In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie Informationen zu den Abwesenheiten wie Jahresurlaub, Elternzeit sowie Krankmeldungen der Mitarbeiter in einem Bericht aus HRworks exportieren können.
Inhaltsverzeichnis
2. Administrator-Rolle zuweisen
4. Inhalte der Berichte zu Abwesenheiten
5. Inhalte der Berichte zu Krankmeldungen
6. Berichtsvorlagen hinterlegen
1. Lernvideo
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2. Administrator-Rolle zuweisen
Weisen Sie zunächst der zuständigen Person die entsprechenden Admin-Rollen zu. Öffnen Sie dazu als Master-Administrator unter Admin-Menü "Personen/Personen” mit Doppelklick die Person zur Bearbeitung. Setzen Sie anschließend im geöffneten Mitarbeiter-Menü “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen” unter “Abwesenheiten” den Haken bei “Abwesenheitsberichts-Administrator”. Wählen Sie im unteren Bereich, für welche Organisationseinheiten die zugewiesene Rolle gelten soll. Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.
3. Abwesenheiten exportieren
Nachfolgend werden die einzelnen Parameter der Abwesenheits-Berichte zur Berichtserstellung beschrieben. Diese finden vor allem für die Informationsbereitstellung von Abwesenheiten der Mitarbeiter Anwendung.
Um als Administrator Abwesenheitsberichte, z.B. zu "Jahresurlaub" oder "Elternzeit", der Mitarbeiter exportieren können, wechseln Sie in das Admin-Menü "Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Berichte".
Hinweis: Wie Sie die Abwesenheitsarten wie Jahresurlaub, Elternzeit, Überstundenabbau, Dienstreisen, etc. anlegen und verwalten, erfahren Sie hier.
Die Berichtsfunktion der einzelnen Hauptfunktionalitäten in HRworks sind in verschiedene Reiter aufgebaut. Die Inhalte der einzelnen Reiter werden nachfolgend erläutert. Je nachdem, welche Informationen Sie in einem Bericht ausgeben lassen möchten, können Sie Einstellungen/Filterungen in den einzelnen Reitern vornehmen und die Inhalte des Berichts somit konfigurieren.
Reiter "Bericht"
In diesem Reiter entscheiden Sie, welchen Bericht Sie generieren möchten. Je nach Auswahl des Berichts im Dropdown-Menü "Bericht", werden andere Informationen ausgegeben. Zudem können Sie Ihrem Bericht einen individuellen "Dateinamen" vergeben und das "Dateiformat" anpassen. Als Dateiformat können Sie zwischen "HTML", "PDF" und "XML" Format wählen.
Tipp: Wenn Sie als Dateiformat das "HTML" Format wählen, können Sie den fertig erstellten Bericht über Ihren Browser direkt einsehen. Diesen Bericht könnten Sie anschließend als PDF-Datei abspeichern.
Alternativ können Sie den Inhalt des Berichts markieren und in Excel per "Copy&Paste" einfügen. Optional kann die HTML-Datei direkt in Excel über "Datei/Öffnen" zur Weiterverarbeitung geöffnet werden.
Ob Sie über die Fertigstellung des Berichts per E-Mail informiert werden möchten, entscheiden Sie mit der Selektion des Haken "Per E-Mail über Fertigstellung des Berichts informieren". Diese Einstellung bringt den Vorteil mit sich, dass Sie nicht warten müssen bis der Download des Berichts abgeschlossen ist. Sie werden per Mail nach der Fertigstellung informiert, sodass die Erstellung des Berichts nicht in Vergessenheit gerät.
Reiter "Organisationseinheiten"
Hier wählen Sie aus, welche Organisationseinheiten in dem zuvor ausgewählten Bericht berücksichtigt werden sollen. Mit Aktivieren der jeweiligen Checkbox wird die Organisationseinheit mit zugehörigen Personen in den Bericht einbezogen.
Mit dem Haken "Unterorganisationseinheiten berücksichtigen" legen Sie fest, inwieweit die untergeordneten Einheiten der Organisationseinheiten einbezogen werden sollen.
Mit Klick auf "Deaktivierte Organisationseinheiten anzeigen", können Sie nicht nur die aktiven Organisationseinheiten in den Bericht einbeziehen, sondern auch die Deaktivierten (sofern Organisationseinheiten bisher deaktiviert wurden).
Hinweis: Wie Sie Organisationseinheiten grundsätzlich im System verwalten, erfahren Sie hier.
Reiter "Personen"
Optional können Sie im Reiter "Personen" statt komplette Organisationseinheiten, eine Auswahl von bestimmten Mitarbeitern zur Berichtserstellung, selektieren. Zur Auswahl stehen:
- Nur aktive Personen
- Nur ausgeschiedene Personen
- Alle Personen
Um eine gefilterte Auswahl aktiv anzuwenden, müssen Sie den Button "Suchergebnis deselektieren" klicken, Ihre Filterung durchführen und anschließend den Button "Suchergebnis selektieren" auswählen. Erst dann wird Ihre Filterung übernommen.
Wenn Sie keine Personengruppen in Ihrem Bericht integrieren möchten, sondern nur einzelne Personen, können Sie diese einzelnen Personen ebenfalls im Reiter "Personen" selektieren. Um die einzelnen Personen selektieren zu können, haben Sie verschiedene Filtermöglichkeiten wie Nachname, Vorname, Personalnummer, etc. Über den Button "Suchen" können Sie Ihre Filterung immer direkt anwenden und die relevanten Personen per Klick selektieren. Blau hinterlegte Personen sind ausgewählt und werden für den Bericht berücksichtigt.
Reiter "Status"
In diesem Reiter wählen Sie aus, welcher Status und welche Art von Abwesenheit im Bericht ausgegeben werden soll. Prinzipiell können Sie zwischen den Spalten "Reiseanträge", "Reisekostenabrechnung", "Abwesenheiten", "Krankmeldungen" oder "Homeoffice-Anträge" oder "Anträge auf mobiles Arbeiten" unterscheiden.
Hinweis: Im Admin-Menü "Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Einstellungen/Reiter Export Parameter" können Sie unter dem Punkt "Abwesenheiten und/oder Reisen" auswählen, welche Funktionalitäten für Abwesenheitsberichte berücksichtigt werden sollen und somit im Reiter "Status" zur Auswahl stehen.
Die Spalten "Reiseantrag" oder "Reisekostenabrechnungen" könnten für Sie in Bezug auf den Bericht "Abwesenheitsübersicht" relevant sein. Denn sofern ein Mitarbeiter einen Reiseantrag oder eine Reisekostenabrechnung im Status "Antrag akzeptiert" oder "Geprüft, OK" vorliegen hat, war dieser zu diesem Zeitraum nicht im Unternehmen anwesend.
Die Spalte "Abwesenheit mit Status" bezieht sich auf die Abwesenheiten, welche Sie innerhalb der Abwesenheitsart definiert haben. Für die Abfrage von Abwesenheiten, welche genehmigt wurden, wählen Sie in der Spalte "Abwesenheiten" den Status "Geprüft, OK" aus.
Wenn Sie eine Information über Krankmeldungen erhalten möchten, wählen Sie in der Spalte "Krankmeldungen" den Status "Geprüft, OK" aus.
Je nach aktivierter Checkbox und somit zugehöriger Statusauswahl in den einzelnen Spalten werden die Inhalte des jeweiligen Bericht angepasst.
Reiter "Abwesenheitsarten"
Sofern Sie den Bericht nur zu bestimmten Abwesenheitsarten generieren möchten, können Sie hier eine Selektion der relevanten "Abwesenheitsarten" oder "Krankheitsarten" vornehmen. Aktivieren Sie hierfür die jeweilige Checkbox.
Reiter "Zeitraum"
Wählen Sie ein passendes "Beginn Datum" und "Ende Datum", um alle relevanten Informationen im für Sie geeigneten Zeitintervall zu generieren.
Für viele Berichte empfiehlt es sich, den Zeitraum eines ganzen Jahrs auszuwählen, um auch in der Zukunft liegende Abwesenheiten zu berücksichtigen.
Hinweis 2: Sofern hier "n/a" stehend für "not available/nicht verfügbar" erscheint, kann innerhalb der Kurzübersicht keine Detaillierte Information zu Ihren Filtern getroffen werden. Die Abkürzung "n/a" beschreibt in diesem Fall nur, dass die Kurzübersicht für die Informationsbereitschaft nicht geeignet ist. Die Information kann dennoch durchaus innerhalb Ihres Berichts ausgegeben werden.
"Bericht generieren" und "Downloaden"
Neben dem Button "Bericht erstellen" wird eine Kurzübersicht des Berichts ausgegeben. Diese Informationen helfen Ihnen dabei, besser einzuschätzen, inwieweit Ihre Filterungen Anwendung finden. Je nach Auswahl passen sich die Angaben an.
Um die Informationen des Berichts abzurufen, klicken Sie auf den Button "Bericht erstellen". Dieser Bericht landet nun weiter unten im Download-Bereich. In der Spalte "Status" wird Ihnen ausgegeben, wie weit das System mit der Berichterstellung ist.
Nachdem der Bericht erfolgreich erstellt wurde, können Sie diesen als Datei über den Button "Download" herunterladen und öffnen.
4. Inhalte der Berichte zu Abwesenheiten
In diesem Kapitel erhalten Sie eine Auskunft darüber, welche Inhalte in den jeweiligen Standardberichten hinsichtlich der relevanten Abwesenheiten ausgegeben werden.
Abwesenheitsübersicht
In diesem Bericht erhalten Sie eine Übersicht über die im Reiter "Abwesenheitsarten" ausgewählten Abwesenheitsarten, mit einer Angabe des konkreten Abwesenheitsdatums sowie eine Aufsummierung der einzelnen Abwesenheitstage pro Mitarbeiter.
Anwesenheitsübersicht nach Monaten
Dieser Bericht gibt eine Auskunft über die Anwesenheitstage pro Organisationseinheit und der Organisationseinheit zugeordneter Mitarbeiter. Der Bericht ist aufgelistet nach den Kalendermonaten (Januar-Dezember). In jedem Kalendermonat wird eine Summe gebildet, welche die Anwesenheitstage der Mitarbeiter ausgibt. Am Ende des Berichts wird eine Summe der Anwesenheitstage je Mitarbeiter und Organisationseinheit gebildet.
Der Bericht “Anwesenheiten nach Monaten” kann auch um die jeweilige
Anzahl der Sollarbeitstage ergänzt werden, um Ihnen ein besseres Verständnis zu geben, wie
die Anwesenheiten im Verhältnis zu den Abwesenheiten stehen.
Diese Anpassung ist nicht im Standard enthalten und kann bei Interesse gerne über
unseren Customer Service angefragt werden. Bitte beachten Sie hierbei, dass Layoutanpassungen lediglich von unserem Consulting vorgenommen werden können und mit zusätzlichen Kosten verbunden sind.
Export von Abwesenheiten
Der Export der Abwesenheiten wird in einem .txt- bzw. .csv-Dateiformat ausgegeben und kann für den weiteren Import in ein Fremdsystem verwendet werden. Der Bericht kann nur generiert werden, sofern eine Schnittstelle eingerichtet wurde. Die Einrichtung eines Exportformats erfolgt in Form von Beratungsstunden mit einem Consultant.
Hinweis: Für weitere Fragen kontaktieren Sie gerne unsere Support-Kanäle, das Customer Service Team hilft Ihnen gerne weiter.
Urlaubsübersicht
Die Urlaubsübersicht gibt eine Auskunft zu den Urlaubskonten der Mitarbeiter. Hierbei wird der gesamte Personenanspruch, die bereits genehmigten, noch verfügbaren und beantragten Urlaubstage eines Mitarbeiters ausgewiesen. Zudem werden Korrekturen im Urlaubskonto und Rückstellungen ausgegeben.
Sofern Sie die Urlaubsberechnung schon das zweite Jahr in HRworks nutzen, wird der Urlaubsanspruch des Vorjahres und der Verfall des Vorjahres im Bericht ausgewiesen. In der letzten Spalte des Berichts wird der Übertrag ins Folgejahr ausgegeben. Wobei diese Information erst nach dem Wechsel des Kalenderjahres ausgegeben wird.
Urlaubsbescheinigung
Innerhalb dieses Berichts wird die Urlaubsbescheinigung für Mitarbeiter generiert. Der Bericht gibt eine Auskunft über den Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses, den arbeitsvertraglichen Urlaubsanspruch im Kalenderjahr und der bereits gewährte Urlaub eines Mitarbeiters. Oftmals wird dieser Bericht benötigt, sofern ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und der neue Arbeitgeber über den bereits gewährten Urlaub beim alten Arbeitgeber informiert werden möchte.
Die Angabe der bereits gewährten Arbeitstage innerhalb der Urlaubsbescheinigung
beinhaltete bisher auch diejenigen Urlaubstage, die aus dem Vorjahr übertragen und im
aktuellen Jahr genommen wurden.
Sie haben auch die Möglichkeit, sich optional die getrennten Werte für im aktuellen Jahr
genommenen Urlaub, der den Übertrag des Vorjahres oder den Anspruch des aktuellen
Jahres verwendet hat, ausgeben zu lassen.
Diese Anpassung ist nicht im Standard enthalten und kann bei Interesse gerne über
unseren Customer Service angefragt werden. Bitte beachten Sie hierbei, dass Layoutanpassungen lediglich von unserem Consulting vorgenommen werden können und mit zusätzlichen Kosten verbunden sind.
Ungeplante Tage nach Prozent
Dieser Bericht gibt eine Auskunft darüber, wie viele Urlaubstage prozentual bereits geplant oder ungeplant sind. Zudem werden auch die Korrekturen des Urlaubskontos, der Personenanspruch pro Kalenderjahr und die verrechnete Summe der geplanten Urlaubstage ausgegeben. Diese Werte werden prozentual verrechnet und ergeben den Anteil an ungeplanter Tage.
5. Inhalte der Berichte zu Krankmeldungen
In diesem Kapitel erhalten Sie eine Übersicht darüber, welche Inhalte in den jeweiligen Standardberichten hinsichtlich der relevanten Krankmeldungen ausgegeben werden.
Hinweis: Wie Sie die Krankmeldungen der Mitarbeiter grundsätzlich verwalten, erfahren Sie hier.
Abwesenheitsübersicht
Analog zu Punkt "3. Abwesenheiten exportieren", können Sie die Abwesenheitsübersicht auch für die Auskunft von Krankmeldungen und Krankheitstagen verwenden. Der Aufbau ist hierbei identisch, nur die Informationen, welche abgebildet werden, beziehen sich auf die von Ihnen gewählten Filterungen. Somit erhalten Sie in diesem Bericht eine Auskunft über die im Reiter "Abwesenheitsarten" der ausgewählten Krankheitsart, mit einer Angabe des konkreten Krankheitsdatums, sowie eine Aufsummierung der einzelnen Krankheitstage pro Mitarbeiter.
Krankmeldungen nach Monaten
Durch den Bericht "Krankmeldungen nach Monaten" erfahren Sie, welche Mitarbeiter pro Organisationseinheit in den Monaten von Januar bis Dezember wie viele Krankmeldungen aufweisen. Der Bericht gibt am Ende die Summe aller Krankheitstage pro Organisationseinheit und pro Mitarbeiter aus.
Lohnfortzahlung
Hier werden alle Krankheitstage der Mitarbeiter aufsummiert. Zudem gibt der Bericht eine Übersicht darüber, welche Krankmeldung mit oder ohne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beansprucht wurden. Hierbei erfolgt eine Ausweisung in Kalendertagen und Umrechnung in Arbeitstage. Dieser Bericht ist interessant, um herauszufinden, wie viele Tage ein Mitarbeiter in der Lohnfortzahlung ist/war.
6. Berichtsvorlagen hinterlegen
Wenn Sie bei den Berichten wiederkehrend die gleichen Informationen abrufen möchten, können Sie als Administrator eine Vorlage für einen bestimmten Bericht erstellen. In diesem Fall werden Ihre Einstellungen über die Vorlage gespeichert und sind für die nächste Berichtgenerierung abrufbar.
Klicken Sie hierfür auf den Button "+Neu". In dem sich nun öffnenden Fenster können Sie den gewünschten Namen der Berichtsvorlage eingeben. Mit Klick auf "OK" sichern Sie Ihre Eingabe. Nun können Sie im Reiter "Bericht" unter "Bericht" den relevanten Bericht auswählen, ggf. den Dateinamen anpassen und das gewünschte Dateiformat (HTML, PDF, XML) auswählen. Anschließend wechseln Sie in die nebenstehenden Reiter "Organisationseinheiten", "Personen", "Status", "Abwesenheitsarten" und "Zeitraum" und wählen bitte die für Sie relevanten Einstellungen aus. Sofern Sie alles eingestellt haben, können Sie die Berichtsvorlage über den Button "Speichern" sichern.
Nach erfolgreichem Erstellen der Berichtsvorlage können Sie im oberen Dropdown-Menü Ihre neu erstellte Vorlage auswählen.
Hinweis: Ggf. müssen Sie im Reiter "Zeitraum" das gewünschte "Beginn-Datum" und "Ende-Datum" je Berichtserstellung anpassen.