bewerbermanagement/Bewerbungen".
Hierzu können im "Admin-Menü/Personalverwaltung/Bewerbermanagement/Einstellungen/Reiter "Grundlagen" nun Aufgaben zur Löschung der Daten hinterlegt werden, um einen datenschutzrechtlich korrekten Umgang zu ermöglichen.
Als Pflicht gilt die Aufgabe zur Löschung der Bewerbungen. Optional kann eine Aufgabe zur Löschung der Person/Bewerbers aus dem Talentpool ergänzt werden.
Wenn Sie also eine Bewerbung löschen, wird die Verknüpfung der Bewerbung im Talentpool ebenfalls entfernt. Die Person selbst bleibt auch ohne vorliegende Bewerbungen bestehen, bis diese aus dem Talentpool gelöscht wird. Gleichermaßen kann im Menü "Bewerber" eine Person ohne Bewerbungen aufgelistet bleiben, bis diese aktiv gelöscht wird.
Gelöschte Daten können grundsätzlich nicht wiederhergestellt werden.