Inhaltsverzeichnis
1. Übersicht
Die E‑Mails sind nach Bereichen gruppiert:
- Umfragen
- Ziele
- Performance Reviews
- Aufgaben
- Meetings
Absender: HR WORKS Personalentwicklung <noreply@hrworks.de>
Sprache: E‑Mails werden in der im HR WORKS Profil eingestellten Sprache (Deutsch oder Englisch) versendet.
Einstellungen für Nutzende: Benachrichtigungen, die Nutzende selbst steuern können, finden Sie unter „Einstellungen/E‑Mail Benachrichtigungen“.
2.Umfragen
Alle Umfrage-E‑Mails können Nutzende in „Einstellungen/E‑Mail Benachrichtigungen“ selbst deaktivieren. Zusätzlich können Umfrage-E‑Mails auf Wunsch zentral über eine Anfrage an den Support für alle Nutzenden deaktiviert werden.
Die beiden Frist-Erinnerungen teilen sich einen gemeinsamen Schalter „Umfrage-Erinnerung“.
| Benachrichtigung (DE / EN) | Auslöser | Empfänger | Zeitpunkt | Ausschaltbar? |
|---|---|---|---|---|
| Umfrage gestartet / “Survey started” | Umfrage startet (manuell oder automatisch) | Teilnehmer & Zielgruppen-Mitglieder (nicht Ersteller) | Beim Start | ✅ Ja |
| Ihre geplante Umfrage ist jetzt live / “Your planned survey is now live” | Geplante Umfrage startet automatisch | Ersteller/in | Zum Startzeitpunkt | ✅ Ja |
| Neues Enddatum der Umfrage / “New end date for survey” | Enddatum wird geändert | Teilnehmer (nicht ändernde Person) | Sofort | ✅ Ja |
| Umfrage endet in 7 Tagen / “Survey ends in 7 days!” | Erinnerung 7 Tage vor Ende | Nur Teilnehmer mit offener Umfrage | Tägliche Prüfung (morgens) | ✅ Ja |
| Umfrage endet in 3 Tagen / “Survey ends in 3 days!” | Erinnerung 3 Tage vor Ende | Nur Teilnehmer mit offener Umfrage | Tägliche Prüfung (morgens) | ✅ Ja |
| Umfrage beendet / “Survey finished” | Enddatum erreicht oder manuell geschlossen | Ersteller/in & Analysten | Innerhalb ca. 1 Stunde | ✅ Ja |
3. Ziele
Die mit ✅ markierten Benachrichtigungen können Nutzende in „Einstellungen/E‑Mail Benachrichtigungen“ deaktivieren. Zusätzlich können Ziel-E‑Mails auf Wunsch zentral über eine Anfrage an den Support für alle Nutzenden deaktiviert werden.
| Benachrichtigung (DE / EN) | Auslöser | Empfänger | Abschaltbar? |
|---|---|---|---|
| Neues Ziel erstellt / “New goal created” | Ziel erstellt oder Entwurf aktiviert | Teilnehmer & Zielgruppe (nicht Ersteller) | ❌Nein |
| Zielverantwortlicher hinzugefügt / “Goal owner added” | Verantwortliche/Teilnehmer hinzugefügt | Neu hinzugefügte Verantwortliche | ✅ Ja |
| Einladung zur Zielfreigabe / “You are invited to approve Goal” | Freigeber hinzugefügt oder Ziel wartet auf Freigabe | (Neue) Freigeber | ✅ Ja |
| Ziel abgeschlossen / “Goal completed” | Ziel endgültig abgeschlossen | Beteiligte | ✅ Ja |
| Neuer Kommentar in einem Ziel / “New comment in a goal” | Kommentar | Alle außer Kommentator | ✅ Ja |
| Erinnerung an Zielfrist / “Goal deadline reminder” | 7 Tage vor Fälligkeit | Teilnehmer mit aktivierter Erinnerung | ✅ Ja (Opt‑in) |
4. Feedback-Sessions
Die meisten Feedback-Session-E‑Mails können Nutzende in „Einstellungen/E‑Mail Benachrichtigungen“ deaktivieren (z. B. Einladungen, Erinnerungen, Status-/Ergebnisbenachrichtigungen).
Hinweis: Benachrichtigungen an Admins werden immer versendet und können nicht deaktiviert werden. Beispiel: Auch wenn Ersteller einer Session die Erinnerung zum Start ausschalten können, können Admins das nicht.
| Benachrichtigung (DE / EN) | Auslöser | Empfänger | Abschaltbar? |
|---|---|---|---|
| Einladung zur Peer-Auswahl / “Invitation to select peers” | Session startet mit Peer-Auswahl (oder Peer-Auswahl wird aktiviert) | Reviewee | ✅ Ja (Opt‑in) |
| Einladung zur Freigabe der Peer-Auswahl / “Invitation to approve peers” | Peer-Auswahl wird eingereicht | Freigeber/in | ✅ Ja |
| Einladung als Reviewer / “Reviewer invitation” | Session startet / Teilnehmer wird hinzugefügt | Reviewer | ✅ Ja |
| Ergebnis der Peer-Freigabe / “Peer selection result” | Peer bestätigt/abgelehnt | Betroffene Person(en) | ✅ Ja |
| Session gestartet (Admins) / Session started (admins) | Eine Review-Session startet. | Admins | ❌Nein |
| Review-Formular wieder geöffnet / “Review form reopened” | Formular wird wieder geöffnet | Betroffene Teilnehmer | ✅ Ja |
| Session beendet / “Session ended” | Session endet | Teilnehmer / Reviewee | ❌Nein |
| Ergebnisse zur Freigabe bereit / “Results ready for approval” | Ergebnisse warten auf Freigabe | Freigeber | ✅ Ja |
| Ergebnisse freigegeben / “Results approved” | Ergebnisse veröffentlicht | Reviewee / Teilnehmer | ✅ Ja |
| Erinnerung: Review-Formular ausfüllen / “Reminder … due …” | Automatische Erinnerungen bis zur Frist | Reviewer mit offenem Formular | ✅ Ja |
| Erinnerung an Session-Start (Admins) / "Feedback session will start in 1/2 week(s)" | Automatische Erinnerung 1 und 2 Wochen bevor eine geplante Review-Session startet. Entspricht dem Schalter „Reminder vor dem Start einer Session". | Admins und Ersteller/in der Session |
❌Nein/ ✅ Ja |
Ereignisbasierte E‑Mails werden sofort bzw. innerhalb von ca. 1 Stunde versendet. Erinnerungen werden typischerweise einmal täglich morgens versendet.
Hinweis: Für Sessions im Entwurfstatus werden nie Benachrichtigungen versendet.
Feedback-Sessions welche Teil eines Zyklus sind erhalten keine gesonderten Zyklus E-Mails, sondern jede Feedback-Session erhält ihre eigene Start E-Mail.
5. Aufgaben
| Benachrichtigung (DE / EN) | Auslöser | Empfänger | Zeitpunkt | Abschaltbar? |
|---|---|---|---|---|
| Neue Aufgabe erstellt / “New task assigned to you” | Aufgabe erstellt oder Verantwortliche hinzugefügt (mit Frist, falls gesetzt) | Neu hinzugefügte Aufgabenverantwortliche | Sofort | ❌Nein |
6. Meetings
Für Meetings (z. B. 1:1s) gibt es derzeit keine E‑Mail‑Benachrichtigungen. Wenn keine Meeting-E-Mail zugestellt wird, ist das erwartetes Verhalten.